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4.4.Archivo de las comunicaciones: nuestro archivo es un centro de documentación que nos permite desarrollar nuestro trabajo de forma eficaz. nos ofrece un servicio al mejor coste y nos permite una conversación perfecta y una localización rápida de nuestros documentos. a)Criterios de clasificación: para que nuestro archivo cumpla sus objetivos debemos crearlo siguiendo unos criterios de clasificación:-Un archivo no debe crear confuisón: los criterios deben ser claros y unicos.-Toda persona que necesite el archivo y esté autorizada para aceder a él debe conocer las normas del archivo, la forma en que está organizado.-La docuemntación se archivara siguiendo criterios objetivos.-Los documentos se archivarán atendiendo a criterios genéricos.B)Normas para e arhivo alfabéico de nombres de personas: Para organizar los nombres de las personas debemos clasificarlos por los apellidos, seguidos de una coma y el nombre de pila.C)Normas para el archivo alfabético de nombres de empresas: los nombres registrados de las empresas, instituciones y corporaciones se archivarán alhabéticamente conforme a las siguientes normas: -Si hay un artículo, lo consideramos parte del nombre.-No registramos abreviaturas, a menos que tengamos un lisatdo completo de ellas.-Aunque la empresa utilice siglas, la archivamos por el nombre completo.-Las cifras proceden a las letras.-Prescindimos de los guiones y consideramos que los dos elementos forman una sola palabra.-Si dos empresas tienen el mismo nombre, las ordenamos por ciudades.D)Medio:En el mercado existen una gran cantidad de archivos y hay muchos fabricantes que se dedican a comercializarlos. Los clasificaremso en grandes grupos:-Archivos verticales:Son muebles que permiten archivar los documentos verticalmente.Hay de varios tipos: con cajones vertivales con o sin guías para carpetas colgantes o con estanterías.-Archivos horizontales:Son archivos especiales para almacenar mapas, dibujos o planos.-Archivadores con anillas:Son carpetas plastificadas o de cartón con anillas para colocar los documentos.-Tarjeteros:Sirven para guardasr tarjetas de visita y llevan un separador alfabético interior.E)Registro: El libro de registro es un sistema que tiene por objeto anotar, archivos y distribuir la documentación que entra y sale de cualquier empresa, organización, corporación, institución y organismo público o privado.
-Cartas circulares: cartas comerciales iguales dirigidas a particulares, empresas o instituciones.-Certificado:Documento expedido por las autoridades y por los particulares en el cual se da constancia o fe de la existencia de un hecho o situación determinada.-Comunicaciones:Son documentos de uso itnerno en la empresa, especialmente entre los diferentes departamentos.-Instancia:Escrito que se dirige a la Administración pública mediante el cual se solicita algo contemplado dentro de la normativa elgal vigente.-Oficio:Documento que utilizan los organismos y corporaciones oficiales para comunicarse entre ellos y con las particulares.
-Cartas circulares: cartas comerciales iguales dirigidas a particulares, empresas o instituciones.-Certificado:Documento expedido por las autoridades y por los particulares en el cual se da constancia o fe de la existencia de un hecho o situación determinada.-Comunicaciones:Son documentos de uso itnerno en la empresa, especialmente entre los diferentes departamentos.-Instancia:Escrito que se dirige a la Administración pública mediante el cual se solicita algo contemplado dentro de la normativa elgal vigente.-Oficio:Documento que utilizan los organismos y corporaciones oficiales para comunicarse entre ellos y con las particulares.