Comunicación Estratégica: Herramientas Clave para la Relación con Medios

Estrategias de Comunicación Institucional y Relación con Medios

El Gabinete de Comunicación actúa como una herramienta clave para gestionar y elaborar mensajes que lleguen a las audiencias a través de los medios. Esta labor no se limita a informar, sino que busca generar cobertura y repercusión mediática favorable a la entidad emisora. Una parte esencial de este funcionamiento es el control del contexto mediático, especialmente en un panorama mediático español en constante evolución durante la última década.

Desde la perspectiva institucional, la relación con los medios se gestiona a través de diversas herramientas como notas de prensa, ruedas de prensa, entrevistas o declaraciones. Todas ellas son preparadas cuidadosamente para dirigir el mensaje, evitar errores y modelar la cobertura mediática. Finalmente, el portavoz —generalmente el DirCom o representante oficial— es quien coordina la forma en que la organización comunica hacia el exterior, con el objetivo de proyectar una imagen positiva y controlada.

Herramientas Clave en la Relación con Medios

Nota de Prensa

Es una de las herramientas más importantes. Se trata de un texto redactado como una noticia y que sirve para informar a los medios sobre un hecho reciente relacionado con la empresa o institución, o un acontecimiento particular. Su objetivo es que los medios publiquen la información tal y como se presenta, sin apenas modificarla. Por eso, debe estar muy bien escrita, estructurada como una pirámide invertida y responder siempre a las 5W (Qué, Quién, Cuándo, Dónde, Por qué).

Se recomienda que no supere las dos páginas, y se utiliza cuando el hecho no es lo bastante relevante como para convocar una rueda de prensa, pero sí merece difusión.

Videocomunicado

Es el equivalente audiovisual de la nota de prensa, pensado para medios como la televisión o las redes sociales. Aunque tiene un mayor coste y su emisión no está garantizada, si se difunde, permite un control preciso del mensaje. El formato es distinto al de la prensa escrita: breve, claro, directo, repetitivo (para asegurar la comprensión) y se centra en el qué y el quién desde el inicio.

Rueda de Prensa

Es un encuentro formal con periodistas. Comienza con una declaración inicial, seguida de un turno de preguntas para los medios. Es una técnica muy útil para conseguir mucha cobertura en poco tiempo, pero solo debe utilizarse cuando la información a comunicar es de gran relevancia. Convocar una rueda de prensa sin un motivo sólido puede minar la credibilidad de la institución. Además, el portavoz debe estar bien preparado para posibles preguntas incómodas. Lo ideal es que dure como máximo 30 minutos.

Declaraciones

Son intervenciones cortas y espontáneas, generalmente a la entrada o salida de un acto. A veces son los periodistas quienes las solicitan y otras veces es el propio político o representante quien las busca. Tienen un formato rápido y ágil. Por ello, es fundamental que el responsable de comunicación esté siempre cerca del portavoz para controlar el mensaje y su forma de expresión, así como para resolver posibles dudas que puedan surgir posteriormente en los medios.

Comunicado de Prensa

Es un texto muy breve, directo y serio que se usa para oficializar, desmentir o aclarar información en situaciones delicadas o urgentes. Suele tener solo unas pocas líneas y busca evitar especulaciones. Es útil cuando hay que dejar clara una posición sin dar lugar a interpretaciones.

Dossier de Prensa

Es un conjunto de documentos más amplios y elaborados que se envían a los medios para facilitarles información detallada sobre una entidad, evento o campaña. Incluye datos, contexto, cifras, fotografías, infografías, contactos de prensa, y tiene un diseño más cuidado. A diferencia de una nota de prensa, no busca informar de una noticia puntual, sino proporcionar material completo y útil.

Encuentros Informales con Medios

Son charlas distendidas que fortalecen la relación entre la institución y los periodistas. Se organizan:

• Desayunos o almuerzos.
• Visitas a redacciones.
• Asistencia a foros.

Suelen participar directivos (como el CEO o el DirCom) junto a jefes de medios. Siempre deben tener un tema de interés para ambas partes (no se hacen "porque sí").

Off the Record

Se comparte información confidencial que no debe publicarse, solo para dar contexto. Requiere máxima prudencia.

Primicias

Se ofrecen exclusivas a un medio concreto como gesto de confianza. Se deben repartir con inteligencia entre medios para no generar tensiones.