Agrupaciones documentales y características del archivo: conceptos clave de archivística

Resumen

El documento explica las principales agrupaciones documentales de la archivística, distinguiendo entre agrupaciones naturales o históricas (fondo, sección, serie, expediente y unidad documental simple) y artificiales (colección documental y sección facticia). Además, recoge las características del archivo: qué lo compone, quién lo produce, cómo se forma, para qué se generan los documentos y en qué condiciones puede hablarse de archivo.

Puntos clave

El fondo es el conjunto orgánico de documentos producidos y recibidos por una persona, familia u organización en la gestión de sus asuntos.
La serie agrupa documentos producidos en el ejercicio de una competencia o función regulada por una norma o procedimiento.
El expediente o unidad documental compuesta reúne documentos generados orgánica y funcionalmente para resolver un mismo asunto o trámite.
La unidad documental simple es la unidad archivística más pequeña e intelectualmente indivisible.
Las colecciones documentales se forman por voluntad de alguien, no como resultado de una gestión institucional.
Un archivo se forma de manera natural, como fruto de la actividad propia de la entidad productora.
Los documentos deben conservarse organizados, respetando el orden de creación y los vínculos entre ellos.

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Agrupaciones Documentales

a) Naturales o Históricas

Fondo

Conjunto orgánico de documentos de cualquier tipo y época producidos y recibidos por una persona, familia u organización, ya sea pública o privada, en la gestión de sus asuntos, negocios o competencias, y conservados como prueba de los mismos, por la información que contienen y por su valor para la historia y el conocimiento.

Sección o Subfondo

División primera del fondo, identificada con los órganos y las funciones productoras de los documentos. Conjunto de documentos producidos por la actividad de una subdivisión orgánica o funcional.

Serie

Conjunto de documentos producidos por un organismo, persona física o jurídica, en el ejercicio de una competencia concreta o en el desarrollo de una determinada función, regulada por una norma o procedimiento, o bien como consecuencia de una determinada necesidad informativa o testimonial.

Unidad Documental Compuesta o Expediente

Conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto o trámite.

Unidad Documental Simple (Documento Singular o Suelto)

Unidad archivística más pequeña, intelectualmente indivisible.

b) Artificiales

Colección Documental

Su origen no responde al resultado de una gestión institucional, sino a la voluntad de alguien. Suelen ser documentos cuya unión y relación entre ellos la determina bien un tema o asunto, bien el coleccionista o autor de la colección.

Sección Facticia

Agrupaciones de documentos realizadas de forma voluntaria en los archivos. Generalmente responden a motivos de conservación o instalación, determinados por sus soportes o por su grafía.

Características del Archivo

1. ¿Qué compone el archivo?

Un conjunto de documentos, sin importar su fecha, su forma o su soporte material.

2. ¿Quién crea, produce o genera un archivo?

Cualquier persona física o jurídica, es decir, un individuo, una familia, un organismo público o privado, o una parte de éstos.

3. ¿Cómo se forma un archivo?

Mediante el ejercicio de la actividad propia de esa entidad, que da lugar a la tramitación de asuntos diversos y ésta queda plasmada en documentos. Por consiguiente, es fruto de un proceso natural.

4. ¿Para qué se producen los documentos?

Para cubrir diversas necesidades:

Para la gestión administrativa y ofrecer información a los ciudadanos.
Por su interés como fuente de información, para la investigación y la difusión cultural.

5. ¿Cuándo se puede hablar de archivo?

Los documentos deben ser conservados de forma organizada, respetando el orden según el que fueron creados y manteniéndolos unidos por los vínculos existentes entre ellos.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un fondo documental en archivística?

Es el conjunto orgánico de documentos de cualquier tipo y época producidos y recibidos por una persona, familia u organización, pública o privada, en la gestión de sus asuntos y conservados como prueba de los mismos. Su valor reside en la información que contienen y en su interés para la historia y el conocimiento.

¿Cuál es la diferencia entre serie y expediente?

La serie reúne documentos producidos en el ejercicio de una competencia concreta o función regulada por norma o procedimiento. El expediente, en cambio, reúne documentos generados para resolver un mismo asunto o trámite.

¿Qué es una colección documental?

Es una agrupación artificial cuyo origen no responde a una gestión institucional, sino a la voluntad de alguien. Los documentos se unen por un tema o asunto, o por el criterio del coleccionista o autor.