Claves para la Selección y Gestión Eficaz de Proveedores

Relaciones y Criterios para la Selección de Proveedores

Elegir al proveedor adecuado es esencial para garantizar un coste razonable y una buena calidad en los productos o servicios. Una estrategia común consiste en contar con múltiples proveedores para fomentar la rivalidad entre ellos y obtener mejores condiciones.

Criterios Fundamentales de Selección

Para tomar la mejor decisión, es crucial evaluar a los candidatos según tres factores principales:

• Factores económicos: Son todos aquellos asociados al coste de adquisición. Se tienen en cuenta el precio, los descuentos, las formas de pago y otros costes relacionados.
• Factores de calidad: Se refieren a que los suministros sean fiables y cumplan con las especificaciones técnicas y de rendimiento requeridas.
• Factores de servicio: Incluyen aspectos comerciales relacionados con la atención al cliente, la capacidad de respuesta, los plazos de entrega y el soporte posventa.

El Proceso de Selección y Negociación

A la hora de seleccionar proveedores, es conveniente realizar fichas donde se resuman las condiciones que ofrece cada uno para facilitar la comparación y la toma de decisiones.

Código Ético

Los códigos éticos son un conjunto de normas de conducta que las empresas exigen a sus proveedores para asegurar prácticas comerciales justas, transparentes y responsables.

Tipos de Negociación

• Negociación inmediata: Busca la rapidez para llegar a un acuerdo, sin importar si se deterioran las relaciones a largo plazo con el proveedor.
• Negociación progresiva: Busca mantener una relación duradera y de confianza, más que imponer condiciones. En este caso, la estrategia a emplear se denomina ganar-ganar.

Estrategias de Negociación

• Estrategia ganar-perder: El objetivo es obtener el máximo beneficio posible de la otra parte, a la que se percibe como un rival.
• Estrategia ganar-ganar: Se busca un acuerdo mutuamente beneficioso, en el que ambas partes queden satisfechas y se fortalezca la relación comercial.

Formalización y Seguimiento de la Relación Comercial

La Formalización de la Compraventa

Cuando se quiere dejar constancia de las condiciones negociadas, se debe realizar un contrato de compraventa. Este documento legaliza el acuerdo y protege a ambas partes.

Aspectos Clave del Contrato de Compraventa

• La compraventa mercantil
• Elementos personales (comprador y vendedor)
• Elementos reales (el bien o servicio y el precio)
• Elemento formal (el contrato escrito)
• Las obligaciones de las partes
• Estructura del contrato de compraventa

El Contrato de Suministro

Es un contrato por el cual una de las partes (el suministrador) se obliga a proveer a la otra (el suministrado) bienes o servicios de forma periódica o continuada a cambio de un precio.

Gestión Continua de Proveedores

Seguimiento y Evaluación

Una vez seleccionado el proveedor, hay que hacer un seguimiento de los pedidos. Esto se puede gestionar en una ficha de seguimiento de proveedores para controlar el cumplimiento de plazos, calidad y condiciones pactadas.

Certificación de Proveedores

El proceso de certificación busca reducir las inspecciones a los pedidos recibidos. Cuando el proveedor es certificado, se le considera fiable y ya no es necesario analizar sus aprovisionamientos de manera exhaustiva, optimizando los procesos.

El Fichero de Proveedores

Es importante tener un fichero actualizado de proveedores para poder acceder rápidamente a los datos necesarios para solicitar un presupuesto o hacer un nuevo pedido.