Comunicación Empresarial y Estructura Organizacional: Conceptos Esenciales

La Comunicación en la Empresa

La comunicación es la transmisión de cualquier tipo de información (mensaje) por parte de un emisor, y su recepción y comprensión por parte de uno o varios receptores.

Eficiencia en la Comunicación Organizacional

Para ser eficiente, la comunicación ha de permitir que:

• Los miembros de la organización conozcan los objetivos a alcanzar.
• Exista un flujo continuo de información que permita la ejecución de los planes establecidos.
• Exista coordinación entre los distintos departamentos.
• Los responsables de la organización dispongan de información suficiente para tomar decisiones.
• La empresa pueda relacionarse con su entorno.

Barreras de la Comunicación

Las barreras pueden dificultar la transmisión y recepción efectiva de la información:

• Barreras semánticas: lenguaje experto, sobrecarga, parásitos, contaminación y rutina.
• Barreras físicas: ruido, radiofónica, temperatura, luz, etc.
• Barreras psicológicas: percepción selectiva, estereotipos, etc.

Canales de Comunicación

Los canales de comunicación son las vías por las que fluye la información.

Canales Internos

La información se transmite entre miembros de la propia empresa:

• Descendente: Consiste en la transmisión de la información desde niveles superiores a inferiores.
• Ascendente: Consiste en la transmisión de la información desde niveles inferiores a superiores.
• Horizontal: Consiste en la transmisión de la información entre órganos del mismo nivel.

Canales Externos

La información se transmite entre miembros de la empresa y otras personas o empresas.

Medios de Comunicación Internos

Herramientas y soportes utilizados para la comunicación dentro de la organización:

• Informe: Documento cuya función es concretar hechos, procesos, etc.
• Entrevista personal: Comunicación oral entre dos o más personas.
• Reunión: Comunicación entre varias personas con el propósito de obtener información o tomar decisiones.
• Correo electrónico: Transmisión de mensajes con herramientas telemáticas.
• Tablón de anuncios: Contiene información de distinto tipo para el personal.
• Videoconferencia: Sistema de comunicación a distancia que integra la imagen y el sonido.
• Carta al personal: Comunicación escrita enviada por la dirección al personal de la empresa.

Áreas Funcionales de una Empresa

Un área funcional se refiere a distintos conjuntos de actividades especializadas dentro de una organización.

• Aprovisionamiento: Obtiene materiales y servicios del exterior de la empresa, necesarios para la producción.
• Producción: Transforma materias primas en productos acabados, esencial para la elaboración de bienes y servicios.
• Comercial-Marketing: Encargada de definir qué ha de venderse y a quién, fundamental para la venta de los productos.
• Sistemas de Información: Se responsabiliza de la gestión informática y tecnológica de la empresa.
• Recursos Humanos: Toma decisiones sobre la selección, administración del personal y relaciones con representantes de los trabajadores.
• Financiero-Contable: Determina los resultados y la composición del patrimonio, elabora informes y estadísticas, y obtiene los recursos financieros.
• Servicios Generales: Se encarga del mantenimiento de las instalaciones, limpieza, correo, etc.
• Dirección y Control: Establece los objetivos de la empresa y los planes para su consecución.

El Organigrama y la Estructura Organizacional

El tipo de organización de una empresa se representa mediante un organigrama. Para que un organigrama sea útil, debe:

• Ser fácilmente comprensible.
• Presentar los elementos importantes de la empresa.
• Incluir la denominación específica de cada unidad que representa.
• Mostrar correctamente la jerarquía existente en la empresa.

Clasificación de los Organigramas

• Según la finalidad:
  • Informativos: Presentan grandes unidades de la empresa.
  • De análisis: Muestran todas las unidades en detalle.
• Según la extensión:
  • Generales: Muestran toda la estructura de la empresa.
  • De detalle: Presentan solo una parte en concreto.
• Según el contenido:
  • Estructurales: Presentan solo diversas unidades de la empresa.
  • Funcionales: Muestran las funciones de cada unidad.
  • De personal: Explicitan nombre y cargo de cada persona.
• Según la forma:
  • Horizontales: Las unidades con más autoridad se sitúan a la izquierda.
  • Verticales: Las unidades con más autoridad se sitúan en la posición superior.