Comunicación Escrita Empresarial: Conceptos Clave y Gestión Documental

¿Qué se entiende por comunicación escrita?

La comunicación escrita es muy frecuente y es uno de los tipos más importantes. Consiste en el **intercambio de mensajes** entre individuos, mediante los que se pueden **contar hechos**, **hacer preguntas** o **dar órdenes**.

Ventajas y desventajas de la comunicación oral y escrita

Comunicación Escrita

• Ventaja: El receptor puede **guardar la información** y consultarla.
• Desventajas: Es más lenta, la retroalimentación no es inmediata, puede que el receptor no reciba el mensaje o no lo entienda, y precisa de **correcciones ortográficas**.

Comunicación Oral

• Ventajas: Es **inmediata**.
• Desventaja: No queda **constancia** de ella.

Características de los elementos de la comunicación escrita

• El código: Es el **lenguaje escrito**.
• El canal: Por el que se transmite el mensaje (papel, correo, móvil).
• Diferida: Transcurre un tiempo desde que el emisor envía el mensaje hasta que llega al receptor.
• Retroalimentación: No es inmediata.
• Elementos de la comunicación: Emisor, receptor, mensaje, código, contexto, canal, retroalimentación.

Manual de estilo de una empresa

Es el documento donde se recogen las **normas** que establece la empresa para la **redacción de textos escritos**. Establece aspectos como el **tipo de letra**, el **interlineado**, el **uso de sobres** y el **papel**. Transmite una **imagen de empresa homogénea** y un **estilo unificado**.

Estructura básica del texto escrito

1. Analizar la **situación comunicativa**.
2. Organizar la **información**.
3. Decidir el **tipo de texto** más adecuado.
4. Cuidar el **contenido y la forma**.
5. **Revisar el escrito**.

Características de la correspondencia comercial

Claridad

Es preferible usar **frases cortas** y **términos comunes**. Usar siglas cuando sea necesario y emplear adecuadamente los **signos de puntuación**.

Corrección

Escribir sin **faltas de ortografía** ni gramaticales.

Integridad

El texto tiene que ser **completo**.

Brevedad

Usar **frases cortas**, revisar el texto y eliminar lo innecesario.

Cortesía

Usar **frases de cortesía** en el saludo y la despedida.

Características complementarias de un texto

Coherencia

El texto debe ser **claro y ordenado**.

Cohesión

Los contenidos e ideas han de estar **relacionados entre sí**.

Adecuación

Lenguaje **fácil de comprender**.

Modernidad

Adaptarse a las formas y al lenguaje de la actualidad.

Lenguaje positivo

Consigue una **actitud abierta**, evitar palabras como: lamentablemente, queja...

El procesador de textos

Sirve para aplicar características al texto. Permite **crear y modificar documentos escritos**. Tienen distinto **tipo de letra**, **formato** y **efectos**. Suponen un gran **ahorro de tiempo**. Los más conocidos son **Microsoft Word** y **OpenOffice**.

Diferencias entre correo convencional y certificado

El **correo convencional** ha sido utilizado tradicionalmente por las empresas; puede enviarse por **Correos**, **MRW** o **SEUR**. El **correo certificado** se caracteriza porque queda **registrado** desde que se deposita hasta que llega a manos del destinatario.

Diferencias entre fax y burofax

El **burofax** es un servicio que permite enviar, mediante fax, **documentos importantes** de forma **urgente**, **firmados y validados**. La entrega sirve de **prueba frente a terceros**. El **fax** es un aparato que utiliza las **líneas telefónicas** para transmitir documentos escritos. Es **rápido** pero su efectividad es limitada.

Diferencias entre internet y extranet

Internet es un medio **indispensable** para que las empresas puedan darse a conocer; es una **red pública**. Extranet: es una **red informática** para personas externas pero relacionadas con la empresa; acceden a datos que no conviene que sean de **carácter público**.

Fases del envío de correspondencia

1. Registro: En el libro de "registro de salidas"; su finalidad es recoger por escrito toda la información. En lugar de "Remitente" ha de figurar "Origen".
2. Plegado y ensamblado: El membrete debe verse según se abre la carta.
3. Pesado: Si es necesario.
4. Franqueo: Pago del envío mediante sellos.

Diferencias entre libro de registro de entradas y salidas

Entradas

Registra la **correspondencia que entra** en la empresa, con un sello que recoge la **fecha**, el **número de registro** y el **destinatario**.

Salidas

Tiene como finalidad recoger por escrito toda la **información sobre la correspondencia que sale** de la empresa. En lugar de "remitente" se pone "origen".