Características y Elementos de la Función de Producción como Sistema Abierto

1. Entorno

Todo lo que se encuentra fuera del sistema constituye el entorno y se caracteriza por dos rasgos distintivos:

1. El sistema puede ejercer una influencia, a veces muy escasa, sobre las características o el comportamiento del sistema.
2. El entorno influye, incluso de forma considerable, en el comportamiento del sistema.

En definitiva, el entorno influye en todo lo que está fuera de control directo del sistema y que repercute en la actuación de éste. Las variables exógenas, por medio de las cuales se manifiestan las influencias del entorno en el sistema, se consideran incontrolables.

El entorno del departamento de producción engloba todos aquellos elementos que no forman parte del proceso productivo pero que están directa o indirectamente relacionados con él. Existen dos tipos de entornos que el departamento de producción debe considerar:

1. Entorno genérico: coincide con el entorno de la empresa que incide sobre ésta y sobre el departamento de producción de forma directa. Así los cambios tecnológicos, político/legales, demográficos, económicos, socioculturales o globales afectan a la empresa y a sus departamentos, incluido el de producción.
2. Entorno específico: engloba el resto de departamentos de la empresa: marketing, recursos humanos y financieros, entre otros. Las decisiones que se toman en el departamento de producción afectan a los resultados del resto de departamentos y viceversa.

Ejemplo: si el departamento de producción fabrica productos baratos de bajo valor añadido, el departamento de marketing no deberá realizar una promoción y publicidad dirigidas al segmento de mercado de mayor poder adquisitivo, ya que desde éste se suelen demandar productos sofisticados de elevados precios.

2. Límite

Todos los sistemas tienen una frontera o límite que los separa del entorno, estableciendo el dominio de sus actividades.

El concepto de límite ayuda a entender la distinción entre sistemas cerrados y sistemas abiertos:

1. Sistemas abiertos: son más permeables y permiten la interacción y el intercambio con el entorno. Son frecuentemente variables en el tiempo de acuerdo con las actividades y funciones realizadas. Desarrollan una estrategia en relación con su apertura y cierre. El sistema tenderá a aumentar el grado de apertura para lograr un mayor aprendizaje, progreso, evolución y control y cerrará fronteras cuando la necesidad de redundancia
2. Sistemas cerrados: tienen un límite rígido e impenetrable.

El sistema de producción tiene límites:

1. Físico: hace referencia al espacio donde están ubicadas las máquinas, materiales, trabajadores y demás factores necesarios para la transformación.
2. Decisorio: relacionado con la responsabilidad que asumen sus directivos y trabajadores en relación con las decisiones que se toman en la función de producción.

3. Misión y Objetivos

Todo sistema abierto tiene una misión que lo prepara para el futuro, satisfaciendo las expectativas tanto del sistema como del entorno.

La misión busca garantizar la supervivencia del sistema.

Los objetivos son las realizaciones internas específicas que establece el sistema para progresar en el cumplimiento de la misión, de hecho, adquieren carácter operativo.

La misión del departamento de producción se formula para la empresa como un todo y es la misma para los diversos departamentos, si bien, se hace más concreta a medida que desciende por la jerarquía de la empresa. El departamento de producción formula posteriormente unos objetivos acordes con la misión a alcanzar.

Además realiza un papel unificador de los objetivos de los diferentes departamentos. A su vez, los objetivos de producción persiguen unificar las actuaciones de los centros de responsabilidad que lo componen: ingeniería, ensamblaje, compras…

4. Transformación

El sistema abierto puede considerarse como un modelo energético de transformación que adquiere energía del entorno, la transforma y, posteriormente, la transfiere nuevamente al exterior.

En una relación dinámica con el entorno, el sistema de producción recibe varios inputs, los transforma y distribuye outputs.

5. Feedback o Retroalimentación

Los sistemas disponen de mecanismos de retroalimentación para informarse sobre el grado de cumplimiento de los objetivos. La información proviene del entorno y es seleccionada para ser introducida dentro del sistema.

El ciclo de retroalimentación está formado por:

1. Unidad sensora: que recibe información acerca del estado de la variable y los objetivos que se controlan.
2. Unidad selectora: que toma decisiones acerca del gobierno del sistema, con base en la información recibida del censor en función del sistema de preferencias.
3. Unidad ejecutora: que pone en práctica las decisiones.

Tipos de retroalimentación:

1. La retroalimentación negativa: permite al sistema corregir las desviaciones respecto a los objetivos. Tiene lugar cuando la información que se recibe indica que el funcionamiento del sistema se está desviando del curso previsto y debe reajustarse para alcanzar una nueva fase estable. Tiene como efectos una reducción de las variaciones en el comportamiento tendiendo a fluctuar en forma convergente hacia el objetivo.
2. La retroalimentación positiva: envía información indicando en qué grado la acción emprendida nos está acercando a nuestra misión.

6. Entropía

La entropía determina el sentido de los cambios energéticos y nos dice que en su transformación la energía se degrada.

En el sistema productivo, se toman del entorno recursos que permiten reducir el proceso de entropía, tales como materiales, capital e información entre otros. El sistema se reactiva mediante el entorno de los productos obtenidos al entorno. En otras palabras, los outputs se venden y los inputs necesarios se compran para que el sistema siga funcionando.

7. Equilibrio Dinámico u Homeóstasis

Un sistema abierto debe conseguir un estado de equilibrio dinámico con un flujo continuo de energía desde y hacia el entorno, pero donde el carácter del sistema, el cociente de intercambio de energía y las relaciones entre las partes permanezcan constantes. El estado de equilibrio dinámico y homeóstasis es la tendencia natural del sistema abierto a estabilizar su transformación, dentro de ciertos límites, con el fin de sobrevivir.

Los sistemas tienen dos mecanismos que a menudo entran en conflicto:

1. En primer lugar, para mantener un equilibrio deben tener mecanismos de mantenimiento que aseguren que los distintos subsistemas están en armonía y que el sistema se mantiene en equilibrio con su medio. Estas fuerzas de mantenimiento son conservadoras e intentan proteger el sistema contra cambios que originen el desequilibrio de los distintos subsistemas y des sistema total.
2. Los mecanismos de adaptación son necesarios para suministrar un equilibrio dinámico que cambia a través del tiempo.

Estas fuerzas opuestas en ocasiones crearán tensiones, choques y conflictos que son naturales y no se deben considerar como una disfunción total.

8. Equifinalidad

Los sistemas pueden alcanzar los mismos resultados finales desde diferentes condiciones iniciales utilizando una variedad de caminos.

El sistema abierto no está restringido a la existencia de una “mejor manera de hacer las cosas” para lograr un determinado objetivo. Puede que bajo determinadas condiciones haya una mejor forma de hacer las cosas, pero primero hay que establecer esas condiciones.

En el sistema de producción no tiene que haber un único procedimiento para conseguir los objetivos.

9. Jerarquía

Un sistema jerárquico es un sistema compuesto de subsistemas relacionados entre sí, en el que cada uno es jerárquico, dentro de la estructura, del que sigue a continuación.

Los subsistemas de una jerarquía disfrutan de una doble funcionalidad: actúan como un todo desde una perspectiva descendente y como partes cuando se aplica un enfoque ascendente.

Los sistemas sociales son casi descomponibles y sus principales consecuencias teóricas pueden resumirse en dos proposiciones:

1. A corto plazo son más o menos independientes.
2. A largo plazo son dependientes.

10. Holismo o Totalidad

Supone que es sistema es un todo no dividido y únicamente puede explicarse como totalidad. En su funcionamiento, el sistema manifiesta un comportamiento superior al de la suma de las partes.

La optimización separada de todos los subsistemas no garantiza el óptimo de los sistemas, ya que no se tiene en cuenta los efectos ocasionados por las interacciones.

El subsistema de producción trata de maximizar los objetivos de la empresa como un todo y, para ello, los diferentes departamentos pueden tener que suboptimizar los suyos.

Las Operaciones en la Empresa

1. Las Operaciones en las Organizaciones

“Las operaciones en una organización consisten en todas las actividades que están relacionadas fundamentalmente con la realización de los productos de la organización”

El enfoque tradicional de la producción consideraba:

• La dirección de la fábrica es responsabilidad exclusiva de los ingenieros.
• Las decisiones de producción son eminentemente técnicas.
• Es necesario aislar el departamento de producción del resto de departamentos funcionales, con el fin de mejorar su funcionamiento.
• El coste es el principal criterio para evaluar la actuación de la fábrica.
• Existe una forma óptima de hacer las cosas.
• Hay que lograr la máxima eficiencia en cada una de las tareas del proceso de transformación.

El enfoque tradicional es cuestionable, ya que ignora las potencialidades estratégicas y las ventajas competitivas que pudieran derivarse del mismo. Además, limita la visión de la fábrica, no dejando percibir los cambios radicales que se están produciendo.

Los cambios que se están produciendo y que afectan a la función de producción son:

1. La evolución tecnológica acorta el ciclo de vida del producto y los procesos de transformación haciéndolos más flexibles.
2. Las empresas deben replantearse en el mercado global quiénes son sus clientes, proveedores y competidores, así como la localización de sus fábricas.
3. Los clientes actuales son muy exigentes y están bien informados, por lo que las empresas, además de competir en costes, compiten también en base a la calidad, flexibilidad y el tiempo.
4. Los aspectos medioambientales calan cada vez más hondo en la sociedad, exigiendo a las fábricas un comportamiento ecológico, lo que redunda en la mejora de la imagen corporativa de la empresa.

La competencia ha variado y también debe hacerlo la respuesta de la fábrica, modificando su actuación, de manera que sus elementos internos y externos se integren en la estrategia competitiva.

Entonces los directivos de producción deben crear y mantener relaciones sólidas tanto con el resto de departamentos como con el entorno de su empresa, destacando especialmente las relaciones con los clientes y con los proveedores.

Se trata, en definitiva, de que la fábrica desarrolle nuevas potencialidades que le confieran la capacidad suficiente para adaptarse a los cambios del entorno, e influir sobre ellos si es posible.

La función de producción es una variable competitiva fundamental para la empresa.

2. El Output de las Operaciones

2.1 El Producto de las Operaciones

Rasgos Característicos de los Servicios y Bienes

SERVICIOS: transformación humanista, intensivo en trabajo, operaciones descentralizadas, el productor debe tener un contacto directo con el cliente, este forma parte del proceso de producción, los empleados tienen que interactuar con los clientes, producto personalizado, producción y consumo simultáneo, no se puede producir, inspeccionar, apilar o almacenar centralmente, dificultad para equilibrar la oferta y demanda, el producto no se puede transportar, es intangible, valor del servicio depende de su experiencia zonal, las expectativas del receptor son parte de su satisfacción con el resultado, no existe traslado de propiedad, no se puede revender, no existe antes de la compra y no se puede patentar, es posible fijar salarios por horas trabajadas.

BIENES INDUSTRIALES (EN COMPARACIÓN CON LO ANTERIOR): tecnocrático, en capital, centralizadas, contacto indirecto con el cliente, no forma parte del proceso productivo, necesitan habilidades técnicas, estándar, la producción precede al consumo, puede gestionarse de manera centralizada, equilibrio más fácil entre oferta y demanda, el producto se puede transportar, tangible, se puede repetir la venta, se puede revender, se puede hacer una demostración del producto antes de la compra, patentar, es posible fijar horarios por output obtenido.

3. Los Recursos en las Operaciones

Tipos de recursos:

• Recursos transformables: instalaciones y personal.
• Recursos que se transforman: materiales, información, clientes.

Tipos de proceso según el principal recurso transformado:

1. Procesos que mayormente procesan materiales: transformación de sus propiedades físicas, cambio en la posesión y ubicación, almacenamiento.
2. Procesos que mayormente procesan información: transformación de sus características, cambio en la posesión y ubicación de la información.
3. Operaciones que mayormente procesan clientes: modificación de sus características físicas, alojamiento, modificación del estado psicológico y fisiológico.

4. Modelos de Reacciones

Operaciones como Sistema

La función de producción se puede caracterizar como un sistema abierto, por ello son aplicables los métodos y conceptos de la Teoría de Sistemas al estudio del proceso de producción.

Un sistema abierto es un todo unitario organizado, formado por dos o más partes interrelacionadas y delimitado por una frontera identificable de su entorno o suprasistema, con el que interactúa de forma permanente intercambiando información y productos para lograr una misión determinada.

La Teoría de Sistemas considera básicamente los problemas de relaciones, estructura e interdependencia de los componentes que configuran el sistema, más que de los atributos permanentes que estos poseen.

De esta forma, la aplicación de la Teoría de Sistemas a la función de producción de una empresa es importante por dos razones:

1. Porque resalta el hecho de que los componentes sociales y técnicos del departamento de producción están estrechamente relacionados entre sí, por lo que cualquier cambio en uno de ellos afecta a los demás.
2. Porque destaca la interdependencia entre el departamento de producción, el resto de departamentos funcionales y el entorno donde la empresa desarrolla la actividad.