Comunicación en la Empresa: Claves para una Comunicación Interna Efectiva

1. La Comunicación en la Empresa

La comunicación es un elemento fundamental en las relaciones humanas. Se trata de un proceso dinámico mediante el cual el emisor y el receptor establecen una conexión en un momento y espacio determinados para transmitir, intercambiar o compartir ideas, información o significados.

La información es el mensaje que se envía al receptor. La información del mensaje se produce en un solo sentido.

• Comunicación Externa: De la empresa con su entorno.
• Comunicación Interna: Entre las personas que conforman la empresa.

1.1 Funciones de la Comunicación

• Información: Permite recabar la información necesaria en la toma de decisiones, transmitir a los empleados los objetivos, así como la información de trabajadores a trabajadores.
• Motivación: Favorece la motivación de los trabajadores de diferentes maneras.
• Expresión Emocional: Es un mecanismo fundamental para que los miembros muestren sus aspiraciones, frustraciones y satisfacción.
• Control: Actúa para conocer el grado de consecución de los objetivos previamente pactados o para comprobar el impacto de determinadas actuaciones en la organización.

2. Elementos del Proceso de Comunicación

• Emisor: Persona encargada de lanzar el mensaje, no siempre coincide fuente y emisor.
• Mensaje: Aquello que se requiere transmitir: ideas, órdenes, pensamientos, sentimientos, etc. El mensaje tiene que estar codificado para que el receptor lo pueda entender.
• Canal: Medio a través del cual se difunde el mensaje: cartas, reuniones, revistas. El emisor selecciona el canal o los canales más adecuados para conseguir sus objetivos, puede que se utilicen 1 canal o más.
• Código: Conjunto de signos, símbolos y reglas conocidos por emisor y receptor. El código más empleado es el lenguaje pero hay gran variedad (braille, señales).
• Retroalimentación (Feedback): Es la respuesta del receptor al emisor, si no hay feedback no hay comunicación.
• Ruido: Cualquier elemento que altera o perturba la comunicación. Se manifiesta mediante barreras físicas, psicológicas, etc.

2.1 Principales Canales para Transmitir Información en la Empresa

• Cartas: Se utilizan para comunicar temas especiales o muy importantes.
• Correo Electrónico: Medio de comunicación muy rápido cuyo feedback también puede ser rápido.
• Intranet: Medio rápido e instantáneo para comunicarse entre trabajadores.
• Circulares Interiores, Notas Informativas, Avisos: Comunicaciones menos oficiales que la carta. Se utilizan cuando hay que comunicar instrucciones.
• Memorando: Comunicación breve que se utiliza para transmitir información entre diferentes departamentos de la misma empresa y suele acompañar documentos e informes.