Comunicación Efectiva: Técnicas y Estrategias para el Éxito Profesional

Formas de Comunicación Oral

El Teléfono

En la comunicación telefónica, carecemos de algunas ventajas de la comunicación presencial. No podemos ver al emisor ni utilizar la gesticulación, y es posible que haya problemas de interferencias. Por ello, hay que poner especial atención al transmitir un mensaje telefónico:

• Utilizar frases cortas.
• Mantener la conversación en forma de diálogo.
• Hacer preguntas al receptor para verificar si ha recibido el mensaje correctamente.

Técnicas de Comunicación Asertiva

1. La Escucha Activa

"Con el oído se nace, la escucha se hace". Oír es simplemente percibir vibraciones de sonido; escuchar es entender, comprender o dar sentido a lo que se oye. Es fundamental ponerse en el lugar del otro.

Objetivos:

• Asegurar al interlocutor que hemos recogido y entendido el mensaje.
• Alentar al interlocutor a emitir nuevos mensajes.

Elementos a evitar en la escucha activa:

• No distraerse.
• No interrumpir al que habla.
• No juzgar.
• No ofrecer ayuda ni soluciones prematuras.
• No rechazar lo que el otro está sintiendo (ej: "No te preocupes, no es nada").
• No contraargumentar (ej: uno dice "Me encuentro mal" y tú dices "Yo también").
• No contar tu historia cuando el otro necesita hablarte.
• Evitar el "síndrome del experto" (ya tienes la respuesta al problema antes de que te lo cuenten).

Habilidades para la escucha activa:

• Mostrar empatía: Ponerse en el lugar del otro.
• Parafrasear: Verificar o decir con las propias palabras lo que otro dice. Esto ayuda a comprender lo que se está diciendo y permite verificar si realmente se está entendiendo, y no malinterpretando.
• Emitir palabras de refuerzo o cumplidos: Verbalizaciones que suponen un halago para la otra persona o refuerzan su discurso al transmitir que uno lo aprueba, está de acuerdo o comprende lo que acaba de decir.

La Comunicación No Verbal

Es aquella que no emplea signos lingüísticos para transmitir el mensaje. Para facilitar la comunicación laboral, hay que tener en cuenta las conductas no verbales, como mirar a la cara. El lenguaje oral debe relacionarse con la comunicación no verbal. No podemos decirle a nuestro jefe que mañana vamos a llegar tarde mostrando una sonrisa amplia cuando el retraso se debe a la asistencia al funeral de un amigo.

Ámbitos de la Comunicación No Verbal

• Kinesia

  Se ocupa de la comunicación no verbal expresada a través de los movimientos del cuerpo, así como de los mensajes que emite el aspecto físico. Las principales fuentes del comportamiento kinésico son: postura corporal, gestos, expresión facial, mirada y sonrisa.

• Paralingüística

  Estudia el comportamiento no verbal expresado en la voz: tono, volumen, ritmo, velocidad al hablar, entonación.

• Proxémica

  Se encarga de estudiar el comportamiento verbal relacionado con la utilización y estructuración del espacio inmediato de la persona. Hay dos tipos:

  • Espacio personal: Espacio que nos rodea, al que no dejamos que otros entren a no ser que lo invitemos.
  • Conducta territorial humana: Espacio que cada uno necesita para vivir y que defendemos de toda intrusión. Si los pisos son demasiado pequeños, están juntos o hay gente aglomerada, llegará el momento en que surgirán tensiones que pueden desembocar en hostilidades abiertas y en conductas agresivas.

Algunos Aspectos que Mejoran la Comunicación

• Al criticar a una persona, no ayudas a que cambie, sino a que refuerce sus defensas.
• Discutir los temas de uno en uno, sin mezclarlos (ej: si discutes de impuntualidad, no puedes reprocharle de paso que es despistado).
• No acumular emociones negativas; podrían producir un estallido.
• No hablar del pasado ("sacar trapos sucios").
• Ser específico, concreto y preciso es una de las normas principales de la comunicación.
• Evitar las generalizaciones ("Es que nunca me escuchas").
• Ser breve; repetir lo mismo con palabras distintas no es agradable para el que escucha.
• La comunicación no verbal debe ir acorde con la verbal.
• Elegir el lugar y momento adecuado. Es importante cuidar esto.
• Considerar el ambiente, ruido, lugar y nivel de intimidad.
• Si vamos a criticar o pedir explicaciones, debemos estar a solas.
• Si vamos a elogiar, sería bueno que estuviéramos con su equipo.
• Si ha comenzado una discusión y vemos que se nos escapa de las manos o que no es el momento adecuado, utilizaremos frases como: "Si no te importa, podemos seguir esto en otro momento".

Redes de Comunicación

Son las formas que utiliza una empresa para mover la información hasta que llega a los destinatarios:

• Red en cadena: La comunicación se realiza con la persona que se tiene más cerca.
• Red en estrella: El líder es el que coordina la comunicación con los demás.
• Red en Y: Combina la red en cadena y en estrella.
• Red en círculo: La comunicación circula entre unos y otros.
• Red en varias direcciones: Todas las personas se comunican entre sí.