Comunicación Empresarial Efectiva: Guía de Redacción y Documentación

Principios de la Redacción Empresarial

Cualidades Esenciales

Para lograr una comunicación empresarial efectiva, es crucial seguir estos principios:

• Claridad: Asegurar que el escrito sea comprensible y fácil de leer.
• Precisión: Utilizar las palabras y expresiones adecuadas al significado que se quiere dar.
• Sencillez: Emplear palabras y oraciones de fácil comprensión, evitando expresiones rebuscadas y extranjerismos.
• Concisión: Utilizar solo las palabras imprescindibles para expresar lo que se quiere decir.
• Corrección: Conocer y aplicar correctamente las normas ortográficas y gramaticales.

Importancia de la Escritura Corporativa

La escritura corporativa abarca todos los medios escritos que una empresa elabora para su actividad. Su importancia radica en:

• Economía: Facilita la lectura y estructura los conceptos en párrafos independientes.
• Legibilidad: Produce textos de fácil lectura y comprensión.

Documentos Empresariales Clave

La Carta Comercial

Las cartas comerciales son documentos que permiten la comunicación entre empresas y particulares. Algunos modelos comunes incluyen:

• Carta de presentación: Ofrece información a clientes potenciales sobre la empresa, nuevos establecimientos, productos o servicios.
• Carta de pedido: Realiza un encargo de productos o servicios a una empresa o profesional.
• Carta de confirmación del pedido: El proveedor confirma la recepción y aceptación de la solicitud de productos.
• Carta de envío de documentos o productos: Deja constancia escrita del envío de la documentación o productos solicitados.
• Carta de reclamación: Solicita acciones para solucionar un problema surgido en la relación comercial.

Otros Documentos

• Saluda: Mantiene una relación de cortesía entre empresas.
• Informe: Dispone, analiza y valora datos relacionados con un asunto determinado.
• Certificado: Deja constancia de un determinado hecho.
• Solicitud: Plantea peticiones a un organismo público o autoridad basadas en un interés legítimo o derecho subjetivo.
• Declaración responsable: El titular de la actividad acredita que una actuación cumple con los requisitos exigidos.

Comunicación por Correo Electrónico

La Netiqueta

La netiqueta consiste en normas que favorecen la relación respetuosa entre emisores y receptores de correos electrónicos. Algunas normas clave son:

1. Contestar a los mensajes en un periodo razonable.
2. Evitar escribir todo el texto en mayúsculas.
3. En las respuestas, evitar arrastrar textos para proteger la privacidad.
4. Obtener consentimiento antes de reenviar un mensaje.
5. Asegurarse de que el destinatario pueda abrir archivos adjuntos.
6. Utilizar la copia oculta para proteger la confidencialidad de los destinatarios en envíos masivos.