Aprovisionamiento y Compras: diferencias, funciones y objetivos para optimizar inventarios

Aprovisionamiento y Compras: diferencias, funciones y objetivos

Diferencias

Aprovisionamiento

• Predecir las necesidades.
• Planificar y gestionar las compras.
• Minimizar la inversión en stocks.
• Gestionar los stocks al menor coste posible.
• Establecer un sistema de información eficiente del inventario.
• Cooperar con el departamento de compras.

Compras

• Buscar proveedores competitivos.
• Adquirir los materiales con la calidad necesaria.
• Conseguir la mejor relación calidad-precio.
• Encontrar los suministros a tiempo, para que estén disponibles cuando se necesitan.
• Adquirir materiales estándar, para reducir los costes de adquisición.
• Cooperar con otras áreas de la empresa.

Funciones

Funciones principales del área de compras y aprovisionamiento:

• Recibir las solicitudes de los artículos y materiales que se deben adquirir, buscar a los proveedores y gestionar las compras.
• Analizar las tendencias del mercado, modas, nuevos productos o las técnicas utilizadas en las empresas de la competencia.
• Estudiar los envíos de los proveedores, haciendo un seguimiento de los pedidos y los métodos de almacenamiento utilizados en la empresa.
• Mantener con los proveedores relaciones eficientes para obtener rápidamente el producto solicitado y aprovechar las facilidades concedidas en el pago o en los gastos de transporte.
• Buscar soluciones para mejorar los costes y actuar en coordinación con los otros departamentos de la empresa.

Objetivos

• Buscar proveedores competitivos. Consiste en localizar fuentes de suministro que ofrezcan ventajas para nuestros productos. Operar con el proveedor apropiado que nos facilite los materiales de mejor calidad y asegure el plazo de entrega.
• Adquirir materiales con la calidad adecuada. El departamento de compras debe asegurar la satisfacción tanto del cliente interno como del externo.
• Conseguir la mejor relación calidad-precio. Cuando la calidad es el criterio principal de elección, se debe negociar con el proveedor las facilidades de pago o el transporte.
• Obtener suministros a tiempo. Los proveedores sirven los pedidos en función de la demanda. El plazo de recepción ha de ser el oportuno para que los materiales estén disponibles cuando se necesiten.
• Mantener los inventarios al mínimo. El departamento de compras debe analizar los envíos, los métodos de almacenamiento y buscar soluciones a la gestión del stock para minimizar los costes de almacenaje, pero sin que ello signifique perder las ventajas del precio o la calidad.

Notas finales

La coordinación entre aprovisionamiento y compras es esencial para optimizar costes, garantizar la calidad y asegurar la disponibilidad de materiales en el momento oportuno. Un sistema de información eficiente y relaciones sólidas con proveedores son factores clave para el éxito.