Comunicación Escrita Empresarial: Claves para una Comunicación Efectiva

LA COMUNICACIÓN ESCRITA

La comunicación escrita que se emplea en la empresa posee una doble vertiente:

Interna:

Transmite información a los distintos empleados o departamentos de la empresa.

Externa:

Pone en contacto a la empresa con el mundo que la rodea.

VENTAJAS

• Mayor permanencia del mensaje.
• Posibilita la transmisión de informaciones más complejas.
• Elimina el riesgo de deformación del mensaje.
• Mayor meditación en la elaboración del mensaje.

DESVENTAJAS

• Menor rapidez y coste mayor.
• Imposibilita la comprobación inmediata de la recepción del mensaje.
• Retrasa las aclaraciones a malas interpretaciones.

NORMAS GENERALES DE REDACCIÓN Y COMUNICACIÓN ESCRITA

• No utilizar formulismos.
• Utilizar estructuras de oración sencilla.
• Evitar oraciones subordinadas.
• Los párrafos no han de ser largos, separar ideas.

CONCISIÓN

Expresar las ideas utilizando el menor número de palabras y con la mayor exactitud. La abundancia de palabras innecesarias para la comprensión del lenguaje dificulta su lectura y puede cansar al lector.

• No abusar de adjetivos o adverbios.
• Evitar la conjugación de verbos en infinitivo.
• Evitar rodeos de palabras para dar a entender algo que hubiera podido expresarse más brevemente.
• Los párrafos no deben de ser muy largos.

PRECISIÓN

• No utilizar formulismos.
• Evitar vocablos poco precisos y utilizar vocabulario específico.
• No abusar de oraciones subordinadas.

CLARIDAD

Consiste en expresar el mensaje de modo que los lectores lo entiendan sin dificultad, esto se consigue cuando el emisor sabe lo que quiere decir.

• El emisor concretará el contenido exacto que desea transmitir.
• Seguirá un orden lógico en la oración.
• No empleará términos complicados o inusuales.
• Cuando se usan siglas en el texto, la primera vez deben aparecer junto a ellas el nombre completo.

COHERENCIA

Transmitir una información global y única de forma ordenada y lógica.

• El tipo de discurso.
• La estructura de ideas.
• El lugar donde se va a transmitir.

COHESIÓN

Se refiere a las relaciones entre los elementos del texto.

• Repetición de palabras y estructuras.
• Insistir en el mismo concepto utilizando para ello sinónimos.
• Enlazar oraciones e ideas mediante nexos coordinantes o subordinados.
• Relacionar párrafos mediante nexos.

ÉNFASIS

Consiste en resaltar una idea o palabra clave en el mensaje que deseamos transmitir.

• Colocar las ideas en las posiciones privilegiadas de la frase o párrafo.
• Insistir en una misma idea mediante sinónimos de forma distinta.
• Utilizar recursos gráficos.