Claves del Proceso de Compra y Negociación con Proveedores

El Proceso de Compras y la Negociación con Proveedores

¿Qué es la Nota de Pedido Interna?

Es el documento mediante el cual los distintos departamentos de una empresa solicitan al departamento de compras los productos o servicios que necesitan para su funcionamiento.

Fases para la Selección de un Proveedor

El proceso para elegir al proveedor adecuado consta de varias etapas clave:

1. Búsqueda inicial: Identificar proveedores que ofrezcan el servicio o producto que necesitamos.
2. Recopilación de información: Reunir datos relevantes sobre los proveedores preseleccionados.
3. Solicitud de condiciones: Elegir a los candidatos más prometedores y solicitarles información detallada sobre sus condiciones técnicas, económicas y de servicio posventa.
4. Selección final: Evaluar las propuestas y seleccionar al proveedor que mejor se ajuste a las necesidades de la empresa.
5. Formalización: Proceder a formalizar la compra mediante un contrato o pedido en firme.

Claves de la Negociación en el Proceso de Compra

¿Qué es la Negociación?

La negociación es un proceso de diálogo entre dos o más partes con intereses, en parte, contrapuestos, con el fin de llegar a un acuerdo común que resulte beneficioso para todos.

Estrategias de Compraventa: El Enfoque Ganar-Ganar

La estrategia en una negociación debe conducirnos hacia el objetivo perseguido. En las operaciones de compraventa, la estrategia más común y efectiva es la de ganar-ganar (win-win). Si se logran acuerdos y pactos rentables para ambas partes, la relación comercial se fortalecerá y prolongará en el tiempo.

Condiciones a Negociar

Durante la negociación, se discuten diferentes tipos de condiciones:

• Condiciones Económicas:
  • Precio por unidad.
  • Formas de pago.
  • Descuentos comerciales.
  • Rappels (descuentos por volumen de compra).
• Condiciones Técnicas:
  • Calidad del producto o servicio.
  • Garantía y su duración.
  • Tipo y calidad de los embalajes.
• Condiciones de Posventa:
  • Plazo de entrega.
  • Política de devoluciones.
  • Mecanismos para la revisión de precios.

El Proceso de la Negociación Paso a Paso

1. La Preparación: Es la fase previa donde se definen los objetivos, estableciendo los puntos máximos (lo ideal) y mínimos (lo inaceptable).
2. La Discusión: Ambas partes inician el diálogo, exponen sus intereses y puntos de vista. En esta etapa, es fundamental practicar la escucha activa.
3. Las Señales: Se debe prestar atención a la comunicación no verbal (gestos, posturas, tono de voz), ya que puede revelar información importante sobre la posición de la otra parte.
4. Las Propuestas: Se ponen sobre la mesa las ofertas y condiciones concretas para empezar a buscar un terreno común.
5. La Respuesta y las Concesiones Mutuas: Se analizan las contraofertas de la otra parte. Es el momento del intercambio, donde ambas partes ceden en algunos aspectos para poder llegar a un acuerdo.
6. El Cierre: Una vez alcanzados los objetivos mínimos, es crucial cerrar el acuerdo lo antes posible para evitar que la negociación se alargue innecesariamente o se rompa.
7. El Acuerdo: Finalmente, se formaliza por escrito un documento que refleje todos los puntos y condiciones acordados. Esto proporciona seguridad jurídica y evita futuros malentendidos o incumplimientos.

Gestión de la Relación con Proveedores

Una vez formalizada la compra, pueden surgir diversas situaciones que requieren una comunicación fluida con el proveedor:

• Modificación de pedidos: Si el cliente necesita modificar un pedido, debe comunicárselo al proveedor a la mayor brevedad posible para evaluar su viabilidad.
• Reclamaciones: El cliente puede reclamar ante el incumplimiento de las condiciones pactadas (plazos, calidad, etc.) o por defectos en los productos recibidos.
• Anulación de pedidos: Un pedido puede anularse por motivos diversos, como retrasos injustificados en la entrega, calidades inadecuadas, o por la imposibilidad de pago por parte del cliente.