Comunicación, Organización y Archivo de Documentos en la Empresa

Organización Formal e Informal en la Empresa

La organización formal es el conjunto de relaciones establecidas entre las personas que trabajan en una empresa. Se definen relaciones de subordinación entre los empleados, lo que implica la existencia de distintos niveles de mando dentro de la organización. Existen dos tipos principales de relaciones:

• Relaciones lineales: Reflejan la cadena de mando entre jefes y subordinados. Se representan de forma vertical.
• Relaciones de apoyo o staff: Son relaciones de asesoramiento y apoyo, como pueden ser abogados o asesores fiscales. Se representan de forma horizontal.

Comunicación Interna en la Empresa

La comunicación interna fluye en diversas direcciones:

• Comunicación horizontal: Se da entre miembros de la organización situados al mismo nivel jerárquico.
• Comunicación vertical descendente: Órdenes e instrucciones que transmite un jefe.
• Comunicación vertical ascendente: Los empleados proporcionan información a sus jefes.
• Comunicación cruzada: Tiene lugar entre personas de distintos departamentos y niveles jerárquicos diferentes.
• Comunicación informal: Se produce de modo espontáneo y no está bajo el control de la empresa.

Medios de Comunicación Interna

Algunos de los medios más comunes para la comunicación interna son:

• Reuniones de trabajo
• Buzones de sugerencias
• Circulares
• Correos electrónicos
• Eventos sociales
• Publicaciones
• Tablones de anuncios

Clasificación, Orden y Archivo de Documentos

• Clasificar: Agrupar elementos por clases (albaranes, nóminas, cartas, etc.).
• Ordenar: Colocar elementos de acuerdo a un orden (numérico, fecha, destinatario).
• Archivar: Conjunto ordenado de documentos, custodiados en un lugar donde puedan ser consultados.

Criterios de Clasificación en los Archivos

Un buen sistema de clasificación debe cumplir con los siguientes criterios:

• Ser adecuado al tipo de documento.
• Ser sencillo y sin ambigüedades.
• Facilitar la localización rápida.
• Permitir ampliaciones.

Sistemas de Clasificación

• Sistema alfabético
• Sistema numérico
• Sistema alfanumérico
• Sistema cronológico
• Sistema geográfico
• Clasificación por materias o asuntos

Buenas Prácticas en la Gestión Documental

1. Evitar la acumulación de papeles en la mesa de trabajo que impida la clasificación.
2. Cada papel debe tener su lugar en una carpeta.
3. Evitar la duplicación de documentos.
4. Emplear códigos visuales para localizar las carpetas.
5. Marcar el lugar de un documento extraído de su carpeta.
6. Utilizar adecuadamente las técnicas de expurgo, ya que no se pueden conservar los documentos indefinidamente por razones de coste y eficiencia.
7. Tener claro que archivar no es acumular.