Comunicación Empresarial Efectiva: Tipos, Elementos y Barreras

Comunicación Empresarial: Concepto y Claves para su Eficacia

La comunicación empresarial es el proceso de intercambio de información dentro de una empresa y entre esta y su entorno. Abarca las relaciones entre individuos y su actividad laboral. Una comunicación eficaz se basa en la circulación continua de información y contribuye a:

• Conseguir los fines de la empresa.
• Delimitar las funciones de los miembros.
• Coordinar actividades.
• Fomentar la cooperación para mejorar la satisfacción.

Problema: En muchas empresas, la falta de comunicación o el uso incorrecto de las técnicas comunicativas generan problemas. Esto ha aumentado el interés por los procesos de comunicación interpersonal.

El Proceso de Comunicación: Elementos y Características

La comunicación, en su forma más básica, es un acto lingüístico donde un emisor envía un mensaje a un receptor (destinatario).

Procesos Psicológicos en Emisor y Receptor

El estado de ánimo, la intención, el tipo de relación y la motivación influyen en la comunicación.

Comunicación Transaccional

Todas las partes intervienen en el proceso comunicativo, existiendo influencias mutuas.

Elementos de la Comunicación

• Emisor: Quien emite el mensaje.
• Mensaje: La información que se quiere transmitir, utilizando un código común (verbal, no verbal o ambos).
• Receptor: Quien recibe y decodifica el mensaje. Puede interpretarlo de diferentes formas y, posteriormente, convertirse en emisor.
• Canal: El medio por el que se transmite el mensaje (soporte físico, aire, póster, anuncio, carta). Su elección depende de:
  • La información a transmitir.
  • El número de receptores.
  • El tiempo disponible.

Siempre se debe buscar la mayor eficacia.

Código: El sistema de signos y reglas conocidos por emisor y receptor. Si el receptor lo desconoce, no hay comunicación (ejemplos: verbal, escrito, señales, morse). Contexto: La situación en la que se da la comunicación, que influye en la interpretación del mensaje por parte del receptor. Ruido: Cualquier perturbación en el canal que provoca pérdida de información o calidad (distorsión, imagen borrosa, interferencias).

Retroalimentación (Feedback)

Es la información de vuelta que transmite el receptor, permitiendo al emisor saber si el mensaje se ha recibido y el grado de aceptación. Puede ser:

• Verbal.
• No verbal (gestos).

Sin feedback, solo hay transmisión de información, no comunicación. Es crucial que la empresa aprenda a interpretar las reacciones de los receptores.

Dificultades en la Comunicación: Obstáculos y Percepción

Obstáculos Semánticos

Ocurren cuando no se conoce el idioma, los símbolos o el vocabulario. Para una comunicación efectiva, se recomienda:

• Usar un lenguaje claro y sencillo.
• Que sea accesible al receptor.
• Evitar la sobrecarga de información.

Obstáculos Físicos

Son las interferencias del ambiente.

Obstáculos Psicológicos

Son los más difíciles de superar. Las diferentes formas de interpretar dependen de la personalidad (agresivo, emotivo) y la posición (si proviene de un jefe o de un compañero) de los participantes.

La Percepción

Es un acto selectivo en el que creamos una imagen a partir de sensaciones o impresiones externas, considerando las características que creemos más relevantes. En el ámbito laboral, es importante ser consciente al juzgar a los demás, ya que cada persona tiene su propia imagen.

Factores que Influyen en la Percepción

• Personalidad.
• Orden.
• Prejuicios.
• Impresión (efecto Halo: cuando un rasgo o característica de una persona nos influye para juzgarla).
• Expectativas.

Tipos de Comunicación en la Empresa

Según el Ámbito

• Interna: Entre los trabajadores de la empresa.
• Externa: Comunicación de la empresa con su entorno.

Según la Dirección

• Vertical:
  • Ascendente: Es importante para que los directivos conozcan ideas y sugerencias, lo cual motiva a los empleados.
  • Descendente:
    • Problemas:
      1. Sobrecarga de información: Demasiada información abruma. Es más importante la calidad que la cantidad.
      2. No aceptación del mensaje: Puede deberse a desconocimiento del emisor, desconfianza, mensaje no creíble o negativa a aceptar tareas.
• Horizontal: Entre personas del mismo nivel jerárquico o de distinto nivel sin dependencia directa. Es más directa y sincera entre iguales, y surge de forma espontánea.

Según la Naturaleza

• Formal: Se establece según la jerarquía y no según la personalidad de los individuos.
• Informal: Surge espontáneamente de las relaciones interpersonales y supera los niveles jerárquicos.
  • Funciones:
    • Ofrece información.
    • Rapidez de transmisión.
    • Crea satisfacción social.
    • Ayuda a formar grupos.
  • Problemas: Al ser oral, puede dar lugar a rumores que distorsionan el mensaje original.

Un exceso de comunicación formal puede llevar a la deshumanización y burocratización, mientras que un exceso de comunicación informal puede resultar en caos e ineficiencia. Ambos tipos se complementan.

Según el Canal

• Verbal.
• No verbal.
• Escrita.