Comunicación efectiva y control de personal en el departamento de Recursos Humanos

1. Comunicación en el departamento de Recursos Humanos (RRHH)

Interna

Vertical:

• Descendiente: El emisor es la dirección; la información desciende hasta la base operativa y se comunican órdenes, estrategias o procedimientos.
• Ascendente: El emisor es la base operativa; la información asciende hasta la dirección y se comunican peticiones o quejas.

Horizontal: Emisor y receptor están al mismo nivel, ya sea del mismo o de distinto departamento. Se coordinan actividades para que el resultado sea lo más eficiente posible; la comunicación suele realizarse mediante reuniones.

Informal: Surge espontáneamente de las relaciones interpersonales. Permite la transmisión de información fuera de los canales oficiales, pero puede dar lugar a rumores.

Externa

• Ambiental: La empresa recibe información normativa, necesidades de clientes, cambios en el entorno, etc.
• Corporativa: La empresa transmite información al exterior (sociedad, proveedores); por ejemplo, publicidad.

1.1 Tipos y medios de comunicación en el departamento de RRHH

Interna (dentro del ámbito de la empresa)

Con los trabajadores de la empresa.

Para:

• Transmitir información relacionada con procesos de selección o promoción.
• Comunicar sanciones y despidos.
• Resolver dudas de los trabajadores sobre su contrato, nóminas, Seguridad Social, etc.

Medios: Tablón de anuncios, teléfono, email, avisos, intranet, etc.

Externa (fuera del ámbito empresarial)

Con:

• Posibles candidatos.
• Servicio Público de Empleo Estatal, Seguridad Social, Agencia Tributaria, etc.

Para:

• Procesos de selección.
• Cumplir las exigencias legales de las administraciones.

Medios: Teléfono, email, atención directa, internet, redes profesionales, portales de empleo, etc.

1.2 Estrategias y técnicas de comunicación oral

Asertividad (como emisor)

Asertividad: Expresar opiniones de forma amable y respetuosa.

Ventajas: Favorece la confianza en uno mismo y genera el respeto de los demás.

Técnicas:

• Disco rayado: Reiterar nuestros deseos ante la insistencia del interlocutor por lograr los suyos.
• Banco de niebla: Aceptar una parte de verdad, pero mantener nuestra postura.
• Aserción negativa: Ante una crítica negativa, mostrar voluntad de corregirnos.
• Asertividad confrontativa: Poner de manifiesto la incongruencia entre lo que el interlocutor dice y hace.

Escucha activa (como receptor)

• Escuchar con atención y cuidado.
• Ventajas: Favorece la relación positiva y crea un clima de confianza.
• Técnicas: Crear un clima adecuado, escuchar con empatía, no prejuzgar, parafrasear y formular preguntas abiertas.

Conductas no verbales (emisor/receptor)

Para que la comunicación sea más eficaz debemos cuidar la comunicación no verbal.

Consejos:

• Postura correcta y relajada.
• Evitar tics.
• Mirar a los ojos.
• Gesticular para apoyar nuestra explicación.

2. Sistemas de control de personal

Sirven para controlar la asistencia de los trabajadores y evaluar su rendimiento.

2.1 Control del absentismo

El absentismo laboral es toda ausencia de un trabajador en su puesto de trabajo dentro de su jornada laboral (justificada o no).

Justificado: Corresponde a derechos que tienen los trabajadores en cuanto a permisos retribuidos, bajas por maternidad e incapacidad temporal.

• Seguirá percibiendo remuneración.
• Debe ser acreditado por un justificante cuando corresponda.

Injustificado: Ausencias a las que el trabajador no tiene derecho o que no están justificadas.

• Casos: faltas de puntualidad, ausencias injustificadas, etc.
• No percibirá remuneración.
• Pueden ser objeto de sanción o despido.