La comunicación

1.1 DEFINICIÓN DE COMUNICACIÓN La comunicación es una herramienta importante que facilita que la humanidad se entienda. Permite que alguien, pueda expresar un mensaje, para que otro lo reciba. Ayuda a las personas a expresar sus opiniones, a compartir, a debatir, a oponerse etc.… Es el proceso que ocurre entre una o más personas para enviar o recibir información con alguna consecuencia. En este proceso se intercambia información, ideas y pensamientos. La información se traspasa: desde el emisor, mediante un mensaje, hacia el receptor, este proceso mas tarde toma un sentido inverso, es decir, el receptor se vuelve emisor y así consecutivamente. La información podemos trasmitirla de forma verbal o de forma escrita, una de las trabas para la comunicación son los idiomas. La falta de comunicación o una comunicación errónea, podrían llegar a provocar serios problemas, que pueden ocasionarse de forma consciente o inconsciente. También es muy importante saber que decir muchas palabras no significa, comunicarse mejor. Para saber comunicarse, debemos ser concisos. 1.2 ELEMENTOS QUE INTERVIENEN EN LA COMUNICACIÓN. Emisor: Es la persona que se encarga de transmitir el mensaje y selecciona los signos para transmitirlo. El emisor es el que inicia el proceso comunicativo. Receptor: Es la persona a la cual va dirigida el mensaje, realiza un proceso inverso al del emisor, ya que se encarga de descifrar e interpretar el mensaje. Mensaje: Enunciado enviado por el emisor y recibido por el receptor. Código: Es el conjunto de signos y reglas que el emisor y el receptor conocen y sirven para codificar y decodificar el mensaje. Canal: Es el medio físico a través del cual se transmite la comunicación. Situación: Son las circunstancias psicológicas, sociales, emocionales… Que rodean al emisor y receptor y que condicionan el mensaje. Interferencia o ruido: Cualquier perturbación del canal de comunicación, como podría ser una interferencia, la distorsión de la imagen de la televisión. 1.3 FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN. Informativa: Se trata de la transmisión y recepción de información. El emisor influye en el estado mental del receptor aportando nueva información. Afectivo-valorativa: El emisor debe darle a su mensaje el afecto que demande, no todos los mensajes tienen la misma emotividad. Gracias a esta función, los individuos pueden establecerse una imagen de si mismos y de los demás. Reguladora: Tiene que ver con la regulación de la conducta y de la capacidad auto reguladora y del individuo depende el éxito o el fracaso del acto comunicativo. 1.4 FUNCIONES DEL LENGUAJE. Denotiva o referencial: Se produce cuando el emisor utiliza el lenguaje para trasmitir una información al receptor. Emotiva o expresiva: Es cuando expresamos sentimientos o deseos. Apelativa: El emisor quiere llamar la atención del receptor. Fática: Se utiliza para cortar la información. Poética: Se usa cuando se busca la belleza del mensaje. Metalingüística: Cuando utilizas la lengua para hablar del lenguaje. 1.5 PROCESOS DE COMUNICACIÓN. Existen varios procesos de comunicación. Comunicación intrapersonal: Ocurre entre una persona y ella misma. Comunicación interpersonal: Ocurre entre una persona y otra u otras. Comunicación colectiva: Ocurre entre varias personas o grupos. 1.6 TIPOS DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN. Radio: Posibilita la transmisión de señales mediante ondas electromagnéticas. No se puede seleccionar el público y tiene poco impacto visual. Teléfono: Es un dispositivo de telecomunicación, es uno de los medios mas usados por su rapidez y comodidad. Cine: Es uno de los medios mas masivos que existen. Prensa: Son un medio editado normalmente con una periodicidad diaria o semanal. El impacto visual es aceptable. Mailing: Utiliza cartas, revistas, catálogos… que son enviados por correos. Fax: Permite el envió de comunicaciones escritas, dibujos, fotografías...De forma rápida. 1.7 LA COMUNICACIÓN COMERCIAL. Al hablar de comunicación comercial, no nos referimos únicamente a la exposición de ideas por parte del vendedor hacia el cliente, ya que en ese caso, estaríamos hablando de simple información, y esa no es para nada la razón de la comunicación comercial. Su finalidad es conseguir tener éxito en la venta, lo que exige un intercambio de ideas para conocer las necesidades del cliente, para saber responder y saber que el cliente no solo escuchaba si no que también comprendía lo que estaba explicando. 1.8 CLASES DE COMUNICACIÓN. Se pueden clasificar en: Intencionales: Son aquellas que se hacen intencionalmente, ya sean escritas, verbales o por cualquier medio. No intencionales: Son las que no se tenía intención de transmitir, pero que sin embargo se emiten. Muchas veces las tratamos de ocultar, pero si el observador es perspicaz no se le escapan. 