Comunicación Efectiva: Etapas, Principios y Fases en Situaciones Presenciales

Etapas de la Comunicación

• Elaboración del mensaje: Se lleva a cabo un proceso de codificación para asegurar la comprensión del mensaje.
• Transmisión del mensaje: El emisor elige el canal y el soporte para hacer llegar el mensaje al receptor.
• Comprensión del mensaje: El proceso de comunicación no se completa hasta que el receptor decodifica el mensaje.
• Respuesta o feedback: El sentido de la comunicación cambia porque el receptor se convierte en emisor y el emisor en receptor.

Principios Básicos de la Comunicación Presencial

• Recopilar la información.
• Indicar el motivo de nuestra exposición antes de comenzarla.
• Organizar el contenido del mensaje.
• Crear y mantener el interés del receptor del mensaje.
• Adaptar el mensaje al nivel del receptor.
• Verificar la comprensión del mensaje.

Fases en Situaciones de Comunicación Presencial

• Inicio

  Se procede al saludo y la presentación, se explican los motivos de la entrevista. Se realizan preguntas abiertas y poco trascendentes, a fin de crear un clima de confianza y comunicación.

• Cuerpo central

  Se profundiza en aquellos aspectos que el entrevistador considera necesarios en función del objetivo previsto.

• Cierre

  El entrevistador suele hacer un pequeño resumen del contenido de la entrevista y permite al entrevistado alguna aportación adicional.

Comunicación en la Recepción de Visitas

1. Recepción/Acogida

   Ir al encuentro del visitante con una sonrisa, saludar, presentarnos y ponernos a su disposición, con un tono positivo.

2. Seguimiento

   Identificar el motivo que ha llevado al cliente a dirigirse a la empresa. Tener un espíritu creativo y de disponibilidad.

3. Gestión

   Intentar que la estancia del visitante sea lo más agradable posible.

   • La persona que le recibe se presenta y le invita a sentarse.
   • Estrechar su mano de forma firme y breve, con una frase amable como "Mucho gusto".
   • Memorizar sus datos y llamarlo por su nombre.
   • La persona que atiende debe intentar ser educada en todo momento.

4. Despedida

   Agradecer la visita y acompañar al visitante hasta la salida.

Detalles de Protocolo

• Puntualidad.
• Vestir de forma adecuada.
• Seguir las indicaciones de los programas, respetando los horarios.
• Hacer uso de un comportamiento educado y natural.
• Preguntar para resolver las dudas.