Ciclo de Dirección Empresarial: Planificación, Organización, Gestión y Control

Proceso de Dirección Empresarial

El proceso de dirección se compone fundamentalmente de cuatro actividades principales: la planificación, la organización, la gestión y el control.

Planificación

La planificación comporta el establecimiento de objetivos y la decisión sobre las estrategias y las tareas necesarias para alcanzar esos objetivos. La planificación es previa a las otras funciones de dirección.

Tipos de Planes

• Planes a corto plazo (c/p): Tienen un horizonte temporal no superior a un año. A la planificación a corto plazo se la denomina planificación táctica, porque es una táctica para alcanzar los objetivos que se tienen a largo plazo.
• Planes a largo plazo (l/p): Tienen una duración variable y se les denomina planificación estratégica.

El proceso de la planificación comienza por el pensamiento estratégico, que consiste en definir la misión de la organización. El análisis del entorno y del interior de la organización permite establecer los objetivos concretos y las actuaciones para conseguirlos.

Elementos Clave de los Planes

La mayoría de los planes incluyen:

• Objetivos: Son el resultado final que se espera conseguir con el plan.
• Políticas: Son líneas que orientan el pensamiento y la acción.
• Procedimientos: Constituyen guías específicas de actuación, señalan los pasos que han de darse en actividades.
• Reglas: Son más estrictas, señalan lo que se puede y lo que no se puede hacer en situaciones o momentos muy definidos.
• Presupuestos: No todos los presupuestos son financieros.

Organización

La organización constituye la segunda fase del proceso de dirección. Si la función de planificación genera un objetivo al que hay que dirigirse, la función de organización hace posible que estos planes se lleven a efecto de forma conjunta y colectiva.

Organizar es dividir el trabajo entre las personas y los grupos, y coordinar sus actividades. Es preciso evitar las estructuras organizativas rígidas y complejas. En general, es preferible delegar en los subordinados, dándoles autonomía para que utilicen sus propias capacidades.

Funciones de la Organización

Entre las funciones clave de la organización se encuentran:

• Suministrar una estructura organizativa.
• Establecer líneas de autoridad y de responsabilidad.
• Crear canales de comunicación.
• Establecer procedimientos para alcanzar los objetivos de la organización.
• Determinar procedimientos para la contratación y asignación de los recursos humanos.

Gestión

Tras planificar un futuro deseado y la forma de alcanzarlo, y organizar los medios disponibles para ello, hay que hacer que todo cuanto se ha decidido se realice. Gestionar consiste esencialmente en hacer que las personas de la organización cumplan sus funciones y obligaciones para alcanzar los objetivos deseados.

Para realizar esta función es necesario el liderazgo y la motivación, indispensables para que las personas hagan lo que se espera de ellas. Ha de conseguirse que los trabajadores se consideren una parte fundamental de la empresa. Es importante delegar autoridad y responsabilidad, entre otras muchas acciones como:

• Comunicar a las personas lo que se espera de ellas.
• Reconocer a las personas su mérito.
• Estimular la creatividad de las personas.

Control

Para el control se siguen los siguientes pasos:

• Fijar unos estándares de resultados relativos.
• Medir los resultados reales del período.
• Comparar los resultados reales con los estándares.
• Determinar las razones de las diferencias.
• Tomar las medidas oportunas.

El control es un medio de previsión y corrección de problemas, pero también puede ser causa de dificultades. Sus inconvenientes son:

• Tiene un coste.
• El peligro de que resulte represivo.
• La posibilidad de que se confunda el objetivo.
• Puede llegarse al falseamiento de la información.

Proceso de Dirección en Pequeñas Empresas

En las pequeñas empresas también se planifica, organiza, gestiona y controla, aunque a pequeña escala y con pocas personas. Sin embargo, las pequeñas empresas tienen algunas ventajas:

• Al ser más informales y espontáneas, es más sencillo conseguir que el personal participe en las decisiones.
• La comunicación es más fluida y es más sencillo conseguir que todos estén bien informados.
• Es más sencillo conseguir que todas las personas adquieran la idea de grupo o de equipo, con objetivos comunes, y que se encuentren motivadas para alcanzarlos.
• En las pequeñas empresas puede haber un mejor trato con los empleados.