Comunicación Comercial Efectiva: Redacción, Cartas y Gestión de Pedidos

La Comunicación Escrita en los Negocios

Características de una Redacción Eficaz

• Claridad: Facilita la comprensión del mensaje.
• Orden: Estructura lógica para una lectura fluida.
• Brevedad: Concisión y precisión en la información.
• Corrección: Cumplimiento de las normas gramaticales y ortográficas.
• Precisión: Uso de términos específicos y adecuados al contexto.
• Cortesía: Tono respetuoso y profesional.
• Formalidad: Lenguaje apropiado para el ámbito empresarial.
• Completitud: Información suficiente para evitar ambigüedades.
• Interés: Captar la atención del lector.

Errores Comunes en la Redacción

• Faltas de ortografía y redacción: Afectan la credibilidad.
• Pobreza de expresión: Dificulta la comprensión.
• Desorden en la exposición: Confunde al lector.
• Verborragia: Exceso de palabras innecesarias.
• Pedantería: Uso excesivo de tecnicismos o lenguaje complejo.
• Descortesía: Genera una imagen negativa.

Estructura de una Carta Comercial

Encabezamiento

• Membrete: Identificación de la empresa (izquierda o centrado).
• Referencias: Datos de identificación del documento.
• Asunto: Breve resumen del tema principal.
• Fecha: Día, mes y año de emisión.
• Destinatario: Nombre y dirección del receptor (derecha).
• Saludo: Fórmula de cortesía inicial.

Cuerpo

• Introducción: Despertar el interés del lector.
• Exposición: Desarrollo de la idea principal y argumentos.
• Conclusión: Cierre de la exposición y resumen de ideas clave.

Pie o Cierre

• Despedida: Fórmula de cortesía final (ej. "Atentamente").
• Firma: Autógrafo, nombre y cargo.
• Anexo: Documentos adjuntos.
• Posdata (P.D.): Información adicional breve.

Tipos de Sobres

Según el Diseño

• Sobres sin ventana: Requieren escribir la dirección del destinatario.
• Sobres con ventana: Permiten visualizar la dirección a través de una ventana plástica.

En Función del Cierre

• Sobre engomado: Se cierra humedeciendo la solapa.
• Sobre autoadhesivo: Se cierra mediante una tira adhesiva.

Sobres Especiales

• Sobre prepagado o prefranqueado
• Sobre con acuse de recibo
• Sobre de envío por avión
• Sobre urgente
• Sobre primer día
• Sobres de arte postal
• Sobre para correo interno
• Sobres bolsas: Kraft normal, plástico, bolsas acolchadas

Tipos de Cartas Comerciales

Anteriores al Pedido

• Carta circular
• Carta de presentación
• Carta de oferta
• Carta de oferta-venta
• Cartas de solicitud, información
• Respuesta a las solicitudes anteriores

Propias de Compraventa

• Carta-pedido
• Pedido anexo a la carta
• Anuncio de envío de mercancías
• Aceptación de pedido
• Denegación de pedido
• Modificación y anulación de pedido
• Reclamación del pedido

Posteriores a la Entrega de Mercancía

• Carta de acuse de recibo
• Carta de reclamación y devolución
• Carta respuesta a las reclamaciones

Gestión de Pagos y Cobros

• Envío de facturas, cheques
• Reclamaciones relativas a las facturas
• Reclamaciones de pagos

Gestión de Pedidos y Anomalías en la Compraventa

Contenido del Presupuesto

Condiciones Económicas

• Precio por unidad y por lote
• Descuento comercial
• Rappels y su aplicación
• Forma de pago

Condiciones Técnicas

• Características técnicas
• Calidad
• Embalajes especiales
• Instalación y montaje

Servicios Posventa

• Plazo de entrega
• Devolución de excedentes
• Revisión de precios
• Otros servicios

Mailing

Carta circular acompañada de folletos, catálogos o publicidad.

Carta-Pedido

Debe reflejar:

• Cantidad y clase de artículos
• Características técnicas, de calidad y distintivas
• Precio, importe, forma de pago
• Forma de envío y plazos de entrega
• Dirección de envío

Gestión de Anomalías en la Compraventa

• Denegación del pedido
• Modificación o anulación del pedido
• Reclamación o devolución de mercancía
• Reclamaciones relativas a las facturas y pago

Denegación del Pedido

Causas comunes:

• Falta de stock
• Discontinuación del producto
• Condiciones de pedido inaceptables
• Pagos pendientes del cliente

Modificación o Anulación del Pedido

Requieren acuerdo entre comprador y vendedor, pudiendo el vendedor exigir compensación por daños y perjuicios.

Reclamaciones y Devolución de Mercancías

Se originan por incumplimiento de alguna de las partes, comúnmente por demoras en la entrega.

Respuestas a las Reclamaciones

• Aceptar la reclamación si es justa.
• Refutar la reclamación si no se ajusta a la realidad.

Cartas Relacionadas con el Pago y Cobro

Notificaciones de envío de facturas, recepción de pagos, etc.

Envío de Factura, Efectos, Cheques

Suelen ir acompañados de una carta de presentación.

Reclamaciones Relativas a las Facturas

Verificar:

• Concordancia entre factura, pedido y mercancía recibida.
• Corrección del precio facturado.
• Ajuste de la forma de pago y penalizaciones a lo pactado.