Conceptos Clave de Auditoría y Control de Gestión: Desviaciones, Evidencia y Muestreo

Conceptos Clave en Auditoría y Control de Gestión

1. Desviaciones: Definición y Causas

Las desviaciones consisten en la comparación de los datos reales con los previstos, cuando ambos no coinciden. Representan una diferencia entre lo planificado y lo ejecutado.

Causas de las Desviaciones:

• Errores en las previsiones del entorno: Imprecisiones en la estimación de factores externos que pueden afectar la operación.
• Errores de método: Fallos en la metodología o los procedimientos utilizados para la planificación o ejecución.
• Errores en la relación medios-fines: Inadecuada asignación o utilización de recursos (medios) para el logro de los objetivos (fines).

2. La Autorización en el Control Interno

La autorización es un objetivo fundamental del control interno. Consiste en asegurar el cumplimiento de la aprobación establecida por la dirección de una organización para la realización de transacciones y operaciones. Este proceso garantiza que solo se ejecuten aquellas actividades que han sido debidamente aprobadas, reduciendo riesgos y asegurando la alineación con las políticas empresariales.

3. Fines del Control de Gestión

El fin último del control de gestión es el uso eficiente de los recursos de una organización para conseguir sus objetivos estratégicos. Además de este propósito central, el control de gestión persigue otros fines esenciales:

• Informar: Proporcionar datos relevantes y oportunos para una adecuada toma de decisiones por parte de la dirección.
• Coordinar: Encauzar y armonizar eficazmente las actividades de las diferentes áreas o departamentos para asegurar la coherencia y sinergia.
• Evaluar: Valorar los logros conseguidos y el desempeño de las distintas unidades o responsables, permitiendo identificar desviaciones y áreas de mejora.
• Motivar: Impulsar y ayudar a los responsables a alcanzar las metas establecidas, fomentando el compromiso y la orientación a resultados.

4. Cantidad de Evidencia en Auditoría

Por cantidad de evidencia en auditoría se entiende el nivel o volumen de información que el auditor debe obtener a través de sus pruebas de auditoría. Este volumen es crucial para poder llegar a conclusiones razonables y fundamentadas sobre la fiabilidad y veracidad de los estados financieros auditados. La cantidad necesaria depende de factores como el riesgo de incorrección material y la calidad de la evidencia obtenida.

5. Métodos de Obtención de Evidencia de Auditoría

Para obtener evidencia suficiente y adecuada, los auditores emplean diversos métodos. A continuación, se describen tres de los más comunes:

1. Inspección: Consiste en la revisión detallada de la coherencia y concordancia de los registros contables, así como el examen físico de documentos (contratos, facturas, etc.) y activos tangibles (inventarios, propiedades, planta y equipo).
2. Observación: Implica examinar un proceso o procedimiento mientras es efectuado por otros. Permite al auditor obtener una comprensión directa de cómo se realizan ciertas actividades o controles.
3. Confirmación: Se refiere a la corroboración de información, generalmente por escrito, obtenida de terceros independientes a la entidad auditada. Por ejemplo, la confirmación de saldos bancarios o de cuentas por cobrar con clientes.

6. Pruebas Sustantivas vs. Pruebas de Cumplimiento en Auditoría

En auditoría, las pruebas se clasifican principalmente en dos tipos, cada una con un propósito distinto:

Prueba de Cumplimiento:

Se realiza para comprobar el funcionamiento del sistema de control interno de una organización. Su objetivo es verificar que los controles existen, son efectivos en su diseño y operación, y se aplican de manera continua a lo largo del periodo auditado. Estas pruebas evalúan la fiabilidad de los controles internos.

Prueba Sustantiva:

Se basa en obtener evidencia de auditoría directamente relacionada con la razonabilidad, integridad y exactitud de la información financiera presentada en los estados financieros. Su propósito es detectar errores materiales o incorrecciones en las cifras y revelaciones. Incluyen procedimientos como el análisis de saldos, la conciliación y la verificación de transacciones.

Analogías y Diferencias:

• Analogía: Ambas son herramientas esenciales para el auditor en la formación de una opinión sobre los estados financieros. Ambas buscan reducir el riesgo de auditoría.
• Diferencia Principal: La prueba de cumplimiento se enfoca en la eficacia de los controles internos, mientras que la prueba sustantiva se centra en la validez de las cifras y revelaciones financieras. Los resultados de las pruebas de cumplimiento a menudo influyen en la extensión y naturaleza de las pruebas sustantivas.

7. Evidencia Física en Auditoría

La evidencia física en auditoría se refiere a la información obtenida mediante la inspección o el recuento de activos tangibles. Su propósito principal es probar la existencia, cantidad y calidad de dichos activos. Es una forma directa y tangible de evidencia.

Ejemplos de Evidencia Física:

• La realización de un inventario físico para verificar la existencia y el estado de las existencias.
• Un arqueo de caja para confirmar la cantidad de efectivo disponible en un momento dado.
• La inspección de propiedades, planta y equipo para verificar su existencia y condición.

8. Tipos de Muestreo en Auditoría

El muestreo es una técnica fundamental en auditoría que permite al auditor obtener conclusiones sobre una población completa examinando solo una parte de ella. Existen dos tipos principales de muestreo:

Muestreo Subjetivo (o No Estadístico):

Este tipo de muestreo se realiza completamente a criterio del auditor, basándose en su juicio profesional. El auditor determina el método de selección de la muestra, el tamaño de la misma y la evaluación de los resultados. Aunque es flexible, su principal limitación es la imposibilidad de cuantificar el riesgo de muestreo.

Muestreo Estadístico:

Para su confección y evaluación, se aplican técnicas de estadística matemática. La finalidad de este método es disminuir la subjetividad en la selección y evaluación de la muestra, y aumentar la seguridad y precisión de las conclusiones. Permite al auditor cuantificar el riesgo de muestreo y proyectar los resultados a toda la población con un nivel de confianza determinado.

9. Importancia Relativa (Materialidad)

La importancia relativa, también conocida como materialidad, es un concepto clave en auditoría y contabilidad. Se define como la magnitud o naturaleza de un error (o incorrección) en la información financiera que, bien individualmente o en su conjunto, y a la luz de las circunstancias que le rodean, hace probable que el juicio de una persona razonable que confía en esa información se hubiera visto influenciado o su decisión afectada como consecuencia del error. Es un umbral que ayuda al auditor a determinar qué errores son significativos para los usuarios de los estados financieros.