Archivística: Clarificación de Conceptos Clave

Archivística, Archivo y Documento de Archivo: Clarificación de Conceptos

1. Definición y Límites de la Archivística

1.1. De la Definición de Archivística

La archivística ha sido definida por múltiples y diferentes autores, si bien, considerando el número total de teóricos en la materia, no han sido demasiados los que la exponen de forma precisa y categórica. En nuestro caso, tras haber descifrado un conjunto numeroso de definiciones correspondientes a distintos autores, escuelas y etapas, podemos extraer una serie de conclusiones que no harán sino situar el problema en sus justos términos:

1. Ciencia o Técnica. Ha sido y continúa siendo uno de los debates más explícitos y recurrentes. En este sentido, a riesgo de esquematizar en demasía, podemos extraer distintas corrientes de opinión:

   • Algunos autores afirman que la archivística es una ciencia en formación o ciencia emergente. Observan que, paulatinamente, se viene ofreciendo una valiosa teoría en consolidación y una apreciable metodología propia. Se trata, pues, de una mera cuestión de tiempo. (Arad)

   • Otros autores, sin embargo, consideran la archivística como disciplina auxiliar, negando su carácter de ciencia. En consecuencia, se hace más hincapié en su condición empírica, técnica y práctica que en su carácter teórico y científico. Bien es cierto que se trata, en gran medida, de criterios defendidos con más ahínco en otros tiempos, cuando la archivística era considerada como un instrumento operativo y meramente instrumental, pensada fundamentalmente para uso de los historiadores. (Tanodi, Bateyi)

   • Otros, por el contrario, o bien vienen utilizando el término de ciencia, pero sin explicar detenidamente por qué, y en consecuencia, no se adentran en el problema ni descifran en qué consiste la naturaleza científica de la archivística (Bamer, AFNOR u otras definiciones oficiales), o bien utilizan de forma imprecisa -quizás de forma consciente- el término de disciplina, para referirse a la archivística (Diccionario de la Ciencia, Diccionario de Terminología Archivística del Ministerio de Cultura de España, etc.).

   • Por último, otros hablan, con cierta coherencia, de ciencia de la archivística basado en tres interesantes fundamentos: 1º, en la presencia de principios teóricos universales e inalterables, esto es, en celosas cuestiones especulativas (Lodolini, Comité de Terminología Arquivística da Associaçao Arquivistica Brasileira, etc.); 2º, en el objeto teórico de estudio -los archivos- y su carácter procedimental, esto es, en conformadas cuestiones metodológicas (Briceño, Pereira, Vagnoni, etc.); y 3º, en su naturaleza intermediaria y documental, dado que el fin último es difundir y recuperar la información (Stielow, Da Silva, Ribeiro, Ramos y Real, etc.).

2. Teoría, Metodología, Práctica e Investigación: Ejes de la Ciencia Archivística. La mayoría de los autores, al margen de dar prioridad a uno u otro aspecto, afirman que la ciencia archivística, para ser considerada como tal, debe reunir, al menos, los siguientes requisitos:

   • La necesidad de contar con principios teóricos universales.
   • Tener un método propio: el método archivístico.
   • Tener un campo específico de práctica e investigación, esto es, un objeto: los archivos.
   • Que tal objeto debe ser investigado con fines determinados.

3. Conclusión: El Saber Archivístico con Voluntad de Saber Científico. En nuestra opinión, la archivística es un método con voluntad científica en legítima consolidación. Veamos, desde un punto de vista puramente racional, algunas consideraciones que justifican este criterio:

