Comunicación Escrita Efectiva: Elementos, Redacción y Documentos Empresariales

Elementos de la Comunicación Escrita

La comunicación escrita se basa en el uso del lenguaje escrito. A continuación, se detallan los elementos clave, ejemplificados con el envío de una factura por correo ordinario:

• Mensaje: La información que se transmite (en el ejemplo, la factura).
• Emisor: Quien envía el mensaje (la empresa que emite la factura).
• Código: El sistema de signos utilizado (el idioma español, en este caso).
• Interferencias: Cualquier elemento que dificulte la recepción del mensaje (pérdida de la carta, error en la dirección).
• Canal: El medio físico por el que se transmite el mensaje (el correo postal).
• Contexto: La situación en la que se produce la comunicación (una transacción comercial).
• Medio: El soporte físico o digital del mensaje (papel o formato digital).
• Receptor: Quien recibe el mensaje (el cliente que recibe la factura).

Características de la Comunicación Escrita

1. No hay retroalimentación inmediata.
2. No hay posibilidad de comunicación no verbal.
3. Se precisa un mayor dominio de las palabras y de la gramática. Existe la ventaja de tener más tiempo para pensar cómo escribir.
4. Lo escrito supone una prueba del contenido del mensaje.

La Redacción de Escritos

Para transmitir un mensaje de manera eficaz, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Analizar previamente el contexto del mensaje: a quién me voy a dirigir, para qué, etc.
2. Pensar con antelación las ideas que se quieren transmitir.
3. Ordenar las ideas en los distintos párrafos que contendrán el texto.
4. Leer y revisar el texto antes de enviarlo.

Principios Fundamentales de Redacción

Cuando redactamos un documento, es fundamental seguir unas pautas para que sea eficaz:

1. Claridad: La idea transmitida se recibe sin dejar lugar a dudas.
2. Sencillez:
   • Construir frases sintácticamente simples.
   • Se recomienda utilizar el lenguaje más habitual, ya que es más cercano.
   • Escribir con nuestro vocabulario.
3. Concisión: Utilizar las palabras justas.
   • Un texto breve y preciso es directo.
   • Lo más recomendable para conseguir la concisión es usar el menor número de palabras posible, utilizando frases breves y párrafos cortos.
4. Cortesía: Es parte de la educación y hay que tenerla en cuenta en el documento escrito. Antes de empezar la carta, se escribe una frase de saludo seguida de dos puntos.

Normas de Redacción: Ortografía, Puntuación y Presentación

El éxito de un documento escrito depende tanto de su apariencia como de su contenido. Un documento escrito correctamente transmite una imagen positiva del emisor hacia el receptor. Para lograrlo, es necesario usar correctamente el lenguaje.

Documentos Propios de la Empresa y de la Administración Pública

1. El desarrollo de Internet está provocando que la comunicación escrita en formato papel sea sustituida por el correo electrónico en las empresas, tanto en el ámbito interno como en las comunicaciones con clientes y proveedores.
2. Las personas, las empresas y la Administración Pública se comunican entre sí mediante una serie de documentos escritos.
3. El documento más utilizado en la empresa privada es la carta comercial.
4. En la Administración, destacan la instancia y el oficio.