Albarán y Factura: Diferencias, Requisitos y Gestión Eficaz

¿Qué es un Albarán o Nota de Entrega?

Definición y Propósito

Un albarán, también conocido como nota de entrega, es un documento mercantil que sirve como justificante de la entrega de un pedido o mercancía al comprador.

Requisitos y Contenido de un Albarán

Para que un albarán sea válido, debe contener la siguiente información esencial:

• Número y código correspondiente del albarán.
• Identificación completa del proveedor y del cliente (nombre, NIF, domicilio).
• Lugar y fecha de la entrega.
• Descripción y cantidad de los productos entregados.

Contenido Opcional

Adicionalmente, un albarán puede incluir:

• Precio unitario de los productos (se denomina albarán valorado).
• Desglose de impuestos como el IVA.
• Importe total.
• Referencia al número de pedido al que corresponde.
• Número de paquetes o bultos que componen el envío.

Características Principales y Proceso de Verificación

El albarán debe guardarse para su posterior comprobación con la factura correspondiente. Se emiten copias para el cliente, el proveedor (o profesional) y el transportista.

Al recibir la mercancía, es fundamental revisar que todo esté en buenas condiciones y coincida con lo especificado en el pedido. Pueden darse dos situaciones:

• Conformidad: Si todo es correcto, se firma el albarán en señal de conformidad. Generalmente, se establece un periodo de devolución (por ejemplo, 15 días) a partir de esta fecha.
• Discrepancias: Si se detecta un error, ya sea cualitativo (daños, producto incorrecto) o cuantitativo (falta de unidades), se puede rechazar el pedido completo o, más comúnmente, hacer constar la incidencia por escrito en el propio albarán antes de firmarlo. De esta manera, el proveedor queda notificado para resolver el problema.

Preguntas Frecuentes sobre el Albarán

¿Quién emite el albarán?

Lo emite el proveedor o vendedor de la mercancía.

¿Cuándo se elabora?

Se elabora y entrega en el momento en que se realiza la entrega física de los materiales o mercancías al comprador.

¿Por qué es crucial comparar el albarán con los artículos recibidos?

Para verificar que todo esté correcto. Esta comprobación permite detectar errores cuantitativos o cualitativos en la entrega y dejar constancia de ellos en el documento para futuras reclamaciones.

Diferencias y Similitudes entre Pedido y Albarán

Similitudes

• Tanto el pedido como el albarán deben identificar completamente al comprador y al proveedor.
• Ambos documentos detallan la cantidad y descripción de los productos.
• Forman parte de las operaciones habituales de compraventa.

Diferencias

• Propósito: El pedido formaliza una solicitud de mercancías, mientras que el albarán acredita su entrega.
• Información económica: En el albarán, el precio unitario y el importe total son datos opcionales. En el pedido, esta información suele ser esencial.
• Distribución: El albarán suele tener copias para el cliente, el proveedor y el transportista. El pedido, en cambio, normalmente solo involucra al cliente y al proveedor.

La Factura: Documento Clave en las Transacciones Comerciales

Definición y Valor Legal

La factura es el documento más importante en las operaciones comerciales, ya que cumple varias funciones críticas:

• Detalla la operación de compraventa o la prestación de servicios.
• Acredita legalmente el acto comercial.
• Posee valor legal y fiscal, siendo un documento tributario fundamental.
• Especifica el importe exacto que el cliente debe abonar.

Requisitos Obligatorios de una Factura

• Número de factura y serie (si aplica), que deben ser correlativos.
• Fecha de expedición.
• Identificación fiscal completa (nombre, NIF, domicilio) tanto del emisor como del receptor.
• Descripción detallada de la operación, incluyendo:
  • Para materiales: Código o referencia, cantidad y precio unitario.
  • Para servicios: Detalle del servicio, número de horas, precio por hora y coste de los materiales utilizados si los hubiera.
• Desglose económico: Base imponible, tipo(s) de IVA aplicable(s) y cuota tributaria. Si la operación está exenta de IVA, debe indicarse expresamente.
• Importe total a pagar.
• Forma de pago.

Características y Normativa

• Está sujeta a una normativa rigurosa (en España, principalmente el Real Decreto 1619/2012).
• Es obligatorio facturar todo acto de compraventa o prestación de servicios (con muy pocas excepciones, que no suelen aplicar en el ámbito sanitario profesional).
• Se puede emitir una factura por cada albarán o agrupar varios albaranes de un mismo periodo en una única factura recapitulativa.
• Tanto el comprador como el vendedor deben conservar una copia durante el periodo que marca la legislación (generalmente, 4 años a efectos fiscales).
• Cualquier modificación posterior a su emisión debe realizarse mediante una factura rectificativa, nunca alterando la original.
• Los profesionales y empresas deben llevar un libro de registro de facturas emitidas y recibidas para el control fiscal.

Tipos Comunes de Facturas

• Factura con recibo: Es una factura que incluye una anotación o documento anexo que acredita su pago total o parcial. Si el pago es parcial, se denomina "recibo a cuenta".
• Factura proforma: Es un documento informativo, sin validez fiscal, que detalla una futura operación comercial. Sirve para que el cliente conozca las condiciones y precios de la oferta, pero no acredita la operación ni obliga al pago.
• Factura rectificativa: Es una nueva factura que se emite para corregir o anular una factura anterior. Debe indicar claramente a qué factura original modifica y el motivo de la rectificación.