   • En la pragmática del conocimiento archivístico intervienen un destinador (el teórico que formula un enunciado), unos destinatarios (la comunidad archivística), y unos referentes (el objeto de investigación).
   • Al destinador o teórico de la archivística se le supone capaz de proporcionar pruebas de lo que dice y de refutar todo enunciado contrario o contradictorio. Además, todo nuevo enunciado científico, si está en contradicción con un enunciado anteriormente admitido a propósito del mismo referente, no podrá ser aceptado como válido más que si refuta el enunciado precedente por medio de argumentos y pruebas. Dichos enunciados se memorizan (bibliografía) y acumulan para formalizar el proceso de investigación.
   • Al destinatario se le suponen las mismas condiciones que al destinador. Por consiguiente, existe un círculo de personas que se rigen por el mismo contexto lingüístico y teórico. Así, el saber científico archivístico se basa en el debate contradictorio: la verdad del enunciado y la competencia del que lo anuncia están sometidas al asentimiento de la colectividad de iguales competencias.
   • El referente científico son los archivos en su doble consideración: los fondos documentales y su entorno. Dicho referente es objeto de ciencia, elementos de convicción a ser probados.
   • La finalidad de la ciencia archivística es buscar su consenso. Porque si bien el consenso no es indicio de verdad, se supone que la verdad de un enunciado no puede dejar de suscitar el consenso.
   • La forma de asegurar el debate archivístico es mediante la investigación y la didáctica. Con la primera se formulan referentes compuestos por principios teóricos y procedimientos prácticos; y mediante la segunda, se introduce al alumno en la dialéctica de los investigadores, esto es, en el juego de la formación del saber científico.
   • El saber científico exige un tipo de lenguaje propio. El criterio de aceptabilidad de un enunciado es su valor de verdad. En archivística, si bien es cierto que en este asunto queda mucho por hacer, se avanza en vías de la normalización.
   • El saber científico archivístico es un componente indirecto del lazo social, por lo que se convierte en una profesión y da lugar a instituciones. Esto es, las relaciones entre saber archivístico y sociedad se exteriorizan, apareciendo cada vez con mayor asiduidad un nuevo problema: el de la relación de la institución científica con la sociedad.

   En definitiva, consideramos que se perfila con mayor nitidez día a día, que el saber archivístico es un saber legitimado para convertirse en saber científico, y no un saber narrativo.

4. Nuestra Definición de Archivística

Dicho todo lo anterior, entendemos por archivística la ciencia documental que tiene por objeto el estudio de los archivos como sistemas de información, fundamentada en la generación, tratamiento y difusión de la documentación a partir del respeto al que la misma recibió en la institución donde se generó como principio inalterable y universalmente válido, y cuyo fin es hacer recuperable la información documental para su uso, con objeto de servir de base en el proceso de toma de decisiones, otorgar garantía y obtener nuevos conocimientos.

1.2. De los Límites de la Archivística

En lo referente a las divisiones y campos de acción de la archivística, tras haber esclarecido lo que postulan los diferentes autores y manuales de mayor prestigio, podemos recapitular lo siguiente:

1. En lo concerniente al campo de acción de la archivística, nuestra disciplina hace referencia tanto a lo concerniente al fondo documental como a los edificios e instituciones.
2. En lo que a las divisiones de la archivística se refiere, existen interpretaciones variadas (general/técnica/gestión (Duxein); general/especial/técnica/administrativa (Manual de archiveros franceses); teoría/derecho/técnica/administración de archivos (Leesx); general/técnica (Heredia); teórica/práctica (Cruz Mundet), etc.). Como clasificación final podemos establecer la siguiente:
   • Archivística general o científica, esencialmente vinculada a teoría y metodología archivística.
   • Archivística técnica, que se ocuparía de la aplicación de los conocimientos tecnológicos en el campo de la conservación, restauración, reprografía, etc.
   • Archivística de gestión que se ocuparía de la historia, evolución, legislación, organización administrativa de los archivos y de las instituciones y el funcionamiento interno del servicio de archivos.
   • Archivística especializada, dedicada al estudio de los archivos según sus clases, tipos y categorías
   • Gestión de archivos, vinculada expresamente a la documentación activa y semiactiva. En consecuencia, una ágil gestión administrativa para conseguir economía y eficacia, tanto en las actividades relativas a la creación de documentos, a su mantenimiento y uso, como a su disponibilidad.

