Compras Eficientes para el Éxito Empresarial

Organización Comercial

El departamento de compras se encarga de adquirir los productos y contratar los servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa y la consecución de los objetivos programados.

Organigrama de la Dirección General

1 Departamento de Compras: Objetivos y Funciones

Para la empresa, las palabras clave del aprovisionamiento son coste, calidad y plazos.

El departamento de compras recibe las solicitudes de materiales de otros departamentos o secciones, busca proveedores y gestiona la llegada de los productos adquiridos a los inventarios de la empresa.

Los principales objetivos del departamento de compras son:

• Buscar proveedores competitivos que faciliten materiales de la mejor calidad y aseguren el plazo de entrega.
• Adquirir materiales con la calidad adecuada para asegurar la satisfacción tanto del cliente interno (fabricación) como del cliente extremo (empresa intermediaria o consumidor final).
• Conseguir los productos con la mejor relación calidad-precio y negociar con el proveedor para disminuir el coste global de adquisición.
• Conseguir el suministro a tiempo para que los materiales estén disponibles cuando se necesitan.
• Mantener los inventarios al mínimo, teniendo los stocks necesarios para minimizar los costes de almacenaje.
• Colaborar en la empresa, intercambiando información con otras áreas o secciones para obtener productos de calidad y competitivos.

Funciones del departamento de compras:

• Recibir las solicitudes de artículos y materiales, buscar proveedores y gestionar las compras.
• Analizar la evolución del mercado, anticipándose a los cambios.
• Estudiar los envíos de los proveedores, haciendo un seguimiento de los pedidos y los métodos de almacenamiento que utiliza la empresa.
• Mantener relaciones eficientes con los proveedores.
• Buscar soluciones para mejorar los costes y actuar en coordinación con otros departamentos de la empresa.

RR. HH. del departamento de compras

El jefe de compras se encarga de la organización, coordinación y control de todas las actividades relacionadas con la gestión del servicio a su cargo.

Los compradores, quienes dependen del jefe de compras, son responsables de contratar los materiales y servicios necesarios para la empresa. Su función consiste en conseguir una buena operación, ser eficaces en la negociación con el proveedor y defender los intereses de la empresa.

Proceso de Compras:

Consta de las siguientes fases:

• Planificar las compras: Estudiar las necesidades de la empresa y buscar fuentes de suministro.
• Analizar las necesidades: El departamento de compras recibe los boletines de solicitud del personal de almacén o ventas y estudia la prioridad de las peticiones.
• Solicitar ofertas y presupuestos: Cuando la compra es de alto coste.
• Evaluar las ofertas y seleccionar al proveedor: Examinar las ofertas y comparar precio, calidad, etc.
• Negociar las condiciones: Cantidad máxima o mínima de compra, forma de pago, gastos de embalaje, etc.
• Solicitar pedido: Cuando se llega a un acuerdo, se formaliza y se firma el contrato de suministro para realizar entregas periódicas.
• Seguimiento del pedido y los acuerdos.

Búsqueda de Proveedores

Los proveedores potenciales o fuentes de suministro se pueden encontrar en:

• Internet
• Asociaciones empresariales o profesionales
• Prensa y revistas especializadas
• Guías telefónicas
• Información obtenida de empresas especializadas en gestión de bases de datos
• Anuncios en prensa, radio y televisión

Solicitud de Ofertas y Presupuestos

Las empresas solicitan ofertas y presupuestos en los siguientes casos:

• Cuando se inicia por primera vez la actividad.
• Cuando la empresa tiene que comprar un producto nuevo.
• Cuando no se está contento con los proveedores habituales.
• Cuando se quiere ampliar la cartera de proveedores.
• Cuando se recibe publicidad de otra empresa recién instalada.