Ciclo de Vida de los Documentos: Archivo, Expurgo y Digitalización

Fases del Archivo Documental

El ciclo de vida de los documentos comprende diferentes fases, cada una con características y funciones específicas:

• Archivo de Gestión: Documentación en uso constante y de consulta frecuente (alto valor primario y utilidad corriente).
• Archivo Intermedio: Documentos transferidos desde el archivo de gestión, consultados esporádicamente. Permanecen aquí hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico.
• Archivo Histórico: Documentos que deben conservarse permanentemente, tras una evaluación y dictamen de no eliminación.

El Proceso de Expurgo Documental

El expurgo es el proceso de evaluación de la cantidad y calidad informativa de los documentos para determinar cuáles se destruyen y cuáles se conservan.

Dentro del ciclo vital de los documentos, una institución puede decidir realizar el expurgo de su archivo. Este proceso implica la eliminación total o parcial, y controlada, de su fondo documental. El expurgo está íntimamente ligado al ciclo vital del documento y a las fases del archivo. La normativa de expurgo establece, para cada serie documental, el tiempo de conservación en su lugar de origen y su posterior transferencia a un archivo intermedio, donde pueden ser destruidos o transferidos a los archivos históricos para su conservación definitiva.

El objetivo del expurgo es reducir el volumen de documentos, conservando solo la información relevante en función de su interés actual o futuro. Un documento, al perder sus valores primario y secundario, puede considerarse sin utilidad y, por lo tanto, susceptible de ser eliminado.

La eliminación de documentación pública está sujeta a requisitos legales para garantizar la conservación del patrimonio histórico. La destrucción de un documento es una pérdida irreparable; por ello, los estados regulan legalmente el expurgo mediante leyes de archivos, leyes de patrimonio histórico y reglamentos de obligado cumplimiento.

Sustitución de Soportes: Digitalización y Microfilmación

Las nuevas tecnologías, como la microfilmación y la digitalización, se presentan como soluciones para evitar el expurgo masivo de documentos, especialmente para resolver problemas de espacio. Sin embargo, la sustitución del soporte papel solo es operativa cuando se aplica a documentos necesarios. No tiene sentido digitalizar o microfilmar documentación sin valor que nunca será consultada.

Antes de realizar una migración a nuevos soportes, es crucial valorar, seleccionar y eliminar los documentos que hayan perdido su utilidad. Tanto la microfilmación como la digitalización son procesos costosos que requieren:

• Organización y descripción exhaustiva de los documentos.
• Inversión en material, instalaciones y personal especializado.
• Equipamiento especial para la recuperación de la información.