2. El Objeto de la Archivística: El Archivo

2.1. De la Evolución del Concepto de Archivo

En líneas generales podemos afirmar que el concepto de archivo evoluciona lentamente desde lugar de conservación de las escrituras hasta material documental, desde la simple suma de documentos hasta complejo orgánico de los mismos.

Por otra parte, e intentando establecer una periodización evolutiva del concepto de archivo, podemos concluir que su naturaleza y definición pasa por las mismas fases en que pudiera ser estructurada la historia de la disciplina archivística. Veámoslo rápidamente:

1. Definiciones donde se concibe al archivo como un instrumento inductivo y funcional. Al no contarse con un corpus teórico archivístico, reconocido como tal, el archivo se define fundamentalmente por el lugar de conservación.
2. Definiciones derivadas del concepto patrimonial-administrativo y jurídico del archivo. Si durante este periodo la archivística se desarrolla como una doctrina patrimonial y jurídica al servicio de la administración, el archivo se convirtió en un elemento fundamental de la maquinaria administrativa y, por tanto, adquirió una función predominantemente jurídico-política. Es este un proceso lento, que tiene su inicio en la baja edad media, que quedará consolidado con un nuevo sistema administrativo, el estado moderno, y que más tarde desaparecerá con las revoluciones burguesas del s. XVIII.
3. Función cultural del archivo dadas las influencias del racionalismo del s. XVIII. Como consecuencia, encontramos una relación directa en la función de los archivos y las ciencias históricas. El nacionalismo y las desamortizaciones tendrán una influencia extrema. En consecuencia, el archivo es un fiel instrumento historicista que es utilizado con objetivos políticos. Al mismo tiempo, será en este momento cuando se establezcan determinados enunciados teóricos o principios generales sobre los que se desarrollará posteriormente el complejo entramado conceptual.
4. La procedencia y la archivística integral como elementos sustanciales en las definiciones de archivo. Es el periodo de desarrollo archivístico, durante el cual, tanto en la teoría como en el tratamiento de los fondos documentales, se han logrado unos extraordinarios niveles de autonomía. En este sentido, el archivo, con los principios de procedencia y respeto natural de los fondos, amplía sus perspectivas, no siendo únicamente un instrumento jurídico administrativo o una herramienta historicista, integrando ambas en una.

2.2. De las Grandes Corrientes o Concepciones de Archivo

Desde una visión extremadamente sinóptica, podemos determinar las siguientes:

1. Concepción anglosajona

   Establece su interés en el valor primario de los documentos. Es, en líneas generales, la denominada record management, que viene traduciéndose al castellano como gestión de documentos, y que tiene su origen en la pretensión de solucionar las dificultades que las administraciones poseen por el crecimiento de la producción documental.

2. Concepción tradicionalista o historicista

   Pone su atención en el valor secundario de los documentos de archivo. Por consiguiente, se dedica exclusivamente a aquellos documentos de utilidad para la historia, con valor informativo.

3. Concepción integradora

   Pretende unificar en una sola disciplina la gestión de documentos y la archivística tradicional. Esta concepción ha sido definida como: la disciplina que permite asegurar la unidad y la continuidad de las intervenciones del archivero en el marco de una política de organización global de archivos.

2.3. De Nuestra Definición de Archivo

Entendemos por archivo:

El sistema de información constituido por uno o más conjuntos orgánicos de documentos, independientemente de la fecha, forma o soporte material, producidos, recibidos o acumulados naturalmente por cualquier persona -física o jurídica, pública o privada- en el ejercicio de sus funciones, actividades y procedimientos, reunidos, organizados y conservados mediante principios y metodología científica, como garantía de derecho y como fuentes de información, en un depósito gestionado por personal cualificado, para obtener una gestión de calidad.

Comentemos ahora, siquiera brevemente, los elementos que componen esta definición, dado que cada uno de ellos requeriría de estudios monográficos.

