Comunicación Escrita Efectiva en el Ámbito Comercial: Características y Estructura

Características de la Comunicación Escrita

La comunicación escrita presenta una serie de particularidades que la diferencian de la comunicación oral. A continuación, se detallan sus principales características:

Comunicación Diferida

En la comunicación escrita, no es necesario que el emisor y el receptor coincidan en el tiempo. Los mensajes escritos no permiten una retroalimentación inmediata, a diferencia de la comunicación oral.

Elaboración del Mensaje

La escritura permite una planificación cuidadosa del mensaje. Tanto el contenido como la forma pueden ser revisados y modificados tantas veces como sea necesario para asegurar su correcta comprensión. Este proceso de elaboración permite optimizar la claridad y precisión del mensaje.

Comunicación Múltiple y Simultánea

Un mismo mensaje escrito puede ser enviado a múltiples destinatarios simultáneamente, independientemente de su ubicación geográfica. Esta característica es especialmente útil en el ámbito empresarial y comercial.

Impersonalidad del Mensaje

A excepción de los manuscritos, la comunicación escrita tiende a ser más impersonal que la oral. La identidad del emisor no siempre es evidente, a menos que se utilicen elementos como la firma o el membrete.

Permanencia

Los mensajes escritos perduran en el tiempo mientras exista el soporte físico o digital en el que se encuentran. Esta permanencia permite la consulta y referencia futura del mensaje.

Importancia del Uso Correcto de las Palabras

En la redacción de textos, es fundamental seleccionar las palabras más adecuadas y escribirlas correctamente. El uso preciso del lenguaje y el dominio de la ortografía son cruciales para la efectividad de la comunicación escrita. Se recomienda el uso de diccionarios y herramientas de corrección ortográfica.

La Carta Comercial: Aspectos Generales

La carta comercial es un tipo específico de comunicación escrita que se utiliza en el ámbito empresarial. Sus principales funciones son:

• Establecer relaciones con el mundo exterior (proveedores, clientes, etc.).
• Servir como instrumento para actividades comerciales y mercantiles (ofertas, pedidos, etc.).
• Dejar constancia documental de los hechos y acuerdos.
• Comunicar y proyectar la imagen de la empresa.

Estructura de la Carta Comercial

Una carta comercial típicamente se compone de las siguientes partes:

• Encabezamiento: Incluye el membrete de la empresa (opcional), el lugar y la fecha, los datos del destinatario, la referencia y el asunto.
• Saludo: Fórmula de cortesía inicial.
• Cuerpo: Contiene el mensaje principal de la carta, dividido en párrafos.
• Pie o Cierre: Incluye la despedida, la firma, el nombre y cargo del firmante, y, opcionalmente, anexos y posdata.

Aspectos Formales a Considerar

Estilos y Formatos

Se refieren a la disposición de los diferentes apartados en el papel y a la distribución del espacio disponible. Existen diversos estilos (moderno, profesional, etc.) y formatos (bloque extremo, bloque modificado, semibloque) que pueden adaptarse a las necesidades y preferencias de cada empresa.

Presentación

La primera impresión que recibe el destinatario es crucial. Se debe buscar un efecto favorable a través de:

• Calidad del papel: Se recomienda utilizar papel de buena calidad, especialmente para la correspondencia externa.
• Facilidad de lectura: Una tipografía clara y un tamaño de letra adecuado facilitan la lectura.
• Elegancia y limpieza: La carta debe estar libre de manchas, tachaduras y errores.

El Papel

• Utilizar papel de buena calidad para documentos importantes y correspondencia externa.
• El tamaño estándar suele ser DIN A4.
• Para documentos internos o copias, se puede utilizar papel de menor calidad.
• Para cartas extensas, se recomienda usar el mismo tipo de papel en todas las hojas.

Limpieza y Corrección

Una carta con faltas de ortografía o gramática causa una mala impresión. Es fundamental revisar cuidadosamente el texto antes de enviarlo.

Elegancia y Armonía

Se debe buscar una distribución armónica del espacio en el papel, utilizando interlineado, espaciado y márgenes adecuados. Se sugiere un margen izquierdo de aproximadamente 2 cm y un margen derecho de 1.5 cm.