Análisis de las Organizaciones como Sistemas: Reingeniería y Optimización de Procesos

Las Organizaciones como Sistemas

Las organizaciones, como partes integrantes de una sociedad mayor y compuestas por partes menores, se consideran sistemas dentro de sistemas. El enfoque sistémico para el análisis organizacional implica:

Enfoque Sistémico

1. La organización se debe analizar como un sistema con las propiedades esenciales de cualquier sistema social.
2. La organización debe ser abordada como un sistema funcionalmente diferenciado de un sistema social mayor.

Análisis de Procesos

Actividad

Conjunto de trabajos propios de una persona, profesión o institución.

Diagramas de Procedimientos o Procesos

Los diagramas de procedimientos ayudan a comprender los trámites actuales de una dependencia u oficina, facilitando la búsqueda de mejoras y la discusión con el personal operativo.

Flujogramas

Gráfica que muestra el flujo y número de operaciones secuenciales de un proceso o procedimiento para generar un bien o un servicio. También conocido como algoritmo, lógica o diagrama de flujo.

Función

Actividad o conjunto de actividades genéricas que desempeñan uno o varios elementos para lograr un objetivo específico.

Control Organizacional

El control se vuelve más complejo al aumentar los niveles jerárquicos y los gerentes, mientras que las complejidades de la planeación y las dificultades de la comunicación hacen que el control sea más importante.

Operación

Etapa de trabajo de un plan que describe los puestos de trabajo, instrumentos de inspección y características de inspección asignados a una operación de inspección.

Política

Guías para orientar la acción, criterios y lineamientos generales a observar en la toma de decisiones.

Puesto

Unidad de la organización que consiste en un grupo de obligaciones y responsabilidades que lo distinguen de los demás puestos.

Reingeniería de Procesos

La reingeniería es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para lograr mejoras significativas en medidas críticas de rendimiento como costo, calidad, servicio y disponibilidad.

Características de Procesos Rediseñados

• Varios oficios se combinan en uno.
• Los trabajadores toman decisiones.

Organización del Equipo de Trabajo

• Líder incansable.
• Equipo de profesionales competentes.
• Debe incluir un conocedor y un no conocedor del proyecto.

Encargados de la Reingeniería

Líder, dueño del proceso, equipo de reingeniería.

Errores Comunes en la Reingeniería

• Tratar de corregir un proceso en vez de cambiarlo.
• No concentrarse en los procesos.