Claves para una Comunicación Escrita Eficaz en el Entorno Empresarial

Características del mensaje escrito

• Dependencia del lenguaje hablado: La escritura se fundamenta en las estructuras del lenguaje oral.
• Esquema de la comunicación escrita: Integrado por mensaje, código, emisor, soporte y receptor.
• Comunicación diferida: El emisor no necesita estar presente en el momento de la recepción del mensaje.
• Elaboración consciente: Es necesario reflexionar sobre el contenido y la forma para garantizar la comprensión.
• Comunicación múltiple y simultánea: Permite enviar un mensaje a muchas personas a la vez, incluso en ubicaciones distintas.
• Impersonalidad: El mensaje escrito tiende a ser impersonal; solo los manuscritos conservan elementos personales que permiten identificar al emisor.
• Permanencia: Los mensajes tienen un carácter duradero.

Errores comunes en los mensajes

• Confusión léxica: Palabras que cambian su significado al escribirse juntas o separadas (ej. así mismo vs. asimismo).
• Homófonos: Términos con diferente significado según su ortografía (ej. bello: hermoso; vello: pelo).
• Uso incorrecto del verbo deber: Errores en la conjugación o sentido.
• Polisemia: Palabras que, sin cambiar la ortografía, tienen más de un significado (ej. banco).
• Incorrecciones gramaticales: Uso inadecuado de pronombres (ej. laísmo: "la escribo una carta").
• Errores de formato: Uso inadecuado de mayúsculas y minúsculas.
• Falta de concordancia: Errores entre los elementos de la oración.
• Ambigüedad: Abuso de términos imprecisos (ej. cosa).
• Uso semántico incorrecto: Palabras empleadas con un significado que no poseen.
• Abuso del gerundio.

Signos de puntuación

• Coma: Indica pausas breves.
• Punto y coma: Indica una pausa mayor que la coma.
• Punto: Marca una pausa acentuada (seguido, aparte y final).
• Puntos suspensivos: Indican que el sentido de la frase queda incompleto.
• Dos puntos: Indican una pausa larga.
• Paréntesis: Se emplean para hacer un inciso dentro de la frase.
• Signos de interrogación y exclamación.

Clasificación de la comunicación escrita

• Internas:
  • Verticales (ascendentes y descendentes).
  • Transversales (horizontales y verticales).
• Externas:
  • De entrada.
  • De salida.

Correspondencia comercial

Es el conjunto de comunicaciones escritas relacionadas con la empresa, tanto en el ámbito externo como interno.

Características

• Motivo concreto: Siempre tienen un objetivo claro, por ejemplo, realizar un pedido.
• Finalidad económica: Su objetivo es conseguir un beneficio económico.
• Interlocutores: Se produce frecuentemente entre personas desconocidas.
• Abundancia: En las empresas circulan diariamente muchas comunicaciones escritas, tanto externas como internas.

¿Por qué se escriben cartas en la empresa?

• Para relacionarse con el mundo exterior.
• Como instrumento de las actividades comerciales y mercantiles.
• Para comunicar la imagen de la empresa.
• Para dejar constancia documental de los hechos.