1.9 LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA. La comunicación se entiende como todo el conjunto de mensajes que se intercambian entre los integrantes de la organización, así como esta y el entorno donde se realice, y sin ella no existiría nada. Ya que es la base para crear estrategias, panes y programas. A veces pensamos que la comunicación es algo natural y por ello no nos preocupamos. Por eso, normalmente en las empresas no se cuenta con elementos operativos concretos para resolver problemas de comunicación, ni se observa que la comunicación dentro de la empresa es una herramienta de gestión. Los temas de la comunicación están en todas partes y nos involucran a todos, por ello es indispensable situarlos en primer plano para mejorar la eficiencia y eficacia de la empresa. Es asombrosa la cantidad de energía que se pierde diariamente debido a errores de comunicación. Las relaciones entre los integrantes de la empresa constituyen un proceso de comunicación, a través del cual se emite y se obtiene información. Al mismo tiempo una buena comunicación permite conocer las necesidades de los miembros de la empresa y de los clientes. 1.10 TIPOS DE COMUNICACIÓN EN LAS EMPRESAS. * Según el medio que se utilice: Verbales: Mediante la emisión de palabras. Permite la interacción directa entre emisor y receptor, evita mal entendidos y permite aclaraciones inmediatas. * Individuales: entre dos personas. * Colectivas: a un grupo de personas Escritas: Escritas en papel o soporte magnético. Se dividen en: * Internas: comunicados que quedan reflejados en documentos como pueden ser notas enviadas por correo. * Externas: carta comercial, solicitud de pedido. No verbales: Manifestaciones corporales. * Según la dirección: Verticales: Pueden ser... * Descendentes: se transmiten de arriba abajo, de un superior a un subordinado. * Ascendente: su finalidad es la de informar a niveles superiores de los logros alcanzados. Horizontales: Se establecen entre dos departamentos del mismo nivel jerárquico. Se dividen en: * Formales: información entre diferentes departamentos como medio de coordinación entre ellos. * Informales: las que se establecen fuera del ámbito empresarial. 1.11 PROBLEMAS EN LA COMUNICACIÓN. Para que la comunicación sea buena, todos los elementos que participan en ella deben funcionar correctamente, si uno de ellos falla, el proceso de comunicación fallara. Vamos a ver cuando falla algun elemento: Si falla el emisor: Falla cuando no se expresa con claridad, transmite algo distinto a lo que de verdad quería transmitir, también cuando se confunde u olvida alguna parte importante del mensaje. Si falla el mensaje: Deben elaborarse mensajes completos y correctos para que puedan entenderse, si no ocurre así el mensaje no se transmitirá bien y la comunicación fallara. Si falla el código: No todos los códigos son efectivos para todas las personas, ni en todas las situaciones. Cuando el emisor quiere transmitir un mensaje, tiene que saber si el receptor conoce el código, es decir, si lo entiende y es capaz de decodificarlo. Si falla el receptor: En muchas ocasiones, el receptor no capta el mensaje debido a un fallo suyo, como podría ser estar distraído, desconcentrado, somnoliento etc.… 1.12 CARACTERISTICAS DE LA COMUNICACIÓN ORAL. * Requiere de dos interlocutores (emisor y receptor). * Se apoya de signos que favorecen una mejor comprensión, tales como el tono de voz, gestos de las manos y cuerpo etc.… * El emisor posee mas libertad expresiva. * Se disculpan más fácilmente que en la comunicación escrita. * Admite pausas y vacilaciones, además de que la expresión no es tan fluida como en la comunicación escrita. * Tiene una evanescencia rápida, a diferencia del lenguaje escrito que permite dejar registro, el lenguaje oral se pierde rápidamente. 1.13 TIPOS DE COMUNICACIÓN ORAL EN LA EMPRESA. * Según la manera que se realicen: * Presenciales: Tienen lugar cara a cara y durante la comunicación los interlocutores están lo suficientemente cerca, como para verse mutuamente. * No presenciales: durante la comunicación los interlocutores no estas cerca o no pueden verse. * Especiales: Entre los participantes en la comunicación no existe ni presencia física, ni cercanía, pero pueden verse. * Según el numero de personas que intervienen: * Individuales: Se dan entre dos personas que hacen las veces de emisor y receptor alternativamente. Cuando se producen en la empresa suele ser entre vendedor y cliente. * Colectivas: En ellas participan varios interlocutores, se dividen en grupales y asamblearias. * Grupales: si tiene lugar entre un emisor o mas y varios receptores. * Asamblearias: un emisor se dirige a un grupo numeroso de personas. Se caracteriza por ir dirigida a una multitud pasiva de receptores. 