Comunicación Escrita Empresarial: Fundamentos, Documentos y Netiqueta Digital

La Comunicación Escrita en la Empresa: Vertientes y Fundamentos

La comunicación escrita posee en la empresa una doble vertiente esencial para su funcionamiento y proyección:

Comunicación Escrita Interna

Permite transmitir información a los distintos departamentos y empleados de la empresa, asegurando la cohesión y el flujo de trabajo interno.

Comunicación Escrita Externa

Pone en contacto a la empresa con el exterior, construyendo relaciones con clientes, proveedores, socios y el público en general.

Etapas y Principios de la Redacción Escrita Eficaz

Etapas para Elaborar un Texto Escrito

La creación de un documento escrito de calidad sigue un proceso estructurado:

1. Planificar: Definir el objetivo, el público y la estructura del mensaje.
2. Textualizar: Redactar el contenido, prestando atención al estilo y la claridad.
3. Revisar: Corregir errores ortográficos, gramaticales y de coherencia, asegurando la calidad final.

Principios Básicos de la Comunicación Escrita

Para que un texto sea efectivo, debe adherirse a los siguientes principios:

• Adecuación: El escrito debe estar bien presentado y el vocabulario adaptado al receptor.
• Concisión: Utilizar frases cortas y un texto breve, evitando redundancias.
• Corrección: Respetar rigurosamente las normas ortográficas y sintácticas.
• Coherencia: Ser claro, lógico y ordenado en la exposición de las ideas.
• Cohesión: Conectar entre sí oraciones y párrafos de manera fluida y lógica.
• Énfasis: Resaltar la idea principal o los puntos clave del mensaje.

Modelos de Documentos Escritos Empresariales

La empresa utiliza una variedad de documentos escritos para diferentes propósitos, tanto internos como externos.

La Carta Comercial

Es cualquier comunicación escrita formal entre empresas. Se estructura típicamente con un inicio o encabezado, un contenido desarrollado y un cierre o final.

Documentos Mercantiles

Son aquellos que se generan como consecuencia de la entrega de bienes o la prestación de servicios por parte de las empresas. Incluyen diferentes tipos:

1. Solicitud de oferta o información.
2. Ofrecimiento de servicios profesionales.
3. Documentos de compraventa (facturas, albaranes, etc.).
4. Documentos de pago (recibos, cheques, etc.).

Documentos Internos

Facilitan la comunicación y la gestión dentro de la propia organización:

1. Convocatoria de Reunión: Documento por el que se cita a determinadas personas para asistir a una reunión.
2. Acta de Reunión: Relación escrita de lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.
3. Nota Interna: Su finalidad es que los diferentes departamentos se comuniquen entre sí las incidencias, peticiones, etc.
4. Saluda: Documento que sirve para expresar agradecimiento, invitar a actos, o comunicar eventos.
5. Memorándum: Breve comunicación entre departamentos para dar una información determinada o para recordar algo a alguien.
6. Instancia o Solicitud: Documento formal para pedir algún servicio o permiso al organismo o persona que puede concederlo.
7. Certificado: Documento expedido por una persona con autoridad mediante el cual se constata un determinado hecho o situación.

Textos de Promoción

Herramientas de comunicación diseñadas para dar a conocer la empresa, sus productos o servicios:

• Tarjeta de empresa.
• Catálogo publicitario.
• Textos de promoción específicos (folletos, *flyers*).
• Nota de prensa: Documento por el cual la empresa envía información relevante sobre un tema a los medios de comunicación.

El Correo Electrónico en la Empresa y la Netiqueta

Características del Correo Electrónico

El correo electrónico se caracteriza por la emisión del mensaje mediante Internet. Se produce a través de dos vías principales:

1. Por medio de programas o software de gestión de correo (clientes de correo).
2. A través de portales web de Internet (webmail).

Netiqueta: Normas de Cortesía en la Comunicación Digital

La netiqueta es el conjunto de normas de cortesía y buenas prácticas que debemos respetar cuando nos comunicamos a través de Internet, especialmente en el ámbito profesional:

1. Verificar las condiciones de uso de la plataforma o servicio.
2. Evitar compartir información confidencial o sensible.
3. Respetar los derechos de autor (*Copyright*) y la propiedad intelectual.
4. Asegurar una identificación clara del remitente al destinatario.
5. Firmar el correo con la información de contacto relevante.
6. Mantener la privacidad de los demás y la propia.
7. Tener empatía y pensar cuidadosamente las respuestas antes de enviarlas.
8. Utilizar un asunto (*Subject*) claro, conciso y descriptivo.
9. Evitar incluir todo el mensaje original en la respuesta, a menos que sea estrictamente necesario.
10. Borrar las direcciones de correo innecesarias al reenviar o responder a múltiples destinatarios.
11. Utilizar el CCO o BCC (Copia de Carbón Oculta o Blind Carbon Copy) para proteger la privacidad de los destinatarios en envíos masivos.
12. Evitar el uso excesivo de mayúsculas, ya que se interpreta como gritar en el entorno digital.