Concepto y Tipos de Reunión en Formación y Orientación Laboral: Elementos, Evaluación y Técnicas de Motivación
Concepto de reunión
Instrumento de comunicación donde un grupo trata un asunto común con un objetivo preestablecido.
Elementos de una reunión
Moderador/a
Anima y coordina la reunión. Funciones: planificar, facilitar, aclarar, moderar, dinamizar y evaluar.
Tema y objetivos
Definir asuntos, establecer prioridades considerando tiempo, logística y asistentes.
Asistentes
Deben estar relacionados con el tema. Número ideal: 7-10 personas.
Aspectos logísticos
Fecha flexible, lugar, horario, orden del día, material necesario y ambiente físico.
Tipos de reunión
Pequeña (3-7)
Ideal para tomar decisiones y fomentar la participación.
Mediana (8-20)
Para informar, consultar, formar y debatir, aunque con dificultad en la toma de decisiones.
Grande (20-40)
Para informar y compartir, con moderador/a clave.
Asamblea (+40)
Función informativa, aunque puede ser un método participativo y democrático de toma de decisiones.
Según su finalidad
- Informativas: Difundir información y resolver dudas.
- Formativas: Orientadas a la formación del grupo.
- Consultivas: Su finalidad es recabar información.
- Para llegar a un acuerdo: Se busca consenso entre partes en desacuerdo. El moderador/a actúa como mediador/a, árbitro/a y facilitador/a.
- Para tomar decisiones: El coordinador/a propone alternativas, recoge puntos de vista y soluciona conflictos.
- Para generar ideas creativas: Se buscan méto dos y soluciones originales ante la situación.
Evaluación de resultados
La evaluación de los resultados de la reunión puede realizarse mediante dos técnicas principales:
- Cuestionario: Cada participante responde preguntas sobre los aspectos más relevantes de la reunión.
- Observación: El moderador/a o un observador/a, como un secretario/a, anota de forma metódica lo que sucede, incluyendo contenidos, estructura, comunicación y conflictos que surgen.
Selección de participantes
Un grupo homogéneo facilita la reunión, pero si es heterogéneo, debe incentivarse la comunicación. Es clave asegurar el compromiso de participación, fomentar un buen clima interpersonal y elegir bien a los asistentes para evitar la improductividad.
Técnicas de motivación para la participación
Motivar significa detectar ideas, necesidades, emociones o estados físicos que impulsen a la acción. Importancia de la motivación en la reunión:
- Disfrute del trabajo en equipo: Favorece la cooperación.
- Ambiente de confianza: Permite expresar opiniones y sentirse valorado/a.
- Diversidad de puntos de vista: Enriquece la discusión.
- Compromiso con las decisiones: Mayor implicación en los acuerdos.
- Asunción de responsabilidades: Se refuerza el sentido de pertenencia.
- Fomento del diálogo: Mejora la comunicación entre asistentes.