El sistema de registro contable

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TEMA 5. EL SISTEMA DE REGISTRO CONTABLE DE LA EMPRESA Y EL REGISTRO DE LAS OPERACIONES INICIALES

5.1. Obligaciones formales de carácter fiscal para el empresario individual

Obligaciones de carácter general del IVA

Obligaciones de los sujetos pasivos

El sujeto pasivo es el que está obligado a abonar el IVA a Hacienda. Sus obligaciones son:

> Presentar la declaración del comienzo de la actividad (decir que empieza la hacienda) que es la declaración censal.

> Solicitar el NIF/CIF

> Expedir y entregar facturas y conservar duplicados

> Llevar la contabilidad

> Presentar las declaraciones y liquidaciones IVA (llevarlos al día)

Libros y registros contables

*Libro registro de facturas expedidas:

Registrar todas las facturas emitidas, tickets y recibos. Incluso se registran los exentos de IVA y autoconsumo.

Cada factura tiene que tener -> nº fra, fecha de expedición, fecha realización si es diferente a la de expedición, destinatario (datos cliente), BI, tipo impositivo y cuota repercutida.

Se contabiliza una a una (factura se contabiliza en un asiento diferente). Hay dos opciones:

1-Cuando hay diferentes tipos de IVA: cuando una misma factura se contabiliza en 2 asientos.

2-Agrupar varias facturas en un asiento si se cumplen unos requisitos: que estén numerados, sean la misma fecha, mismo tipo impositivo (IVA), no exceda de 100€ BI. Hay que poner en la factura la fecha, el nº inicial y final de la factura, ticket, cuota global, BI total. En general, no hay un modelo estándar. Las empresas tiene que tener una copia para clasificarla.

*Libro registro de facturas recibidas:

Hay que numerarlas correlativamente se suele llamar número de recepción -> tiene que aparecer los datos del expedidos (proveedor) CIF o NIF, BI, tipo impositivo, cuota, datos del receptor.

Se puede hacer una factura en varios asientos si tiene diferentes tipos de IVA y de varias facturas un asiento.

Se puede si tiene la misma fecha, mismo proveedor, numeradas correlativamente. Que cada factura no supere los 500€ de BI. El importe total no supere los 6000€.

*Libro registro de bienes de inversión:

Solo lo tienen las empresas que tienen operaciones sujetas al IVA y otras exentas sirve para registrar los bienes de inversión y parte de IVA deduce la empresa o compra bienes de inversión (ANC). Durante 4 años se hace un seguimiento de los bienes de inversión. 5 vario + 10% de hace la regularización.

Ej.1)

2011 Compramos un AUDI por 36000€ + IVA (6480€ IVA).

30% operaciones exentas.

70% operaciones sujetas -> se deduce 4536 (de 6480).

2013

50% operaciones exentas

50% operaciones sujetas -> 6480 · 50%= 3240€

4536-3240=1296 a pagar.


Si son terrenos o construcciones la revisión son 9 años.

Consta: factura de la compra, fecha utilización, prorrata aplicada, regularización aplicada.

Estos 3 libros los tienen todo tipo de empresas. Hay empresas que se ahorran estos libros. Son los que tienen régimen especial de IVA.

Régimen simplificado -> ej. BAR no se lleva control de la factura. Es una cuota fija.

RE AGP

Recargo de equivalencia -> ej. Los que venden en el mercadillo.

-Modo de llevar los libros, diligencias y conversación

se tiene que tener ordenado por fecha, claridad y exactitud. No debe haber tachaduras ni ralladuras.

Los libros se pueden tener en formato físico e informático, pero al final del ejercicio hay que encuadernarlo. Se guardan 4 años pero los bienes de inversión son 9 años.


5.2. Organización de un sistema básico de registro contable para la empresa

Organización del sistema de registro contable

Cuando una empresa inicia su contabilidad organiza el sistema contable; que plan se usa, como hace la contabilidad…

Para organizar su sistema contable tiene en cuenta:

-El volumen o magnitud de las operaciones

-Complejidad de la empresa

-Información específica de su necesidad y control

-Organización interna de la empresa

Puntos obligatorios del sistema básico

1-Normativa mercantil y fiscal se refiere a los libros y registro que la empresa debe llevar a cabo.

2-La necesidad de registrar y valorar sus elementos patrimoniales. Establecer cuentas y subcuentas.

3-La necesidad de controlar y conocer con un mayor detalle las existencias, materias primas, mercancía… Hay que controlar el valor, detalle, cantidad, etc. Hay un libro para llevar esto a cabo que se llama libro auxiliar de almacén. Se hace inventario y se contabiliza cada día.

4-La necesidad de controlar las cantidades pendientes de pagar. Controlar a quien y lo que debemos. En que plazo se pagará y el medio de pago. Libro auxiliar de pago se controla la cantidad pendiente, forma de pago…

5-La necesidad de controlar las cantidades pendientes de cobrar. Libro auxiliar de efectos a cobrar es donde te dice la cantidad que te tienen que pagar, cuando nos pagará, cómo… Controla quien nos debe, etc.



Otros libros y registros auxiliares

> Libros auxiliares de caja: sirve para controlar el efectivo, cobros y pagos.

