Comunicación Escrita Efectiva: Claves, Documentos Empresariales y Planificación de Presentaciones

Ventajas de la Comunicación Escrita frente a la Comunicación Oral

La comunicación escrita presenta ciertas ventajas distintivas en comparación con la comunicación oral:

• Carácter perdurable: Permite releer o retomar el contenido en cualquier momento.
• Duración a lo largo del tiempo: La información queda registrada y accesible.
• Análisis detallado: Facilita un análisis profundo del texto, ya que el receptor dispone del tiempo que necesite.

Etapas para Elaborar un Texto Escrito

La elaboración de un texto escrito efectivo sigue un proceso estructurado:

1. Analizar la situación comunicativa.
2. Generar ideas.
3. Seleccionar la información relevante.
4. Ordenar el contenido de forma lógica.
5. Redactar el texto.
6. Revisar el escrito (ortografía, gramática, estilo).
7. Revisar el texto (coherencia, cohesión, adecuación).

Claves para un Texto Conciso y Correcto

Concisión

Para que un texto sea conciso, se recomienda:

• Usar frases cortas y directas.
• Eliminar todo aquello que no sea necesario o redundante.
• Expresar el máximo de ideas con el mínimo de palabras.

Corrección

Para que un texto sea correcto, es fundamental:

• Respetar las normas ortográficas y sintácticas de la lengua.
• Escoger palabras y construcciones sintácticas con un significado preciso.
• Evitar frases ambiguas o anticuadas que puedan dar lugar a interpretaciones erróneas.

Relación entre Herramientas y Producción o Reproducción de Documentos

• Fotocopiadora: Reproducción
• Máquina de escribir: Producción
• Escritura a mano: Producción
• Telégrafo: Producción
• Ordenador: Producción
• Impresora: Reproducción
• Escáner: Reproducción
• Fax: Reproducción

Las Tres R y los Documentos de la Empresa

La regla de las tres R (Reducir, Reciclar y Reutilizar) se aplica a la gestión documental en las empresas de la siguiente manera:

• Reducir: Disminuir el envío de documentos en papel y potenciar la documentación electrónica.
• Reciclar: Reciclar el papel usado.
• Reutilizar: Reutilizar los papeles que no es necesario conservar.

Tipos de Documentos Empresariales y su Correspondencia

• Correspondencia comercial: Factura y Cheque.
• Textos publicitarios: Nota de prensa y Folleto.
• Documentos internos: Memorándum y Saluda.
• Textos protocolarios: Acta.

El Orden del Día en una Reunión

El orden del día es la sucesión de puntos que se van a tratar o discutir en una reunión. Habitualmente, en las convocatorias de reunión, el primer punto es la lectura y aprobación del acta de la reunión anterior, y el último punto suele ser "Ruegos y preguntas" o un apartado similar para tratar temas no previstos inicialmente.

Documentos Escritos para Diferentes Situaciones

A continuación, se presentan ejemplos de documentos escritos adecuados para distintas situaciones:

a) Eva González ha visto en el periódico una convocatoria de empleo público para cubrir una plaza en el Ayuntamiento de su ciudad: Instancia.

b) La empresa PRINT, S.A. debe informar a todos los accionistas de la próxima junta general: Convocatoria.

c) La empresa VALENCIA SHOES debe acreditar que un trabajador lleva más de cinco años prestando sus servicios en la misma: Certificado.

Relación de Documentos y su Función

• Instancia: Pedir algún servicio.
• Acta: Relación de lo sucedido en una reunión.
• Nota interna: Comunicación entre departamentos.
• Convocatoria: Cita para una reunión.
• Memorándum: Comunicación breve, normalmente interna.
• Certificado: Constatar un determinado hecho.
• Saluda: Expresar agradecimiento o cortesía.

Diferencia entre Informe Expositivo y Valorativo

• Informe expositivo: Se limita a exponer los hechos de forma clara y objetiva, con un orden lógico.
• Informe valorativo: No solo describe los datos, sino que también los analiza e interpreta de forma subjetiva, incluyendo recomendaciones y conclusiones.

Partes de un Informe

Un informe completo suele constar de las siguientes partes:

• Encabezamiento:
  • Portada
  • Índice
  • Introducción
  • Resumen
• Cuerpo:
  • Desarrollo del tema
  • Conclusiones
• Apéndices:
  • Anexos
  • Bibliografía

Timbre en una Carta

Según la tabla de impuestos patrimoniales mencionada, el timbre que debería tener la letra anterior sería de 16,83 euros.

Puntos de un Acta de Reunión

Un acta de reunión debe contener los siguientes puntos:

• Lugar, fecha y hora de la reunión.
• Nombre de los asistentes.
• Asuntos tratados (según el orden del día).
• Resultados obtenidos en las deliberaciones.
• Acuerdos alcanzados.
• Intervenciones destacadas de los asistentes (si las hubiera).
• Hora de finalización y firma de los asistentes.

Errores en un Documento: Saluda

Un Saluda no se utilizaría con dos años de antelación. Este tipo de documento se emplea para comunicaciones más inmediatas.

Datos Faltantes en un Certificado

En un certificado, es fundamental incluir:

• Fecha de expedición.
• Membrete de la empresa.
• Firma de la persona que certifica.
• Razón por la que se expide.
• Las cifras deben expresarse también en letra.

Planificación de una Presentación de Productos

Noemí Pérez, directora comercial de JAVONES SUAVEMAR, S.A., debe planificar la presentación de sus productos en una feria sectorial. A continuación, se detalla la estrategia:

1. Análisis de la situación: Noemí identifica que el objetivo de la comunicación es dar a conocer sus productos a posibles compradores.
2. Presentación de la empresa:
   • Sector en el que opera.
   • Objetivos empresariales.
3. Clasificación de las líneas de productos: Organizar los productos en categorías claras.
4. Explicación detallada de cada producto:
   • Características principales.
   • Exhibición de muestras.
5. Ventajas para los distribuidores: Destacar los beneficios de trabajar con JAVONES SUAVEMAR, S.A.
6. Despedida y entrega de material:
   • Tarjetas de visita.
   • Folletos informativos.
   • Catálogos de productos.