Aspectos Clave de la Documentación Administrativa Pública

1. Indica qué características especiales tienen los documentos administrativos públicos que los diferencian de los demás documentos:

• 1. Documentos de comunicación.
• 2. Documentos de constancia.
• 3. Documentos de los ciudadanos.

2. Explica las características que diferencian a los documentos de los ciudadanos de los otros tipos de documentos.

• Documentos Administrativos de constancia: Sirven para acreditar determinados hechos y actos.
• Documentos de los ciudadanos: Los particulares los dirigen a la Administración.

3. Enumera los soportes documentales que conozcas. ¿Qué requisitos deben reunir para que se les considere como soportes de los documentos administrativos públicos?

• Gráficos: El contenido está representado por formas, signos o color, como en los planos, los mapas, los dibujos, los gráficos.
• Sonoros: Son los que conservan el sonido como, por ejemplo, discos y cintas magnetofónicas.
• En imagen: Utilizan como soporte las fotografías, los vídeos, las películas, etcétera.
• Informáticos: Son legibles por un ordenador (fichas perforadas, etc.).

4. Explica las formas de referencias que conozcas:

• N/ref: Nuestra referencia (de quien realiza el documento).
• V/ref: Su referencia (del documento al que responde).

Referencias numéricas:

Consisten en dotar a los documentos de un número de identificación.

Referencias alfabéticas:

Se escriben las iniciales del nombre y apellido de quien redacta el documento.

Referencias alfanuméricas:

Consiste en la combinación de elementos numéricos y alfabéticos.

5. ¿Qué pueden significar las siguientes referencias administrativas?

• 1.a) N/ref: 7943 (Numérica).
• 2.b) N/ref: CRS/PCC (Alfabética).
• 3.c) N/ref: APD/ccp-321 (Alfanumérica).

6. Referencia los siguientes documentos:

• a) Oficio redactado por Jesús Benítez Pérez y mecanografiado por Carmen Santallana Gutiérrez. (Alfabética)
• b) Documento de contestación al anterior que se registra con el número 8254. (Numérica)
• c) Respuesta al documento del apartado b. (Alfabética)
• d) Oficio registrado con el número 843, enviado por Asunción Villa Zubieta y mecanografiado por Matías Cabrero del Monte, respondiendo al oficio 731 - PQM7 tac.1-PQM/tac. (Alfanumérica).

7. Escribe cinco frases que puedan servir para empezar la redacción de un oficio.

[Este apartado requiere una respuesta creativa no presente en el texto original. Se mantiene la pregunta.]

8. ¿Qué fórmulas de saludo y despedida se utilizan en los documentos públicos? ¿En qué casos se pueden utilizar los tratamientos honoríficos?

En los documentos administrativos se utilizan:

• Distinguido/a señor/a
• Señor/a
• Estimado/a señor/a.

Tratamiento, nombre y apellidos, cargo. Ejemplo: Honorable señor Francesc Momsen, consejero de Economía.

O bien cargo, tratamiento, nombre y apellidos. Ejemplo: El consejero de Economía, Honorable señor Francesc Mons.

9. Indica cómo se escriben las abreviaciones y las referencias a disposiciones administrativas cuando se utilizan por primera vez en un documento:

• 1. Boletín Oficial del Estado (BOE).
• 2. Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya (DOGC).
• 3. Parque Móvil Ministerial (PMM).

10. Explica las maneras en que, en los documentos administrativos, se puede escribir la localidad y la fecha.

[Nota: La respuesta proporcionada en el texto original describe la clasificación de documentos en internos y externos, no el formato de localidad y fecha. Se mantiene el contenido original corregido.]

Los documentos administrativos se pueden clasificar en:

• 1. INTERNOS: Un documento es interno cuando el emisor y el destinatario pertenecen a la misma administración pública.
• 2. EXTERNOS: Un documento es externo cuando el destinatario es un órgano o una unidad de una administración pública distinta a la del emisor, cuando es un ciudadano o cuando se trata de una entidad privada.

11. ¿Cómo se identifica el emisor de un documento? ¿Y el destinatario?

El emisor se identifica en la parte superior, y el destinatario en la parte inferior.

12. Explica qué son y para qué sirven los oficios. Indica cuál es la diferencia entre los oficios y las notas interiores.

Los principales documentos de información son:

• 1. El oficio: Es el documento que utilizan los órganos y las unidades de la Administración para comunicarse entre ellos y con los particulares.
• 2. La nota interior: La utilizan los órganos o unidades de un mismo órgano o entre unidades del mismo órgano superior para comunicarse entre ellos.