Clasificación Documental y Prácticas Sostenibles en la Oficina: Normativas y Aplicaciones

Clasificación de Documentos por Fecha

Al clasificar los elementos de una fecha, se sigue este orden:

1. Año
2. Mes
3. Día

Cuando se clasifican las fechas de la más antigua a la más reciente, se dice que están en sentido ascendente. Estarán en sentido descendente cuando clasificamos de la más reciente a la más antigua.

Desventajas del Sistema Cronológico

• Para localizar un documento es imprescindible conocer la fecha.
• En caso de coger un documento del archivo, habrá que dejar señalado el lugar que le corresponde para indicarlo.

Clasificación por Ubicación Geográfica

Este sistema se basa en el criterio alfabético para clasificar los documentos de acuerdo con el lugar geográfico asociado al mismo, generalmente de residencia. Implica varias clasificaciones por zona geográfica, ya sea por comunidad autónoma, por provincia o por población. Dentro de cada uno de los grupos que se forman, la documentación debe clasificarse de nuevo siguiendo cualquiera de los otros sistemas (alfabético de nombre, numérico, alfanumérico, etc.).

En la clasificación de las poblaciones, tendremos en cuenta que la capital de provincia encabezará el grupo de dicha provincia, aunque no le corresponda según el orden alfabético.

Criterios para Clasificar Libros en una Biblioteca

Es aconsejable que se trabaje en grupos y se pongan en común las reflexiones. Se pretende que los estudiantes apliquen los conocimientos adquiridos sobre los sistemas de clasificación. Se les orientará en el sentido de que no se aplica un solo criterio, sino una combinación de varios, como por ejemplo:

• Código alfanumérico
• Materias
• Autores (orden alfabético)
• Título (orden alfabético)

La Ley de las 3 R: Reducir, Reutilizar y Reciclar

La Ley de las 3 R no se trata de una norma legal como tal, sino de un conjunto de prácticas que tienen como objetivo mejorar el medio ambiente. Se basa en reducir, reutilizar y reciclar.

Acciones en la Oficina y Ámbito Particular para Cumplir con la Ley de las 3 R

• Reducir:
  • Reducir la impresión de documentos siempre que sea posible.
  • Hacer las fotocopias necesarias, ni una más.
  • No dejar los ordenadores en stand by.
  • Utilizar iluminación de bajo consumo.
• Reutilizar:
  • Reutilizar el papel impreso por una cara.
  • Agotar las posibilidades de los ordenadores, impresoras, etc.
  • Reparar antes que sustituir.
• Reciclar:
  • Usar papel reciclado.
  • Reducir el consumo de papel imprimiendo solo las hojas necesarias.
  • Seleccionar una opción de impresión que economice tinta.
  • Cuando se desechan los aparatos, llevarlos a un punto de reciclaje.
  • No tirar a la basura los elementos usados.
  • Separar los residuos.
  • Llevarlos a un punto de reciclaje o punto limpio.

Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD)

La LOPD afecta a los particulares (a los que protege en cuanto al respeto a sus datos) y también afecta a organismos y empresas, que están obligadas a poner en marcha acciones para garantizar ese respeto.

Prácticas para su Cumplimiento

• Solo se podrán recoger datos para su tratamiento cuando sean necesarios.
• Siempre que se soliciten datos, debe informarse al interesado de que van a formar parte de un fichero con una finalidad concreta.
• No podrán usarse para otros fines distintos a los que motivaron su solicitud.
• No serán conservados de forma que permitan la identificación durante un periodo superior al necesario. Serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios.