Administrativo

1.Los documentos de compraventa

Las operaciones que se realizan en las secciones de compras, almacén, fabricación, ventas, deben quedar debidamente reflejadas en soportes materiales para que exista constancia de las mismas, Cada vez que se cambia un articulo de lugar o se transforma un material, debe existir una información documental que justifique dicho cambio.

Un documento es una información estructurada en soporte material o medios electrónicos, cuyo objetivo es dejar constancia de las operaciones realizadas y de las personas que han intervenido en las mismas.

Los documentos forman el flujo administrativo de las operaciones comerciales relacionadas con el stock Este flujo se inicia cunado hay que abastecer el almacén.

El orden q debe seguir el flujo de documentos

*El cliente, mediante pedido, solicita bienes, servicios o ambos

*El proveedor entrega mercancías solicitadas o presta el servicio y para dejar constancia, emite el correspondiente albarán.

*El proveedor expide la factura El comprador lo paga en la fecha pactada.

*El comprador paga su deuda mediante cheque, banco, letra de cambio, etc

Algunas veces surgen también otras operaciones relacionada con la compraventa, como la devolución de artículos, el pago de gastos que no se habían incluido en la factura.

Documentos relacionados con el stock

Los productos que entran en un almacén pueden proceder de fuentes externas o de la propia empresa cuando se produce una salida, su destino pueden ser otras empresas, otros almacenes de la propia empresa.

Las operaciones comerciales entre empresas, proveedores y clientes, utilizan documentos de dos tipos:

-De compraventa: pedido, albarán, factura, carta de portes, factura de gastos, nota de abono y ticket de caja.

-De cobro-pago: recibo, cheque, letra de cambio, banco

El flujo de mercancías dentro de la propia organización origina documentos de carácter interno, como: hojas de solicitud, recepción o expedición, órdenes de envío, expedición, fabricación  o partes de actividad.

2. El pedido de mercancías

Cuando una empresa necesita mercancías tiene dos alternativas: solicitar el producto a su proveedor o esperar la vista del representante  lo mas comodo es llamar por telefono pero hay quien después lo confirma por carta

El pedido es un documento que expide el comprador cuando solicita en firme materiales a su proveedor

El pedido se puede enviar por correo ordinario, y se debe conservar una copia para comprobar después la mercancía recibida. Enviar dos copias para el proveedor devuelva una firmada en señal de aceptación: sobre todo cuando en el pedido se han incluido algunas condiciones que no figuran en el contrato.

Un pedido en firme o un pedido condicional. El pedido en firme se emite cuando el comprador conoce las condiciones del vendedor y las acepta sin ningún tipo de reserva. El pedido condicional es aquel que está pendiente de una confirmación por parte del comprador o del vendedor.

2.1 Tipos de pedidos

Según la forma pueden ser:

*El pedido normal—Se utiliza para solicitar mercancías que se necesitarán en un período reducido de tiempo, cantidades semana, mes, temporada..

*El pedido—Se emite para solicitar uno o varios productos sobre los que se ha realizado un estudio previo de necesidades. Para un período de timpo, se tiene en cuenta el stock mínimo , las existencias y las cantidades pendientes de suministros. Con este tipo de pedido se contrata una cantidad anual, cuya entrega se puede fraccionar en uno o varios envíos, previo aviso de la cantidad y fecha de entraga.

*El pedido abierto—Se emite para solicitar una cantidad total aproximada, sin que ello suponga un compromiso obligado de compra; pues el cliente no acepta ningún envío que no haya confirmado previamente

Las características del pedido abierto son: los plazos de entrega suelen ser muy cortos; el proveedor so obliga a tener un stock mínimo de cada material; el precio puede ser fijo o se pueden aceptar las subidas previa justificación de las nuevas tarifas.

Las ventajas del pedido abierto son: se reducen las existencias y el capital inmovilizado, la rotación de los materiales es mayor; los precios de compra son más bajos, por volumen de compras, se reducen los costes de gestión al existir menos documento.

Tipos de pedido según el material

Según el destino del artículo o servicio solicitado, los pedidos se clasifican en:

*El pedido extraordinario se utiliza para solicitar materiales de pronto empelo, que por necesidades extraordinarias, se necesitan para un fin concreto.

*El pedido de reposición es aquel cuya iniciativa de compra parte del almacén a través del boletín de compra. Generalmente, estos pedidos se utilizan para solicitar los artículos sobre cuyas existencias se ha fijado un stock mínimo.

*El pedido de servicio se utiliza para solicitar alguna prestación o la realización de un trabajo determinado. Los materiales necesarios para la obrar o servicio pueden ser cuenta del contratado o del contratante, y pueden estar incluidos o no en el pedio

*El pedido habitual de materiales o de mercancías es el más generalizado y se expide para solicitar los artículos que se necesitan normalmente en el punto de venta, independiente de que una vez recibidos sean para reposición o para consumo

3El impreso del pedido

La información que debe figurar en el documento o impreso es la siguiente:

*Datos del comprador: nombre o razón social de la empresa, CIF o NIF domicilio y dirección . Cuando el comprador y el vendedor sena de distinta nacionalidad además de la ciudad se indicará el país.

*Número de orden: puede ser correlativo para todos los proveedores o con una numeración para cada uno

*Fecha de expedición y referencias: la fecha será la de emisión del documento de pedido.

*Datos de identificación de vendedor: nombre o razón social, CIF o NIF, domicilio fiscal o direccion normal

*Relación de los artículos solicitados: nombre del producto o descripción en unidades de venta referencia o código de cada artículo, cantidad que se solicita de cada artículo, precios unitarios y en algunos casos importes parciales y totales

*Condiciones comerciales: en este apartado se incluyen los descuentos, firma comprador.

3.1 El libro registro de pedidos

El control de los pedidos se refleja en el libro registro de pedidos. Contenido:

Nº de pedido----------Fecha: ----------Importe del pedido --------Proveedor----Cód o CIF--------Fecha de entrega -------Almacén: lugar donde se entrega la mercancía---------Fecha de recepción ------------Nº de albarán ----------Observaciones

4. El albarán

Es un documento que confecciona el vendedor y lo envia al comprador junto con la mercancía. Su funcion principal es servir como justificante para acreditar que la mercancía ha sido entregada al cliente y tambén de guía para confeccionar la factura. Del albarán se confeccionan varias copias, cada una de ellas se envía a un departamento

El originar y la primera copia se remiten al cliente y este, una vez comprovada devuelve la copia firmada

La segundo copia se queda en el almacén, para justificar la salida de la mercancía.

La tercera copia se remite al departamento de ventas