Aspectos Clave de la Administración y Cuentas Anuales en Sociedades Mercantiles

La Administración de la Sociedad

La administración es el órgano necesario para la construcción y funcionamiento de la sociedad. La forma de administración deberá figurar en los estatutos y la identidad de sus miembros en la escritura de constitución. Su funcionamiento permanente se encarga de forma continua de la administración de la sociedad y de la representación frente a terceros. Puede estar integrado por personas físicas (mediante contrato de arrendamiento de servicios o contrato laboral) o personas jurídicas.

Formas o Modelos de Administración

• Administrador Único
• Varios Administradores Solidarios
• Varios Administradores Mancomunados
• Consejo de Administración (obligatorio cuando se nombren más de dos administradores).

En la escritura de constitución debe figurar el modelo concreto de administración inicial.

Contenido en los Estatutos Sociales

En los estatutos sociales deben constar:

• Las formas de administración posibles.
• El número de administradores (o un máximo y un mínimo).
• La duración del cargo.
• El sistema de retribución.

Competencias de los Administradores

Las competencias de los administradores incluyen:

• Gestión de la sociedad: Tanto a nivel interno de la sociedad como de la empresa.
• Representación frente a terceros: Representar a la sociedad en sus relaciones externas.
• Poder residual: Ejercer las facultades no atribuidas expresamente a otros órganos.
• Facultades específicas: Como llevar la contabilidad, nombrar y despedir personal, otorgar poderes, constituir otras sociedades, firmar contratos bancarios, etc.

Nombramiento

El nombramiento es, por regla general, competencia de la Junta General (JG) y debe inscribirse en el Registro Mercantil (RM). También se pueden nombrar administradores suplentes.

Capacidad e Incompatibilidades

No tienen capacidad para ser administradores los menores de edad no emancipados ni los incapacitados. Tienen prohibido ser administradores los inhabilitados o condenados conforme a las leyes.

Duración del Cargo

En la Sociedad Anónima (SA), la duración la fijan los estatutos, con un máximo de 6 años. En la Sociedad Limitada (SL), la duración es indefinida, salvo que los estatutos dispongan lo contrario.

Retribución de los Administradores

El principio general es la gratuidad, salvo que los estatutos prevean lo contrario e indiquen el sistema de retribución. La Junta General aprobará el importe máximo de retribución anual del conjunto de administradores. En la SL, este importe no puede exceder el 10% de los beneficios repartibles. En la SA, solo es posible tras cubrir la reserva legal.

Deberes de los Administradores (Reforma 2014)

La reforma de 2014 enfatizó los siguientes deberes:

1. Deber General de Diligencia: Los administradores deben desempeñar el cargo y cumplir sus deberes legales y estatutarios con la diligencia de un ordenado empresario, conforme a la naturaleza de su cargo.
2. Regla del Enjuiciamiento: La diligencia empresarial no asegura el éxito económico. La negligencia y su consecuente indemnización no deben depender únicamente de una decisión judicial sobre el resultado de la gestión, sino sobre el proceso de toma de decisión.
3. Deber de Lealtad: Actuar de buena fe y en el mejor interés de la sociedad.
4. Obligaciones Básicas del Deber de Lealtad:
   • No ejercer facultades para fines distintos a los propios del cargo.
   • Guardar secreto de la información obtenida por razón del cargo.
   • No usar activos sociales para fines propios.
   • No hacer competencia a la sociedad.

Responsabilidad por Daños

Existe responsabilidad solidaria por los daños causados. Quedarán libres de responsabilidad los administradores que prueben su no intervención en el acuerdo o acción dañosa, o que, habiendo intervenido, demuestren que hicieron todo lo posible para evitar el daño o se opusieron expresamente a él.

La legitimación para el ejercicio de la acción social de responsabilidad corresponde a:

1. La Junta General (JG).
2. Los socios que representen al menos el 5% del capital social.
3. Los acreedores sociales, cuando el patrimonio social resulte insuficiente para pagar sus créditos.

Las Cuentas Anuales

Los administradores de la sociedad deben formular y firmar las cuentas anuales en los 3 meses siguientes al cierre del ejercicio.

Posteriormente, deben ser revisadas por auditores (si la sociedad está obligada a auditoría) y aprobadas por la Junta General en los 6 meses siguientes al cierre del ejercicio.

Existe la obligación de depósito en el Registro Mercantil (RM) en el mes siguiente a la aprobación. El depósito debe ir acompañado de un certificado de la Junta General que acredite la aprobación y, si procede, el informe de auditores.

Propuesta de Aplicación del Resultado

La propuesta de aplicación del resultado (beneficio o pérdida) se presenta junto a las cuentas anuales:

1. Abono de Pérdidas: Para cubrir las pérdidas, hay que acudir a las reservas sociales y, si no son suficientes, a resultados futuros positivos o buscar financiación. Si las pérdidas persisten y dejan el patrimonio neto por debajo de las dos terceras partes del capital social, puede ser necesaria una reducción de capital social. En casos extremos, podría ser necesario solicitar el concurso de acreedores.
2. Aplicación de Beneficios: Si hay beneficios (balance aprobado, Patrimonio Neto mayor que Capital Social), se pueden destinar a reservas (legal, estatutarias, voluntarias) o a reparto de dividendos. Si aparece contabilizado el fondo de comercio (goodwill), debe estar dotado de una reserva disponible equivalente.