1. Sistema de información como premisa: entendemos la gestión documental en archivos como un sistema integral en el que los documentos son contemplados desde su origen hasta su eliminación o conservación permanente. En este sentido, el archivo es uno más de los diferentes sub-sistemas de información, y por consiguiente, formando parte de la teoría de sistemas integrales.
2. ¿Qué compone el archivo? Se trata de un conjunto orgánico de documentos, que adquieren su verdadero valor en los principios de organicidad y continuidad.
3. ¿Qué documentos componen el archivo? Son válidos cualquier tipo de documentos, independientemente de la fecha, forma o soporte material. Defendemos, pues, el concepto de unicidad del fondo documental.
4. ¿Quién crea, genera o produce un archivo? Cualquier persona física o jurídica. Esto es, un individuo, una familia, un organismo público o privado, o una parte de estos.
5. ¿Cómo se forma un archivo? En el ejercicio natural de las actividades de quien genere el archivo. El resultado son documentos organizados (sujetos a procedimientos y prácticas administrativas) y seriados (de manera prolongada en el tiempo). Asimismo, se ha de respetar el principio de respeto a la procedencia de los fondos y a su orden natural.
6. ¿Cómo se trata la documentación del archivo? Mediante los principios y métodos generales que configuran a la archivística con legitimidad de saber científico. En este sentido, la recogida de la documentación (preparación activa y recepción pasiva) y su organización y custodia son requisitos indispensables para su finalidad, comunicación y servicio.
7. ¿Para qué se producen los documentos? Para prestar servicio, conforme a dos modelos: aportar testimonio y proporcionar información.
8. ¿Dónde debe conservarse la documentación? Evidentemente, debe haber edificios e instalaciones apropiadas, que dependerán de la edad del documento.
9. ¿Quién debe conservar y dar tratamiento técnico? Sin entrar a debatir el tema en este momento (gestor documental y/o archivero), lo que sí debe quedar claro es que debe ser personal cualificado.
10. La gestión de calidad. Se trata de urdir un sistema que origine sin tardanzas ni costes excesivos, información diligente que favorezca la adopción de decisiones, con objeto de conseguir eficacia y precisión.

2.4. De las Funciones y Etapas del Archivo

Al decir de los teóricos, son tres las grandes funciones del archivo:

1. Recoger la documentación: se traduce en la función de recibir (consistente en la preparación activa de la documentación -participación en los procesos de creación de los documentos, en la normalización de la tipología documental y de los plazos de vigencia administrativa, en la selección previa de la documentación etc- y en la recepción pasiva, bien de forma directa -transferencias- o indirecta -compras, donaciones, depósitos, canjes-).
2. Conservar la documentación: se traduce en la función de custodiar de forma pertinente la documentación. Para ello, es imprescindible una organización científica, lo cual implica la clasificación de los fondos, su ordenación, cotación, signatura e instalación definitiva. Esta organización puede realizarse de manera previa o paralela a la descripción documental.
3. Servir la documentación: se trata, en realidad, del objetivo final, bien sea a través de la información oral o escrita, o por medio de préstamos, copias y reproducciones. Las publicaciones y el despliegue de la labor educacional y cultural deben ser facetas sustanciales de los archivos.

Por otro lado, el ciclo de vida de los documentos, al decir de algunos teóricos resulta ser el fundamento especulativo sobre la que se desarrolló el record management, justificándose así la ampliación del campo de actuación de la archivística.

Se atribuye a Wyffels la manifestación de la teoría de las tres edades de los documentos, según la cual, el documento pasa en su vida por una primera etapa o edad administrativa (de creación y uso, donde el documento, con valor primario y activo, forma parte de los archivos de gestión), una segunda etapa o edad intermedia (de custodia y posible consulta administrativa, donde el documento, con valor semiadministrativo y semiactivo, forma parte de los archivos intermedios) y, por último, una tercera etapa o edad histórica (de custodia y consulta cultural e informativa, donde el documento se apropia únicamente de valor histórico permanente, con valor inactivo, y es guardado en los archivos históricos).

