Comunicación Efectiva: Claves, Elementos y Superación de Barreras

Fundamentos de la Comunicación: Conceptos Clave y Aplicación

Definición de Comunicación y Diferencia con la Información

La comunicación es la capacidad inherente a todo ser de relacionarse, intercambiando ideas o pensamientos, mediante la utilización de un sistema de signos para la difusión de mensajes, ya sean escritos o audiovisuales.

La principal diferencia entre comunicación e información radica en la interacción. Para que exista comunicación, es necesaria la respuesta o retroalimentación del interlocutor. En contraste, la información solo consiste en proporcionar algún dato o dar a conocer una noticia o hecho, y no requiere una respuesta directa del receptor.

Elementos (10) Esenciales de la Comunicación

Los elementos básicos o esenciales que intervienen en el proceso comunicativo son:

• Emisor: Aquel que transmite la información.
• Mensaje: La información que el emisor transmite.
• Receptor: Individual o colectivamente, es quien recibe la información.
• Código: Es el sistema de signos que utiliza el emisor para codificar el mensaje.
• Canal: Es el medio por donde el emisor transmite la información y el receptor la capta.
• Soporte, Feedback o Retroalimentación: La respuesta del receptor al emisor.
• Contexto: Circunstancias que rodean el hecho o acto comunicativo y que permiten comprender el mensaje.

Objetivos de la Comunicación en el Ámbito Laboral

La comunicación efectiva es fundamental en el entorno profesional. A continuación, se presentan cinco objetivos clave:

• Informar y Enseñar: Transmitir conocimientos, procedimientos o datos relevantes.
• Animar y Motivar: Fomentar el entusiasmo, la moral y el compromiso del equipo.
• Persuadir y Motivar: Influir en decisiones, opiniones o comportamientos.
• Averiguar, Debatir y Negociar: Facilitar la resolución de problemas, el intercambio de ideas y la consecución de acuerdos.
• Divertir y Entretener: Crear un ambiente de trabajo más ameno y fortalecer las relaciones interpersonales (ej. en eventos de equipo).

Directrices para una Comunicación sin Errores

Para evitar malentendidos y asegurar la eficacia de la comunicación, es crucial seguir estas directrices:

• Claridad del Mensaje: Comunicar el mensaje de forma clara. Hay que evitar transmitir el mensaje de forma ambigua, sin concisión o con falta de claridad. Se debe tener claro el objetivo antes de comenzar a emitir el mensaje.
• Escucha Activa del Receptor: Comprobar que el receptor está practicando la escucha activa, que está atento, y que puede preguntar o resumir lo comprendido para confirmar la recepción.
• Elección Correcta del Canal y Código: Elegir de forma adecuada tanto el canal como el código, ya que si el mensaje no llega de forma correcta y plena al receptor, el esfuerzo producido sería en vano y la comunicación no se produciría eficazmente.
• Asertividad del Emisor: Evitar la falta de asertividad por parte del emisor a la hora de transmitir el mensaje. Aunque el contenido sea correcto, el modo de transmitirlo puede impedir que se logre el impacto deseado.

Barreras Comunes en la Comunicación

Diversos obstáculos pueden interferir en el proceso comunicativo, impidiendo que el mensaje llegue de forma efectiva. Estas son las principales barreras:

• Barreras Personales: Son las interferencias que provoca el propio individuo, cuando actúa en el rol de receptor, dejándose influir por sus percepciones, emociones, valores o malos hábitos de escucha, etcétera.
• Barreras de Origen Interno: Se presentan cuando el emisor tiene dificultades para transmitir el mensaje con claridad y eficacia.
• Barreras Geográficas y Temporales: Hacen referencia a las distinciones del modo de expresarse dependiendo del lugar geográfico donde se produce la comunicación, así como a las variaciones en la forma de expresarse según la edad o el contexto temporal.
• Barrera Física: Son las interferencias que se presentan en el lugar donde la comunicación se produce (ruido, mamparas protectoras, vehículos, interferencias telefónicas).
• Barreras Mentales: Surgen de ideas preconcebidas de forma inconsciente, basadas en la experiencia previa tanto del emisor como del receptor. Obstaculizan el verdadero objeto y contenido del mensaje.
• Barrera Semántica: Se derivan de las limitaciones del idioma o de los signos empleados. También incluyen el desconocimiento de vocabulario o palabras técnicas.

Requisitos para una Comunicación Efectiva

Para asegurar que la comunicación sea exitosa y cumpla su propósito, es fundamental cumplir con los siguientes requisitos:

• Entorno Adecuado: Procurar transmitir el mensaje en un entorno adecuado, sin perturbaciones ni ruidos.
• Claridad y Concisión del Mensaje: Emitir el mensaje de forma concisa y clara, en un código que tanto el emisor como el receptor sean capaces de entender.
• Uso Estratégico de Canales: Aprovechar todos los canales de comunicación posibles, adaptando la elección a las necesidades.
• Evitar el Exceso de Información: Ser selectivo con la información para no abrumar al receptor.
• Adaptación al Receptor: Utilizar términos que se adapten a la comprensión del receptor.
• Atención a la Retroalimentación: Prestar atención a las posibles reacciones del receptor del mensaje, permitiendo al emisor comprobar si se está recibiendo de forma correcta y si se ha logrado el entendimiento.