La comunicacion escrita.

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La comunicación escrita.
La correspondencia comercial desempeña un papel determinante en las relaciones mercantiles de la empresa y debe contemplar una serie de normas:
*Que sea de facil comprensión
*Que haga una exposición adecuada de los asuntos.
*Que evite adornos o palabras excesivas.
*Que atienda el motivo de la comunicación buscando laprecisión.
A la hora de llevar a la práctica estas normas hay que tener muy presente:
*No cometer faltas de ortografía. Ten cuidado con ellas. es una buena costumbre tener un pequeño diccionario en la oficina. Recuerda que las mayúsculas se acentúan igual que lasminusculas.
*Utilizar un vocabulario amplio. Acudir a sinónimos.
*Tratar los temas independientemente.
*Evitar los pleonasmos. (Redundancia de palabras)
*Huir del empleo execivo del gerundio en el comienzo y en la despedida de las cartas.
*Evitar las frases con formulismo.
(excesivo apego a las formulas o formas establecidas para expresar o comunicar una cosa).
*No cometer cacofonía. (Recepción frecuente de unas mismas sílabas o letras).
EL SOBRE.
Es la cubierta dond se introduce la carta para su envío posterior. En él han de figurar los datos del destinatario, la persona a la que se le envía la carta, los del remitante,la persona que la escribe, y el franqueo o el pago del servicio que se va a prestar mediante los sellos o estampillas.
El tamaño del sobre tiene ke ser proporcional al del papel de la carta una vez doblado. Correos y telégrafos, organismo dependiente del Ministerio de Fomento, da las medidas máximas y mínimas que han de tener los sobres normalizados.
Estas medidas satisfacen prácticamente el cien por cien de las necesidades de cubierta para la carta. Ahora bien Correos permite la utilización de otras medidas para las cartas, impresos, periódicos, y objetos asimilados a las tarjetas postales, entre otros, siempre y cuando el largo y el ancho sumados no supere los 90cm y sin que la mayor dimención exceda de 60cm.
Asimismo, también está normalizada la distribución de los diferentes enunciados que aparecen en el sobre, según recomienda Correos.
Desde luego estas medidas o formas son orientativas, pero si las aplicamos conseguimos que la correspondencia sea atendida de forma más rápida al no retrasar el trabajo en la oficina de correos. Además, contribuye a mejorar laimagen de la empresa o del particular que la envía.
Tipos de sobres:
2 son las clases de sobres más utilizados en la correspondencia administrativa o comercial: clásico o cuadrangular y americano o rectangular.
Ambas clases tienen características comunes, como son el cierre de la solapa mediante 2 sistemas diferentes: el primero al humedecer la banda de goma y el segundo al utilizar una tira autoadhesiva, rasgable al abrirlo, con la que se asegura su confidenciabilidad. Esta última facilita la labor del cierre y apertura del propio sobre.
Otra característica común a los 2 sistemas es la ventanilla, que es más utilizada en el rectangular que en el clásico. Es un plástico fino, transparente y situado en la parte inferior izquierda o derecha delsobre.
Existe tambn el sobre de doble ventanilla en el que los datos del remitente y destinatario, escritos en el documento que se envía,ocupan exactamente el espacio de esas ventanillas.
LA CARTA
Es el medio de comunicación escrita más utilizado. Mediante la carta, el destinatario va a obtener ina <<imagen>> del remitente y se va a hacer una idea de su formación, su cultura y su saber hacer, por lo que la presentación y su contenido han de cuidarse al máximo. Las normas citadas antes para la correspondencia comercial son aplicables para la elaboración de las cartas.
En cuanto a su presentación, las principales condiciones que ha de reunir la carta son:
***Se puede escribir a mano (poco frecuente en la empresa) o a máquina (mecánica o electrónica) o bien con un procesador de textos (ordenador): si se utiliza un procesador de textos no es aconsejable abusar de tipos de letra, ni mucho menos del tamaño, variándolo a gusto del usuario. Escoge un tipo de letra serio y sencillo y un tamaño normal y utilízalos para toda la carta.
***Ha de estar bien centrada y debe tener una distribución correcta: antes de comenzar a escribir la carta, haz un borrador y calcula aproximadamente su longitud para así poder distribuir mejor su distribución en el papel. Esta opción es muy recomendable cuando se trabaja con equipos mecánicos.
***Debe ser perceptible a primera vista el esquema de la carta: con los procesadores de textos puedes comenzar con la carta sin calcular su posible longitud, pues disponen de laopción <<visualizar>>, que es una presentación previa por pantalla del documento o del texto a imprimir.
***Mantener unos márgenes adecuados: los márgenes adecuados para la carta comercial son los siguientes, aunque estas medidas pueden tener pequeñas variaciones:margen izquierdo de 3 a 4 cm; margen derecho 2 cm; y margen inferior 2 cm. Respecto al margen superior, si la hoja no dispone de membrete, éste estará a 2 o 3cm del borde superior.