1.14 INTERFERENCIAS. Son barreras que dificultan la comunicación o impiden su recepción. Las clasificamos en dos categorías: Interferencias físicas: vienen originadas del mundo externo que nos rodea, por ejemplo; el ruido, un corte de la energía eléctrica. Interferencias psíquicas: acontecen en el mundo interno, es decir, del individuo, por ejemplo; la antipatía de una persona, la falta de interés por un tema. 1.15 FORMAS DE SUPERAR LAS INTERFERENCIAS. La repetición: Consiste en transmitir varias veces el mismo mensaje en la misma forma. Es muy utilizada en la publicidad con el propósito de que quede grabado en la mente del receptor el mensaje lanzado. Por si la primera vez no lo hubiese recibido, poder hacerlo en las otras siguientes. La reiteración: Es repetir varias veces el mensaje pero de diferente forma. También ocurre en la publicidad, cada cierto tiempo se cambia el mensaje pero se mantiene la misma idea. La utilización de varios canales: Esta técnica radica en tratar de llegar a los destinatarios de la comunicación utilizando varios medios. 1.16 HABLAR EN PÚBLICO. Hablar en publico no es nada fácil, debemos tener claros los objetivos, ser claros, concisos, organizados y saber en cada momento a quien nos dirigimos, y muy importante no aburrir a nuestros oyentes. Debemos: * Conocer a los destinatarios: Saber quienes van a escucharnos, para saber como enfocar nuestra exposición. * Organización: Exponer de forma organizada todos los temas. * Extensión: Exponer lo fundamental del tema, tampoco debemos agotar el tema. * Objetivos: Tenemos que tener claro cual es el mensaje que queremos transmitir. * Ayudas: Todo tipo de ayuda que hagan comprender mejor la exposición, como pueden ser; proyectores, diapositivas, gráficos. 1.17 TECNICAS PARA HABLAR BIEN EN PÚBLICO. Se poseen de muchas técnicas para hablar bien en público, y llegar a conseguir un discurso convincente o servirnos para entrevistas o reuniones de trabajo. Algunas de ellas son: * Preparación: Cuanto mas sepamos del tema del cual hablamos, tendremos más seguridad. Por eso si tenemos que hablar en público, lo primero es informarnos y prepararnos el tema. * Aparentar seguridad: Tanto si sabemos del tema como si no, es muy importante hacer creer que conocemos el tema perfectamente. * Elementos de apoyo: No es fácil hablar en público y menos si estamos de pie frente a toda la gente. Si encontramos un taburete, estaría muy bien, y si no siempre podemos apoyarnos en el atril o coger un bolígrafo, por que aunque parezca raro, nos da seguridad tenerlo en la mano. * Esquema de lo que se va a decir: Por muy bien que nos sepamos un discurso, siempre viene bien apuntar algunas cosas o también apoyarnos en un esquema visual, para parecer que esta mas preparado. * Ensayar ante un espejo: Lo que vemos en el espejo, será lo que vean los espectadores, así que es mejor leer el discurso frente al espejo y ser críticos con nuestra presencia. * Hablar despacio: Una manera de aparentar seguridad, es hablar despacio y claro. * Ropa elegante, pero cómoda: Si no solemos llevar traje, y el acontecimiento no lo pida, no lo llevamos. * No ponerse nervioso ante las preguntas: Normalmente en una presentación o reunión suele haber una ronda de preguntas; no pasa nada si no se sabe contestar, lo importante es que no se vea el nerviosismo. * Beba agua: Le permitirá aclarar la voz, y pensar lo que va a decir mientras bebe, y además le ayudara a relajarse. * Mire a sus espectadores a los ojos: Son personas y si les mira a los ojos, prestaran más atención por que sabrán que se les habla a ellos. 1.18 ¿MIEDO HA HABLAR EN PUBLICO? Es un hecho habitual en las personas. Podríamos nombrar varias razones: * Miedo a las criticas * Miedo al fracaso * Miedo a ser observado por la gente * Falta de dominio sobre el tema a tratar * Miedo a las posibles reacciones del auditorio * Miedo a no articular palabra No esta muy clara la causa de estos miedos. Parece que la ansiedad que genera esta situación esta relacionada con la falta de experiencia o bien relacionada con experiencias desagradables del pasado, ya seas propias o de cualquier otro. La ansiedad puede hacer que fracase la intervención. En estas situaciones debemos pensar que ese miedo no es algo vergonzoso, si no que es un estimulo. El miedo es un sentimiento personal e interno, el auditorio no tiene por que descubrirlo, a no ser que nosotros lo queramos revelar.