Más tarde, James B. Roads reconoce 4 etapas en el ciclo de vida de los documentos: una primera de creación de los documentos, una segunda de utilización y mantenimiento, la tercera de selección y, por último, la cuarta de gestión de los archivos. Es conveniente, asimismo, ofrecer la visión de Aterton, que en 1986, planteó reemplazar el ciclo de vida de los documentos, por un patrón más sencillo que eliminara la diferenciación entre valores y fases activa, semiactiva e inactiva, consistente en 4 fases: creación, clasificación, inserción de la documentación en un cuadro de retención, y, por último, custodia y empleo.

En definitiva, el concepto de ciclo de vida de los documentos ha sido extraordinariamente eficaz en la teorización archivística, dado que sobre él han gravitado en gran medida instrumentos que hoy consideramos de magna utilidad, tales como el cuadro de clasificación, los calendarios de conservación o disposición, y los instrumentos para la descripción y recuperación.

De forma íntimamente relacionada con el ciclo vital de los documentos, es conveniente que expongamos a continuación las etapas del archivo, esto es los diversos archivos en función del valor de la documentación que acogen:

1. Archivo corriente, de gestión o de oficina. Son los conformados por la documentación activa, de frecuente utilidad para la consecución de las funciones y actividades que tiene encomendadas la entidad generadora de los documentos. En consecuencia, se trata de archivos ubicados físicamente en las diversas oficinas, compuestos por documentación usada para la gestión diaria de los negocios corrientes.
2. Archivo central o de depósito. Son los conformados por la documentación semiactiva de primer grado, de posible utilidad para funciones administrativas. Está compuesto por los documentos que le son transferidos desde los diversos archivos de gestión.
3. Archivo intermedio. Son los compuestos por documentación semiactiva de 2º grado, de extraña utilidad para funciones administrativas, dado que prácticamente ha desgastado su valor activo. Está compuesto por la documentación que le es transferida desde el archivo o archivos centrales. Se realizan aquí las labores de valoración, selección y expurgo con objeto de custodiar solo lo oportuno y pertinente.
4. Archivo histórico. Son los formados por documentación inactiva, esto es, sin valor administrativo, que ha sido seleccionada por contener valor informativo, histórico y cultural.

Por otra parte, los archivos pueden ser clasificados atendiendo a múltiples factores: por el número de fondos (singulares y múltiples), por el carácter del productor (públicos o privados), por su dimensión y expansión territorial (nacionales, regionales, provinciales, de distrito, comarcales y locales), etc.

3. El Documento Archivístico

3.1. De la Determinación Conceptual del Documento Archivístico

La base y fundamento de los archivos son los documentos de origen archivístico. Entendemos por documento archivístico:

Toda expresión, independientemente de su fecha, forma o soporte material, producido, recibido o acumulado naturalmente por cualquier persona -física o jurídica, pública o privada- en el ejercicio de sus funciones, actividades y procedimientos, de carácter obligatoriamente íntegro, auténtico, ingenuo y seriado, perteneciente a un conjunto orgánico, y reunido, organizado y conservado como garantía de derecho y como fuente de información.

En este sentido, varias son las características conceptuales que se especifican:

1. El contexto como premisa.

   El contexto explica y determina el documento en sí, dado que las circunstancias y especificidades del entorno explican su origen y formalización. Dicho en otros términos, el documento archivístico, justamente por su necesario carácter ingenuo, es fruto únicamente de las peculiaridades naturales del contexto; de ahí que sea imprescindible la normalización desde el origen, con el fin de evitar en lo posible que lo contingente se convierta en arbitrario y puramente accidental.

2. La unicidad (integridad /autenticidad / ingenuidad)

   El documento archivístico, a diferencia del material librario, para la rigurosa formalización de sus objetivos - bien para servir de prueba, bien para ofrecer testimonio fehaciente- debe ser único y original. Esta condición viene definida por la conjunción de tres aspectos:

   • Su integridad: el documento debe estar completo, no careciendo de ninguno de sus atributos, externos e internos.
   • Su autenticidad: el documento debe corresponder al autor, la fecha, el lugar y el asunto que en él se consignan. Significa, en palabras de F. Fuster constancia fehaciente de la autoría del acto, que no veracidad de los contenidos.
   • Su ingenuidad: el documento debe ser objetivo, realizado en la gestión natural de las funciones y actividades de la institución correspondiente, sin componentes subjetivos o de consideración.

