Claves para un Sistema Contable Óptimo: Entidad, Procesamiento y Datos

Factores Clave para la Configuración de Sistemas Contables

Definición de la Entidad y su Contexto

• Actividad o giro de la entidad: Se determina por la clase de mercancía que vende o por el servicio que presta.
• Marco legal: Régimen bajo el cual se encuentra constituida la entidad, ya sea como persona física o como persona moral.
• Políticas de operación: Forma en que la empresa realiza sus transacciones financieras.
• Tamaño de la entidad: Es decir, si la empresa se considera micro, pequeña, mediana o grande.

Establecimiento del Procesamiento de Datos

Para establecer el procesamiento de datos, debe elegirse entre los siguientes procedimientos:

• Procedimiento manual: Es el procesamiento de las transacciones que se efectúa manualmente en libros de contabilidad.
• Procedimiento mecánico: Es el procesamiento de las operaciones que se efectúa por medio de máquinas de contabilidad, incluyendo el uso de máquinas auxiliares como sumadoras, calculadoras, máquinas de escribir, etc.
• Procedimiento electrónico: Es el procesamiento de las operaciones que se lleva a cabo por medio de máquinas electrónicas o computadoras con un software especializado.

Selección y Clasificación de la Información Contable

Diseño del Sistema Contable y Captura de Datos

El diseño de un buen sistema contable radica en una adecuada descripción de los datos que deben ingresarse. La enumeración precisa de dichos datos resultará en información de mejor calidad.

La utilización de medios informáticos permite programar controles automáticos en la captura de datos que aseguren que toda la información necesaria ingrese al sistema.

Procesos Fundamentales de Datos

Clasificación de los Datos

Los datos son ingresados al sistema contable mediante una clasificación previa, organizados por lotes de documentación.

Codificación de Datos

La codificación de datos permite definir, previo a su ingreso al sistema, en qué cuentas se realizará su acumulación, incluyendo las subcuentas, e indicará los procesos para posteriores reclasificaciones con el fin de obtener información relevante.

Selección de los Datos y Documentación de Respaldo

Los criterios fundamentales para el procesamiento de datos deben basarse en la existencia de un hecho contable y en la pertinencia de dicho hecho a la entidad en cuestión.

Los datos que ingresan al sistema deben contar con documentación de respaldo, a fin de que el sistema de información tenga constancia de su existencia, conozca las características de la operación y para que, ante cualquier evento, incluso de índole jurídica, puedan