Comunicación Efectiva: Tipos, Elementos y Procesos en la Empresa

1. La Comunicación: Naturaleza y Definición

El desarrollo y la evolución de todas las sociedades humanas es posible gracias a la comunicación. Experimentan la necesidad de comunicarse unos con otros con el fin de intercambiar información y relacionarse entre sí.

La comunicación es un proceso en el que dos o más personas se relacionan con el fin de transmitir, compartir o intercambiar información de cualquier tipo.

2. Tipos de Comunicación: Verbal y No Verbal

Comunicación Verbal

Consiste en la transmisión de mensajes a través de la palabra.

Puede ser:

• Oral: cuando se utiliza la palabra hablada.
• Escrita: cuando se utiliza la palabra escrita.

Comunicación No Verbal

Está constituida por todos aquellos mensajes transmitidos independientemente al uso de las palabras habladas. Desempeña un papel importante en la comunicación cara a cara.

3. Elementos del Proceso de Comunicación: Emisor, Receptor, Mensaje, Código, Canal y Soporte

Para que pueda tener lugar una buena comunicación, sea oral o escrita, deben intervenir los siguientes elementos indispensables:

• Emisor: es la persona que transmite el mensaje.
• Receptor: es el sujeto a quien va dirigido el mensaje enviado por el emisor.
• Mensaje: es el contenido de la comunicación, la información que se transmite.
• Código: es el sistema de señales, normas o símbolos relacionados entre sí que sirven para articular y transmitir el mensaje.
• Canal y Soporte: el canal es el medio físico a través del cual se emite el mensaje desde el emisor al receptor. El soporte es el elemento que contiene la información.

4. El Proceso de Comunicación: Elaboración del Mensaje, Transmisión, Comprensión y Respuesta o Feedback

El proceso de comunicación es una acción de doble sentido que se desarrolla a través de las siguientes etapas:

Elaboración del Mensaje

Da forma a la idea que se va a comunicar. Para ello, el emisor lleva a cabo un proceso de codificación que garantice la comprensión del mensaje; debe utilizar un código común (lenguaje, signos).

Transmisión del Mensaje

Es el acto por el cual el emisor hace llegar el mensaje al receptor.

Captación del Mensaje

Se produce la captación del mensaje cuando la información que se ha transmitido al emisor llega hasta el sujeto receptor. Se conoce como ruido o interferencia a todo aquello que pueda alterar, deformar o impedir la transmisión o la recepción de la información. Cuando el receptor recibe el mensaje, atendiendo a sus experiencias y conocimientos, lo interpreta y le da un significado. Es lo que llamamos descodificación. Esta comunicación se conoce como unidireccional o de sentido único.

Respuesta o Feedback

Si el receptor contesta al emisor enviándole un mensaje como respuesta, el sentido de la comunicación cambia, ya que este sujeto se convierte en emisor y el que transmitió en primer lugar pasa a ser el nuevo receptor. Esta comunicación es de doble sentido o bidireccional.

5. Las Comunicaciones en la Empresa: Interna y Externa

Si tenemos en cuenta que la empresa es una actividad organizada y desarrollada por personas, se aprecia la creciente importancia de la comunicación. Esta se puede llevar a cabo de forma interna y, por otro lado, externa.

Comunicación Interna

Es la que se produce entre los departamentos y entre los miembros de la propia estructura organizativa. Tiene como objetivo principal conseguir que exista una buena relación entre las personas de la empresa durante su actividad profesional, creando alta motivación entre ellas.

Comunicación Externa

Tiene como objetivo principal crear una buena imagen corporativa de la empresa y dar a conocer los productos y servicios que ofrece a sus clientes. Está integrada por las siguientes actividades: publicidad, relaciones públicas, promoción de ventas y venta personal.