Comunicación Empresarial: Documentos y Procesos Clave

La comunicación empresarial es fundamental para el intercambio de información y el establecimiento de relaciones comerciales sólidas. Los documentos de comunicación externa, como las cartas comerciales, juegan un papel crucial en este proceso.

Documentos de Comunicación Externa: La Carta Comercial

Una carta comercial es un documento de comunicación externa utilizado por las empresas para intercambiar información y establecer relaciones comerciales. Su estructura se divide en:

Encabezado

• Membrete
• Destinatario
• Fecha
• Asunto
• Saludo

Cuerpo

• Introducción
• Desarrollo
• Conclusión

Pie

• Despedida
• Firma
• Anexo (si aplica)

Tipos de Cartas Comerciales

• Solicitud de información
• Solicitud de presupuesto
• Pedido
• Reclamación
• Respuesta a una reclamación
• Reclamación de pago

La Carta Circular es un tipo específico de carta comercial que se envía con el mismo contenido a múltiples destinatarios.

Documentos de Comunicación Interna

Para la comunicación dentro de la empresa, se utilizan:

• Aviso
• Memorando

Documentación para Reuniones

• Convocatoria:
  • Ordinaria: Mínimo 48 horas de antelación.
  • Extraordinaria: Mínimo 48 horas de antelación.
  • Urgente: Sin plazo mínimo establecido.
• Acta

Otros Documentos Formales

Instancia o Solicitud

• Encabezamiento:
  • (1) Membrete
  • (2) Datos personales
• Cuerpo:
  • (3) Exposición de hechos
  • (4) Solicitud concreta
• Pie:
  • (5) Lugar y fecha
  • (6) Destinatario

Oficio

• Encabezamiento:
  • (1) Membrete
  • (2) Asunto y referencias
• Cuerpo:
  • (3) Contenido del oficio
• Pie:
  • (4) Sello, lugar y fecha
  • (5) Destinatario

Recurso

Documento que se dirige a la Administración Pública cuando un interesado no está de acuerdo con una resolución dictada.

Informe, Certificado y Declaración

• Encabezamiento:
  • (1) Membrete
  • (2) Nombre, apellido y cargo de la persona que expide
• Cuerpo:
  • (3) Frase introductoria (Ej: "Certifico")
  • (4) Hechos o datos que se certifican
• Pie:
  • (5) Frase de cierre (si aplica)
  • (6) Lugar y fecha
  • (7) Sello de la empresa

Saluda: Documento de cortesía.

Gestión de Correspondencia

Entrada de Correspondencia

1. Recepción y clasificación:
   • Recepción
   • Apertura
   • Clasificación
2. Registro de entrada:
   • Numeración
   • Registro
3. Distribución.

Salida de Correspondencia

Fases:

• Confección y preparación (Pasos):
  1. Redacción
  2. Impresión
  3. Firma
  4. Recogida
• Registro de salida:
  • Numeración
  • Registro
• Expedición o envío.

Tipos de Envíos

• Carta Ordinaria
• Carta Urgente
• Carta Certificada (con Acuse de Recibo)
• Burofax

Sistemas de Documentación y Archivo

Proceso de Documentación

1. Clasificación
2. Ordenación
3. Archivo

Sistemas de Clasificación y Ordenación

• Alfabético
• Numérico
• Alfanumérico
• Cronológico
• Geográfico
• Temático

Archivos según el Soporte Utilizado

• Convencionales (en papel)
• Informáticos (digitales)

Archivos según la Frecuencia de Uso

• Activo (uso frecuente)
• Semiactivo (uso ocasional)
• Inactivo (uso muy esporádico)

Archivo según su Localización

• Centralizado
• Descentralizado
• Mixto

Tipos de Clientes

• Comprador (quien realiza la transacción)
• Consumidor (quien utiliza el producto/servicio)
• Asesor (quien influye en la decisión de compra)