Claves de la Comunicación Organizacional: Tipos, Procesos y Herramientas

Tipos Fundamentales de Comunicación

Comunicación Oral

Es el principal medio de transmisión del mensaje (ej. discursos, discusiones).

• Ventajas: La velocidad y la retroalimentación inmediata.
• Desventajas: Al pasar el mensaje por varias personas, este puede distorsionarse.

Comunicación Escrita

Cualquier medio de transmisión que lleve escritas palabras o símbolos.

• Ventajas: Es tangible y verificable; el emisor y receptor guardan un registro del intercambio.
• Desventajas: Puede llevar más tiempo y carece de retroalimentación inmediata.

Comunicación No Verbal

Transmitimos un mensaje no verbal al interactuar, incluyendo movimientos del cuerpo, entonación, expresión del rostro, etc. Se actúa de acuerdo al estado de ánimo.

Flujos de Comunicación en la Organización

Comunicación Ascendente

Se establece entre personas de diferente nivel jerárquico dentro de la organización (ej. peticiones, quejas). Fluye de subordinados a superiores.

Comunicación Descendente

Se produce cuando se transfiere información desde posiciones jerárquicas superiores a inferiores.

Comunicación Horizontal

Ocurre entre departamentos o áreas de servicio, generalmente en el mismo nivel jerárquico.

Comunicación Oblicua Descendente

Se realiza de un superior a un subordinado de distinto nivel jerárquico y perteneciente a una distinta cadena de mando (ej. jefe del departamento de compras da órdenes a un empleado del departamento de producción).

Comunicación Oblicua Ascendente

Se realiza de un subordinado a un superior de distinto nivel jerárquico y de distinta cadena de mando.

Fases del Proceso de Comunicación Estratégica

Para satisfacer las necesidades de los individuos, es necesario que la organización cuente con planes de comunicación interna efectivos. Se debe elaborar un plan estratégico de comunicación que utilice varios medios o canales.

Etapas Clave

1. Compromiso de la Alta Dirección: Es necesario el apoyo de la cúpula directiva para realizar cualquier cambio significativo en la comunicación.
2. Diagnóstico de la Situación de Comunicación: Los planes deben basarse en una auditoría de comunicación, no en la intuición. Esta auditoría debe:
   • A) Detectar los flujos de comunicación existentes.
   • B) Conocer las necesidades de las personas afectadas por el plan.
   • C) Proyectar una visión del estado futuro deseable para la comunicación en la empresa.
3. Diseño del Plan: Se deben definir objetivos claros, seleccionar medios adecuados, planificar acciones concretas, gestionar el tiempo y establecer mecanismos y procedimientos para la implementación. Es crucial considerar la finalidad del mensaje.
4. Estrategias de Comunicación, Sensibilización y Negociación: Se debe sensibilizar a todos los empleados sobre la importancia de la comunicación y fomentar su participación.
5. Implantación y Seguimiento: Es necesario trazar un plan de seguimiento y retroalimentación constante para identificar desviaciones y corregir errores a tiempo.

Herramientas y Canales de Comunicación Interna

Manual/Portal del Empleado

Contiene la información necesaria para que el empleado logre un excelente desempeño, así como las condiciones y reglamentos de la organización.

Comunicación Escrita (Memorandos)

Los memorandos son un medio útil para transmitir cambios en las políticas y procedimientos de la organización de manera formal.

Boletín Informativo

Publicación con periodicidad definida donde se encuentra información sobre acontecimientos importantes, reuniones, cambios de puestos o novedades de la organización.

Intranet

Ofrece múltiples posibilidades como el intercambio de información interdepartamental, acceso a recursos, formación online, entre otros.

Reuniones

Facilitan el diálogo y fomentan el encuentro personal. Sin embargo, las reuniones mal planificadas pueden ser una pérdida de tiempo y recursos.

Procedimientos de Apelación

Permiten a los empleados responder a actuaciones de la gerencia y discutir decisiones. Tienen dos ventajas importantes:

1. Hacen que los empleados se sientan más seguros y confiados con la empresa.
2. Hacen que los directivos actúen con menos arbitrariedad.

Buzón de Sugerencias

Diseñado para solicitar y valorar las ideas de los empleados. Tres directrices clave para su diseño efectivo:

1. Tener un comité de evaluación de sugerencias para analizar las ideas propuestas.
2. Aplicar las sugerencias viables y agradecer formalmente a quienes las realizaron.
3. Establecer el valor de la recompensa (si aplica) en función del beneficio que la sugerencia suponga para la empresa.