Manual de compras

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Manual de Compras: guía oficial del departamento, mediante el cual se proporciona la clara definición de los objetivos, su estructura, procedimientos, funciones, responsabilidades, y la autoridad delegada para el cumplimiento de los trabajos encomendados.
Partes del manual de compras:El proceso de compras: El sistema de compra, Cómo pasar un pedido, Frecuencia de compra, Cómo se calculan las cantidades, Archivo y control de pedidos,Liquidación. La recepción de mercancías: Cotejos de pedidos contra facturas, Discrepancias, Registros, Almacenamiento, Etiquetado. Las reposiciones: Cálculo, Frecuencia, Sistema de control, Sistema de exposición. El archivo de compras: Libros de proveedores, Libros de pedidos, Archivos de recibos. El inventario: Frecuencia, Sistema de inventario, Documentos.
Términos relacionados a compras: Requisición. Es el pedimento que se le realiza al proveedor sobre cierta necesidad de satisfacer cierta demanda de compra.Cotización. Es el establecimiento de la cantidad a pagar, forma y plazo de pago por la adquisición del bien o servicio en cuestión.Pedidos u órdenes de compras. Es el documento físico, por escrito, en el cual se estipula la cantidad y calidad requerida a entregar por parte del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo y el lugar adecuado para ello, por lo que sería risible no estipular las condiciones de compras de los bienes o servicios. Expeditación. No es más que una confirmación del pedido. Recibo de materiales. la sección, área o departamento de recibo deberá verificar que se esté realizando la entrega del proveedor precisamente lo que se encuentra estipulado en el pedido u orden de compra con la cantidad correcta. Reporte de recibo. Informe en el cual se especifique la fecha, nombre de proveedor, número de pedido, entrega parcial o total, cantidad recibida, descripción, observaciones y autorizaciones correspondientes.Control de calidad. Se revisarán todos los bienes entregados, así como la valoración del servicio ofrecido por el proveedor en su caso; de contener defectos, características dañadas o incompletas en los artículos, se procederá a separarlos, contarlos y registrarlos para su posterior devolución al fabricante o distribuidor (proveedor) que hizo la entrega.Nota de Remisión. Es un documento que no es tan usual como la factura, utilizada frecuentemente para despachos parciales.La Nota de Crédito. Documento queserá emitida al mismo adquiriente o usuario para modificar comprobante de pago emitidas con anterioridad. Nota de Débito. Es un documento emitido las empresas para indicarle el titular que se ha cargado a su cuenta un valor determinado por concepto de intereses, fletes, moras, devoluciones.Factura. Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta.Quedan. Documento que se utiliza para realizar la posterior transacción de cobro de cheque, se emite cuando se ha recibido la factura y la debida orden de compra, y es un compromiso de pago hacia el proveedor.Crédito Fiscal es el monto que una empresa ha pagado en concepto de impuestos al adquirir un producto o insumo y que puede deducirlo ante el Estado al momento de realizar una reventa. monto en dinero a favor del contribuyente.Facturas de exportación. Cumplen la misma función de las facturas comerciales simplemente que en esta el monto aparece sin el recargo de IVA