Comunicación Escrita Empresarial: Redacción, Cartas Comerciales y Documentos Oficiales

Normas de Comunicación y Expresión Escrita Empresarial

Para asegurar una comunicación efectiva y profesional, es fundamental seguir las siguientes directrices de redacción:

• Exponer adecuadamente los asuntos a tratar.
• Evitar adornos y un número excesivo de palabras.
• No cometer faltas de ortografía.
• Utilizar un vocabulario amplio y preciso.
• Tratar de una forma individualizada los diferentes temas.
• Evitar los pleonasmos (redundancias innecesarias).
• Huir del empleo excesivo del gerundio, especialmente al comienzo y en la despedida de las cartas comerciales.
• Evitar las frases con demasiado formulismo.
• No cometer cacofonías (repetición desagradable de sonidos).

Clasificación de las Cartas Comerciales

1. Cartas de Informes

• Informes Personales: Cartas que emiten las empresas para informar sobre los trabajadores que han prestado servicio en ellas.
• Informes Comerciales: Cartas dirigidas a personas del mismo ramo o actividad, generalmente solicitando referencias o datos de solvencia.

2. Cartas de Pedido

• Solicitud de Información: Carta dirigida a un proveedor con el objeto de solicitar datos previos a la realización de un pedido.
• Carta de Pedido en Firme: Se emite una vez recibida la información del proveedor, formalizando el pedido por escrito y firmado.
• Cartas de Aceptación, Modificación, Alteración o Denegación del Pedido.
• Cartas de Cobro de Pedido: El proveedor las envía al cliente adjuntando la factura y recordando la forma de pago acordada.

3. Cartas de Reclamación

• Reclamación del Pedido: El cliente se dirige al proveedor para exponer las incidencias o desperfectos encontrados en la mercancía o servicio.
• Reclamación de Impagado: Se utiliza cuando el cliente no cumple las condiciones de pago acordadas.

Requisitos Mínimos de una Carta de Pedido

Para que una carta de pedido sea válida y completa, debe incluir obligatoriamente:

• Clase de artículos.
• Referencias.
• Cantidad de cada artículo.
• Precio unitario.
• Importe total.
• Forma de pago.
• Descuento (si aplica).
• Plazo de entrega y lugar de recepción.

Documentación Administrativa Oficial

Documento Administrativo

Es el soporte físico que utilizan las diferentes administraciones para materializar o plasmar sus actos.

Oficio

Documento que utilizan los órganos o unidades de la Administración Pública (autonómica y local) para comunicarse entre sí y con los ciudadanos.

Nota Interior

Documento que se utiliza para la comunicación interna entre departamentos o unidades pertenecientes a un mismo órgano superior. Son considerados órganos superiores, por ejemplo, los ministros o los secretarios de estado.

Notificación

Mecanismo formal por el que el órgano competente comunica al interesado o interesados una resolución o acuerdo. Consta de dos fases:

• La Ordenación de la Notificación: Debe ser cursada en el plazo de 10 días a partir de la fecha en que el acto haya sido dictado por la autoridad competente.
• La Práctica de la Notificación: Se realiza por medio de un agente (ya sea judicial, funcionario de correos, fax o correo electrónico).