3. Carácter seriado

   Fruto de la naturaleza orgánica del archivo surge el carácter serial de sus documentos, esto es, la relación intrínseca entre ellos, devenida especialmente de las actividades cumplimentadas por las instituciones productoras prolongadas a lo largo del tiempo. Es lo que se ha venido denominado como la interdependencia del documento archivístico, esto es, su sometimiento la secuencia seriada.

4. Valor testimonial y científico-informativo.

   El documento archivístico, además de ofrecernos información del procedimiento administrativo seguido, otorga valor testimonial e informativo. En consecuencia, el documento de archivo se caracteriza por su carácter fidedigno, equitativo y fehaciente, esto es, garantía y aval verdadero.

En definitiva, podemos finalizar este apartado con dos conclusiones

1. Existe una relación intrínseca entre el documento archivístico y la institución generadora, de tal forma que el documento de archivo es un producto de la actividad institucional y el tipo documental es resultado del procedimiento administrativo.
2. Es necesario que cada uno de los rasgos del documento archivístico que venimos comentando estén siempre presentes, o dicho de otra forma, la ausencia de uno solo de ellos invalidaría el resto.

3.2. De los Atributos y Valores de los Documentos Archivísticos

Hay dos tipos de atributos o propiedades de los documentos de archivo: aquellos que describen los aspectos físicos, visibles o formales, y aquellos otros que especifican facetas sustanciales o de contenido. Veámoslo muy brevemente:

1. Atributos físicos o externos, esto es, aquellos inferidos de la materialidad extrínseca del documento.

   • Clase: se alude a los medios para transmitir el contenido (textuales/ gráficos/ sonoros/ audiovisuales /electrónicos).
   • Tipo: viene configurado por la naturaleza de la información expresada mediante diferentes cláusulas y disposiciones. La tipología documental está estrechamente vinculada a las actividades de la institución que los genera; de ahí que de la infinitud de actividades se deriven infinitud de tipos documentales.
   • Formato: vinculado al soporte y manera en que los documentos se reúnen.
   • Tradición documental o forma documental: hace referencia a la ingenuidad del documento, esto es, la afinidad que mantiene con el documento primigenio y con el hecho documentado.(borrador / minuta / original / categorías intermedias, etc.).
   • Cantidad: referido a la cuantía de unidades documentales (volúmenes, legajos, documentos...)

2. Atributos sustanciales o internos, esto es, aquellos inferidos del contenido intrínseco del documento:

   • Procedencia o entidad productora: hace referencia, por consiguiente, al autor del documento (persona o entidad física o jurídica).
   • Origen funcional: son los motivos por los que se ha originado un documento. Vinculado, en consecuencia, a las funciones y actividades de la institución generadora.
   • Fecha y lugar de producción: en diplomática se denominan data crónica y tópica del documento, que disponen el documento en las necesarias coordenadas espacio-temporales.
   • Contenido de los documentos: es decir, los negocios de los que trata el documento (según Pedro López y Roma María López, se pueden clasificar en contenido intensivo, extensivo y diversificado).

En lo concerniente a los valores del documento archivístico, Sxeyemberg distingue 2 tipos, que en gran medida han quedado ya mencionados en las páginas precedentes:

1. Valor primario: surge con la génesis documental, y otorga sustancialmente interés administrativo (de utilidad para la administración en sus negocios habituales), legal (de garantía y aval de derechos y obligaciones) y fiscal (en el uso de quehaceres de carácter económico).
2. Valor secundario: con el tiempo los documentos pierden los valores antes citados y ganan -solo algunos- valor histórico e informativo.

Solo nos resta señalar que el valor de los documentos, tal y como habrá colegido el lector, está estrechamente relacionado con las operaciones de evaluación, selección y expurgo.