> Libros auxiliares de proveedores y acreedores: sirve para controlar las cantidades de compra, cuánto y a quién, a qué precio, etc.

> Libros auxiliares de clientes y deudores: registro a quién le hemos vendido, cuánto y quién.

> Libros auxiliares de bancos: sirve para controlar los movimientos de las cuentas del banco.

Modelos de libros y registros auxiliares

Libro de almacén: control de entrada y salida de almacén. Para cada producto tiene una ficha. Cada una tiene; fecha de entrada o salida, cantidad, precio, valor… También el saldo final que queda en el almacén.

Libros auxiliares para el control de la cartera de pagas: a quien tenemos que pagar, condiciones, cantidad, forma de pago. Se divide en 2 libros: libro auxiliar de efectos a pagar (deudas que tenemos instrumentadas con una letra de cambio, 411 y 401) y libro auxiliar de pagas (deudas que no se han instrumentalizado con letras de cambio, 400 y 410).

Libros auxiliares para el control de la cartera de cobros: libro que registra lo que hay pendiente de cobro, condiciones, cantidad… Hay 2 libros (los mismos que el anterior). Esta bien saber la cuenta de domiciliación de cobro.

5.3. Los documentos soporte para el registro contable de las operaciones

En una empresa hay muchos documentos y para cada operación hay mínimo 1 documento. Todos los documentos se tienen que llevar al departamento de contabilidad. Los documentos más habituales son:

1-Facturas y albaranes valorados tanto emitidos como recibidos

2-Facturas rectificativas, tanto expedidas a clientes y deudores como recibidos de proveedores y acreedores.

3-Documentos entrada y salida de almacén. Se ha de hacer un documento por cada caso que salga.

4-Documentos cobro y pago. Pueden ser: cargos banco, recibos, fotocopias, cheque bancario…

Todos tienen que estar archivados y ordenados. Además tienen que estar localizables. De todos los documentos tiene que haber una copia y los documentos que se extinguen.


5.4. El registro contable de las operaciones iniciales (cuando se inicia una actividad hay una serie de asientos contables)

Hay 4 operaciones:

Aportación del capital inicial

Cuentas Haber (100, 101,102)Capital social empresas que tienen forma mercantil.Fondo social empresas que no tengan forma mercantil. Capital empresas individuales.

Debe Cuentas de los que se materialicen la aportación. Activo (572, 570) y cualquier cuenta de la 200.


Adquisición del inmovilizado y los gastos específicos de creación de la empresa

* Cuentas del inmovilizado intangible Subgrupo 20. Hay 3 cuentas más habituales: patentes, marcos y concesiones administrativas

* Cuentas del inmovilizado material

Subgrupos 21, 22 y 23.

21: terreno, construcciones, maquinarias, instalaciones, elementos del transporte, equipos informáticos y mobiliario.

22: terrenos y construcciones que compramos como inversión, que tenemos pensado venderlos o alquilarlos.

23: algún elemento del inmovilizado material se encuentra en proceso de construcción, montaje o adaptación.

* Proveedores de inmovilizado

Los que son a largo plazo son del grupo 1 -> subgrupo 16 (partes vinculadas) y 17 (partes no vinculadas). Del 161 se utiliza más la 121 (proveedores inmovilizado partes vinculadas a largo plazo). Del subgrupo 173-175 (proveedores inmovilizado largo plazo, proveedores inmovilizado largo plazo con letras cambio).

Del grupo 5 -> subgrupo 51 (empresas vinculadas) y 52 (empresas ajenas no vinculadas). Se usa la 511 (proveedores inmovilizado corto plazo partes vinculadas) y 523, 525 (proveedores inmovilizado corto plazo, proveedores inmovilizado corto plazo efectos a pagar). Para que sean vinculadas hay que tener en cuenta: una empresa forma parte el grupo y hay dominio de una empresa sobre otra.

Manda sobre las otras. Empresa que se considera asociada 20% de los derechos de votos.

Una empresa es vinculada porque tiene cierta influencia.

* Gastos específicos de creación de la empresa

Cuentas grupo 6 (626,623).

* El IVA soportado en adquisiciones de inmovilizado y en los gastos iniciales

Todos los gastos y compras que tengan IVA a la 472 y las ventas a la 477.

Trimestralmente se liquida el IVA a hacienda y las empresas grandes mensualmente.

·Normas de valoración de las operaciones iniciales

1Cuando se valora algo se hace con el coste de adquisición o producción.

2Todos los gastos adicionales de su puesta en funcionamiento se imputan a al misma cuenta.

Contratación de servicios y suministros básicos Luz, agua, teléfono, gas, conexión Internet… Subgrupo 62.

Alquiler de bienes inmuebles para el establecimiento de la empresa

Las empresas cuando se inician hay muchos gastos por eso alquilan. Cuando se alquila hay un arrendador que alquila y arrendatario que paga.

-Importe alquiler (621)

-Constitución fianza subgrupo 26 (largo plazo), 56 (corto plazo).

-IVA soportado (472)

-Retenciones de impuesto y registro contable de las retenciones: en el alquiler que pagamos, el arrendador paga IRPF cuando se alquila a persona física (475)