Comunicación Escrita Empresarial: Optimización y Eficiencia
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Comunicación Escrita Empresarial
Ventajas de la Comunicación Escrita
La comunicación escrita ofrece diversas ventajas:
- Permanencia: El mensaje no desaparece.
- Posibilidad de archivo: Permite conservar la información de forma organizada.
- Consulta: Se puede acceder al mensaje cuando sea necesario.
Comunicación Escrita en la Empresa
La comunicación escrita se utiliza para intercambiar información dentro de la empresa y entre esta y su entorno.
Circulación Interna
La circulación interna de la comunicación escrita:
- Facilita la participación de los trabajadores en la toma de decisiones.
- Ayuda a mantener el rendimiento laboral.
- Mejora las relaciones entre los trabajadores y la eficacia del trabajo en grupo.
Tipos de Comunicación Escrita
Telegrama y Burofax
- Telegrama: Utilizado para mensajes cortos y urgentes.
- Burofax: Documentación urgente que tiene carácter de prueba ante terceros.
Apartado Postal
Un apartado postal es un casillero en el que se puede recibir cualquier objeto postal en la ciudad que se elija, sin necesidad de residir en ella.
Modalidades de Envío
| Modalidad | Descripción |
|---|---|
| Certificado | Garantiza la recepción por parte del destinatario mediante su firma. |
| Correo Urgente | Garantiza la rapidez de llegada. |
| Reembolso | El destinatario abona la cantidad indicada al recibir el envío. |
| Aviso de Recibo | Garantiza la recepción del envío con fecha y hora de llegada, firmadas por el destinatario o persona autorizada. |
| Correo Digital | Permite enviar una carta o tarjeta postal desde el ordenador, utilizando documentos en Word o PDF. |
Coste y Tiempo de Envío
El coste y el tiempo de envío dependen de:
- Destino del envío.
- Tamaño y peso del objeto.
- Modalidad de envío elegida.
Dirección en una Carta
- Línea 4: Identificación del destinatario (nombre o razón social).
- Línea 3: Tipo de vía, nombre de la vía, número, escalera, piso.
- Línea 2: Código postal de la ciudad.
- Línea 1: Provincia (país si es fuera de España).
Tipos de Envíos de Mensajería
- Depósito/recogida en oficina
- Acuse de recibo
- Urgente/diurno/nocturno
- Entrega en mano
- Servicios internacionales
- 24 horas
- Servicios fijos o mensajeros en exclusiva
- Envíos con retorno
- Manipulado y preparación
- Servicio de valijas
Embalaje
El embalaje tiene como objetivo proteger y conservar su contenido durante el transporte, evitando cualquier desperfecto.
Criterios de Selección de Embalaje
- Composición: Cada tipo de embalaje se fabrica en diferentes calidades y materiales.
- Costes: El factor económico juega un papel importante.
- Política medioambiental: Cumplir con la legislación vigente.
Fases del Empaquetado Tradicional
- Seleccionar la caja en relación al producto a enviar, teniendo en cuenta su tamaño y características.
- Recubrir o incluir material de relleno como protección.
- Cerrar la caja utilizando cintas o flejes.
- En ocasiones, recubrir la caja con papel continuo tipo kraft para mayor protección.
- Colocar etiquetas identificativas si es necesario.
- Colocar la documentación a enviar en bolsas portadocumentos adheridas a la caja.