Aspectos Esenciales de Pedidos, Transporte y Facturación Comercial

Pedidos Comerciales: Tipos y Gestión

Pedido en Firme

Cuando el comprador y el vendedor están de acuerdo en las condiciones de la operación y no se espera que haya modificación alguna. El documento utilizado para realizar pedidos en firme son los pedidos o las notas de pedidos.

Pedido Condicional

Surge cuando el comprador expone unas condiciones al vendedor y su ejecución está condicionada a que se llegue a un acuerdo entre ambas partes. Si el vendedor acepta las condiciones solicitadas, el pedido se considera en firme; en caso contrario, nulo. El documento que se utiliza en este tipo es la propuesta de pedido.

Denegación de Pedidos

• Carecer de existencias y que resulte imposible conseguirlas para la fecha indicada por el cliente.
• No poder cumplir las condiciones exigidas por el comprador.
• Tener conocimiento de informes poco favorables sobre el comprador.

Transporte de Mercancías: Obligaciones y Plazos

Obligaciones y Responsabilidades del Transportista

• Desde que recibe las mercancías, está obligado a entregarlas en el mismo estado.
• Son por cuenta del transportista todas las pérdidas o averías que experimenten durante el transporte.
• Podrá reclamarse contra el porteador dentro de las 24 horas siguientes al recibo por los daños detectados. Transcurridos los plazos o pagados los portes, no se admitirá reclamación.
• Si no se entregan las mercancías dentro del plazo fijado, el porteador pagará la indemnización pactada.
• Los consignatarios deberán pagar los gastos y portes que reciban dentro de las 24 horas siguientes a su entrega.

Plazos para Reclamar

• Por vicios o defectos ocultos: 30 días.
• Por vicios o defectos en la calidad o cantidad: Al mismo tiempo de recibir la mercancía o en 4 días siguientes a la entrega.

Control de Pedidos: Proveedores y Clientes

Control de Pedidos (Proveedores)

• Si los pedidos se han entregado en el plazo establecido.
• Si las mercancías han llegado en buenas condiciones.
• Si se ha producido alguna incidencia.
• Si se ha facturado alguna reclamación.

Control de Pedidos (Clientes)

• Si se tienen las existencias suficientes para atender el pedido.
• Si el pedido ha salido hacia su destino.
• Quién realiza el transporte.
• Si el pedido ha sido recibido.
• Si se ha producido alguna incidencia.

Facturación: Tipos y Requisitos

Facturas Recapitulativas

Expedir facturas por periodos mensuales, incluyéndose en una sola factura las operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario siempre que se hayan realizado dentro del mismo mes. Deben ser expedidas, como máximo, el último día del mes.

Facturas Expedidas por el Destinatario

Para que pueda ser cumplido:

• Debe existir acuerdo previo por escrito.
• Cada factura debe ser aceptada por el empresario que haya realizado la operación en el plazo de 15 días.
• Las facturas rechazadas dentro del plazo se tienen por no extendidas.
• Estas facturas expedidas por destinatarios deben tener una serie distinta de numeración para cada uno de los destinatarios.

Gastos Suplidos

Son cantidades pagadas en nombre y por cuenta del comprador. Para que existan:

• Debe existir un mandato previo, verbal o escrito.
• Las facturas deben estar expedidas a nombre del comprador.

Plazos de Conservación de Documentos

• Facturas y documentos sustantivos: 4 años.
• Facturas de bienes de inversión muebles: 9 años.
• Facturas de bienes inmuebles: 14 años.

Facturas Rectificativas: Cuándo y Cómo

Las facturas pueden rectificarse:

• Cuando no se cumpla alguno de los requisitos que establece el Reglamento del Impuesto.
• Por incorrecta fijación de las cuotas.
• Cuando se produzcan circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible.

Deberá constar de:

• Los datos identificativos de la factura que se está rectificando.
• La modificación efectuada.
• La causa que motiva la rectificación.
• La condición de documento rectificativo.

Casos en los que No es Necesaria Factura Rectificativa

• Si la modificación de la base imponible es consecuencia de la devolución de mercancías o de envases o embalajes. Se podrá practicar la rectificación restando el importe de dicha operación posterior.
• Si la modificación tiene su origen en la concesión de descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones.