Características y Funciones de la Oficina: Claves para un Entorno Eficiente

La Oficina

La oficina es el lugar de la empresa donde la información es emitida y recibida, y es procesada con el objeto de aportar datos necesarios para el normal desarrollo de las actividades y operaciones que en ella se realizan.

Características de la Oficina

1. La oficina se debe caracterizar por ser una área acondicionada con excelente iluminación y ambientación adecuada con los materiales que ahí se utilizan.
2. La oficina debe cumplir básicamente la función de relación de las actividades adecuadas a la organización, y por otra parte, llevar el registro de los acontecimientos que en ella ocurren.
3. El ambiente de la oficina cuenta con equipos, mobiliarios y materiales comunes.
4. Estos equipos, mobiliarios y materiales se relacionan con el tipo de actividad de la organización, específicos a utilizar.

Equipos, Mobiliarios y Materiales de Oficina

• A. Equipos para la comunicación.
• B. Equipos de reproducción.
• C. Equipos para cálculos numéricos.
• D. Mobiliarios de oficina.
• E. Materiales de oficina.

Oficinista

El oficinista es el recurso humano encargado de realizar diversas tareas relacionadas con las actividades que surgen dentro de la oficina.

Actividades del Oficinista

Las actividades varían de acuerdo al tamaño y tipo de organización. Entre las ocupaciones de un oficinista se pueden señalar las siguientes:

1. Tomar nota y transcribirlas, de manera que se facilite la redacción de comunicaciones escritas bien organizadas.
2. Redacción de correspondencia, que se refiere a la preparación, concepción y organización de mensajes relacionados con las actividades de la oficina.
3. Manejo de correspondencia, que consiste en una serie de actividades que incluyen: verificar datos, sellar, franquear, subrayar, anotar, clasificar y despachar la correspondencia tanto recibida como enviada.
4. Archivo de documentos, que es un proceso que lleva implícito la aplicación de un sistema que permita organizar y guardar documentos de interés para la organización. Estos pueden ser: cartas, papeles importantes, fichas, facturas, recibos u otros registros comerciales.
5. Operación de máquinas de oficina, que es el manejo de los equipos de la oficina tales como: computadoras, calculadoras, grabadoras, equipos de comunicación y equipos de reproducción.
6. Registrar informaciones contables, que se refieren a las anotaciones en libros u otros formularios de contabilidad relacionados con órdenes de compra y de venta, pedidos de productos, cotizaciones, etc.

Relaciones Interpersonales en la Oficina

Las relaciones interpersonales en la oficina son aquellas que surgen como consecuencia de la convivencia diaria dentro de la oficina. Este factor es determinante en la creación de un ambiente agradable o desagradable. Por esto, es fundamental que el oficinista desarrolle su capacidad para establecer y mejorar las relaciones humanas con sus compañeros de trabajo y el público.