Comunicación Escrita en la Empresa: Tipos, Objetivos y Estructura

Correspondencia Comercial y Personal

La correspondencia es el conjunto de cartas que se despachan o reciben. El término comercial hace referencia a lo perteneciente o relativo al comercio o a los comerciantes.

Combinando ambas definiciones, podemos indicar que la correspondencia comercial se refiere al conjunto de documentos que se envían o reciben, y cuyos contenidos tratan de asuntos comerciales o personales. Es la comunicación cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc., y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales. También incluye la correspondencia familiar, amistosa, de solicitud de empleo, de renuncia, entre otras. La correspondencia comercial es, por tanto, el sistema de comunicación escrito que utilizan las empresas en sus diferentes actividades mercantiles.

Objetivos de la Carta Comercial

1. Informar o comunicar: Transmitir al lector mensajes relativos a su actividad comercial, intereses, proyectos, entre otros.
2. Convencer o persuadir: Influir en el lector para conseguir una reacción positiva al mensaje enviado. El objetivo es obtener una respuesta favorable del destinatario, ya sea para que actúe de manera favorable hacia quien escribe.

Características de la Correspondencia Comercial

1. Claridad: Implica una rápida y fácil comprensión del texto. Para ello, debe usarse un lenguaje correcto y una buena organización de las ideas.
2. Concisión: Debe enfocarse solo en el asunto. Implica el uso de palabras indispensables, de manera que el mensaje sea breve pero correcto.
3. Cortesía: Es el tono amable y respetuoso que siempre se debe usar para la comunicación comercial.
4. Estética: Se refiere a una buena presentación de la carta.
5. Sintaxis: Es la coordinación de las palabras para formar ideas y luego oraciones.
6. Ortografía y puntuación: Es necesario conocer el uso correcto de la ortografía y de los signos de puntuación.

Partes de una Carta Comercial

1. Membrete: Se ubica en la parte superior de la carta y está compuesto por los datos de la empresa remitente: nombre, dirección, números de contacto y correo electrónico.
2. Lugar y fecha: Indica el lugar y la fecha en que se redacta la carta.
3. Nombre del destinatario: Es el nombre y apellido de la persona a la cual será enviada la carta. Ejemplos: Sr. Jorge Luis Pérez, Ing. María López, Lic. Ángel Arriaga (Director General).
4. Frase de cortesía (antes del texto de la carta): Ejemplo: "Estimado licenciado: Por este medio me dirijo a usted, deseándole éxitos y bendiciones en su vida cotidiana."
5. Asunto: Texto breve en el cual se expone el motivo de la carta.
6. Cuerpo del mensaje: Es la parte donde se desarrolla el motivo de la carta, en orden de importancia. Puede ser un texto corto, mediano o largo. La redacción debe ser respetuosa y sin errores ortográficos.
7. Despedida: Es el párrafo breve donde se cierra la idea principal de la carta. Ejemplos: "Saludos cordiales", "Sin otro particular, de antemano agradezco su atención."

Estilos de Cartas Comerciales

1. Estilo Bloque Extremo: Todas las ideas y líneas comienzan en el margen izquierdo del papel, sin sangría. Entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.
2. Estilo Semibloque: Mantiene las mismas características que el estilo bloque, pero se distingue en que cada párrafo lleva una sangría de 5 a 10 espacios. El saludo es sin sangría. Este estilo es el más usado.
3. Estilo Bloque Modificado: Todas las líneas se encuentran en el margen izquierdo y sin sangría, excepto la fecha, la despedida y la firma.
4. Estilo Sangrado: Cada una de las líneas (menos la primera) lleva espacios de sangría más amplios que la línea anterior.