Clasificación Esencial de Documentos en el Procedimiento Administrativo

Tipología de Documentos en el Procedimiento Administrativo

En el ámbito del Derecho Administrativo, la correcta identificación y comprensión de los diferentes tipos de documentos es fundamental para la tramitación y resolución de los procedimientos. A continuación, se presenta una clasificación esencial de los documentos que intervienen en el procedimiento administrativo.

Documentos del Procedimiento Administrativo

1. Documentos de Decisión

Contienen una declaración de voluntad de un órgano administrativo sobre materias de su competencia.

• Acuerdo: Decisiones sobre el inicio y la tramitación de un procedimiento, previas a su resolución (declaración unilateral de un órgano).
• Resoluciones: Decisiones de un órgano competente que ponen fin a los procedimientos.

2. Documentos de Transmisión

Comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o entidades.

• Notificación: Trámite mediante el cual el órgano competente comunica al interesado una resolución o acuerdo. Constituye el requisito de eficacia del acto que se notifica (puede ser una simple anotación al margen del documento notificado, con fecha y firma del interesado).
• Publicación: Inserción de un acto administrativo en un diario oficial, tablón de anuncios o medio de comunicación.
• Comunicación: Cuando el emisor y el receptor son órganos de la Administración.
  • Oficio: Comunicación entre diferentes Administraciones Públicas.
  • Nota Interior: Entre órganos o unidades de una misma Administración.

3. Documentos de Constancia

Contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo, cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos jurídicos.

• Actas: Documentos que acreditan hechos, circunstancias, juicios o acuerdos. Los tipos más habituales son las actas de órganos colegiados y las actas procesales.
• Certificados: Acreditan hechos o situaciones de carácter administrativo, cuyo destinatario es una persona, órgano o entidad que busca la producción de efectos en un procedimiento administrativo o en las relaciones jurídicas privadas.

4. Documentos de Juicio

Son los documentos que contienen una declaración de juicio de un órgano administrativo o de una persona física o jurídica, pública o privada, sobre las cuestiones de hecho o de derecho que sean objeto de un procedimiento administrativo.

• Informe: Proporciona a los órganos competentes en la instrucción y resolución de un procedimiento datos, valoraciones y opiniones necesarias para tomar una decisión.