***No escribir al dorso del papel. La carte ha de continuar en otra hoja: se utilizará una segunda hoja,una tercera, etc., pero nunca se escribirá al reverso de las mismas. La enumeración, si hay más de una, se suele escribir en el borde superior derecho o inferior: con 1/2 se indicaría que es la hoja primera de 2, y con 2/2 que es la segunda hoja de 2, la útima. En la parte superior de las hojas siguientes a la primera, ya que no se utilizan las que tienen impresas el membrete, figurará la razón social de la empresa que escribe, la fecha y el destinatario, para continuar posteriormente con el texto a 3 o 4 cm del margen superior.
***Firma de puño y letra: las cartas han de ser firmadas de puño y letra por la persona que figura en el apartado firmado. Si se pone el sello de la empresa, no lo estampes contra la firma, laemborronarás. Ponlo a su izquierda, cercano a la firma.
***La carta puede ser enviada sin borrones ni tachaduras . Para subsanar los errores se deben utilizar los correctores apropiados que se encuentran en el mercado; y si no quedase bien, lo mejor es volver a pasar la carta , es decir, mecanografiarla de nuevo. Si se utilizace un procesador de textos, las correcciones se realizan de una forma más práctica, rápida y limpia.
***En cuanto a los dobleces de la carta, se suelen hacer en tres partes para el tamaño A-4 y siempre con el texto o contenido hacia dentro con lo que el membrete queda hacia la parte exterior.
PARTES DE LA CARTA COMERCIAL.
Una carta comercial modelo esta formada por tres partes:
Inicio: Ocupa la zona superior y está compuesta por los siguientes elementos: membrete, destinatario, referencias, asunto y fecha.
Contenido: Se encuentra entre el inicio y el final. Se divide en dos componentes: el saludo y el texto de la carte.
Final: Comienza a continuación del texto de la carta. Contiene la despedida, la antefirma, la firma, el anexo y, sólo si es necesaria, la posdata.
ABREVIATURA.
Representan a una o varias palabras mediante un grupo de letras. Por ejemplo, la abraviatura de la palabra señor está formada por las letras Sr., le de excelentísimo por Excmo. Al final de la abreviatura siempre se pone punto.
SIGLAS.
La sigla o siglas se componen por las letras iniciales de las palabras que queremos abreviar. Por ejemplo, la sigla de Boletín Oficial del Estado será BOE.
*Las letras que forman la sigla no irán separadas ni por espacios ni por puntos.
*Como excepcion y para facilitar su lectura y evitar equivocaciones, si el texto está escrito todo en mayúsculas, es aconsejable y sobre todo cuando la sigla no es conocida, separarla por puntos.
*Las siglas no se escriben en plural.
*Cuando se escriba por primera ves en un documento debemos hacerlo con la denominación completa y en el resto se utilizará la sigla.
ACRÓNIMOS.
El acrónimo es la palabra formada por las iniciales, y a veces por más letras, de otras palabras.
ABREVIATURAS.
Abog.
Abogado/a Acept. aceptación Admón. Administración
Apdo. Apartado Art. Artículo. Avda. Avenida.
Atto. Atento Atta. Atenta Aux. Auxiliar.
Bco. Banco Beneficio. Barrio.
Cap.º Capítulo. Cdad. Ciudad o comunida Cl. o C/ Calle
Cgo. Cargo Cía. Compañía Cód. Código.
Cta. Cuenta. Ctje. Corretaje. c/c Cuenta corriente.
c/n Cuenta nueva c/u Cada uno Ch. Cheque
D Don. Dña Doña d/ Días.
d/f Días fecha d/f/fra Días fecha factura d/v. Días vista
Dcha. Derecha Dpto. Departamento Dr. Doctor
Dto. Descuento E/ Efecto e/c En cuenta
Efvo. Efectivo etc. Etcétera EUR Euro
Excmo. Excelentísimo Fdo. Firmado Fra. Factura
Gts. Gastos Impto. Impuesto Ints. Intereses.
iLma. Ilustrisima L/ Letra de cambio Lda. Licenciada.
Ltda. Limitada Ltdo. Limitado m/f Meses fecha.
m/v Meses vista Máx. Maximo. Mín. Mínimo
Pág. Página. Párr. Parrafo Pdo. Pasado
Pdte. Presidente/Pendiente Pro. Provincia Pta. Peseta.
Pte. Presidente. Pza. Plaza. r Remesa
Ref. Referencia Reg. Registro Rte. Remite.
s/ Según y sobre s/c Su cuenta s/f Su favor.
t/ Talón Teléf. Teléfono Ud. Usted.
VºBº Visto Bueno Vd. Usted Vto. Vencimiento
v/ Visto